Cinq signes indiquant que votre équipe a besoin de relecture en ligne

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Le design graphique et le marketing sont deux secteurs qui se développent tout en restant étroitement liés l’un à l’autre. La représentation visuelle des idées est le concept essentiel qui les relie. Tous deux reposent sur le processus créatif, le brainstorming et, parmi bien d’autres éléments essentiels, la réaction humaine.

Pour susciter cette réaction, de nombreux créatifs doivent traverser bien des épreuves et relever de nombreux défis pour mener leurs projets à terme. La dimension créative de ces défis relève uniquement de la responsabilité des créateurs, mais quand il s’agit d’aspects techniques… Disons que les points communs entre le marketing et le design graphique ne se limitent pas à leurs aspects positifs, notamment en ce qui concerne la collaboration en design.

La réalité de la livraison de projets

Chaque étape franchie par les équipes créatives dans ce processus doit être approuvée par le client pour obtenir le meilleur résultat et répondre à ses besoins. Les allers-retours constants créent un véritable gouffre qui engloutit le temps du projet.

Conscientes de cette réalité, les équipes créatives cherchent à optimiser leurs processus pour raccourcir la durée de chaque phase du projet sans sacrifier la qualité. Tôt ou tard, tout le monde arrive à la même conclusion : la première chose à optimiser, et qui peut l’être, c’est la phase de relecture. Mais pourquoi ?

Chaque fois que vous créez la première maquette ou confirmez le fichier final, il faut d’abord l’approuver. D’où la question : comment procéder ? Il existe plusieurs méthodes, mais les choix des gens peuvent parfois surprendre.

Bon, j’irai droit au but. Saviez-vous que l’e-mail reste le moyen le plus répandu pour approuver les créations dans les projets de design ? Oui, encore aujourd’hui, en 2022. Nous avons mené une petite enquête et découvert qu’environ 70 % des créatifs n’utilisent aucun logiciel dans leur processus de révision de design, seulement des e-mails ou, très rarement, des messageries. 13,5 % supplémentaires préfèrent les réunions en direct ou en ligne, ce qui se comprend mais reste plutôt impraticable dans le monde post-COVID-19. Seuls 15 % des créatifs utilisent un logiciel dédié à la gestion des créations.

Et maintenant, un peu d’attention, s’il vous plaît.

Inutile de vous dire que gérer ses processus par e-mail prend un temps considérable. Voici qui devrait vous convaincre : 77 % de nos répondants confirment avoir dû repousser des délais parce que le client n’avait pas approuvé la création à temps, et 61,5 % affirment que leur processus de révision et d’approbation du design comporte des problèmes qu’ils aimeraient corriger. Je pense que la corrélation entre ces chiffres et l’usage de l’e-mail est plutôt évidente. Ce qui m’amène à mon point principal : pour réduire le temps précieux gaspillé, les équipes créatives ont besoin d’une solution de relecture solide.

Si cela vous semble familier, je vais, plus loin dans cet article, aborder quelques problèmes typiques et la façon dont un système de relecture en ligne permet de les résoudre. Nous avons recensé les 5 principaux signes indiquant qu’il est temps d’intégrer la relecture en ligne à votre processus métier. Petite précision : nous pourrions nous arrêter là et simplement pointer les délais manqués comme raison principale d’adopter un logiciel de retours sur le design . Nous irons cependant plus loin pour trouver l’origine de ces délais manqués. Voyons cela de plus près.

Manque de retours rapides de la part des parties prenantes

Les chefs de projet et les designers ne parviennent à garder le projet en ordre et à maintenir le processus d’approbation du design à jour que lorsqu’ils reçoivent des retours sur le design rapides et argumentés en temps voulu. Ce sont les retours qui améliorent et fluidifient la collaboration entre vous et votre client. La charge quotidienne moyenne d’un spécialiste est de 120 e-mails, ce qui complique le maintien d’un rythme de travail raisonnable. Comment gérer autant de messages où les commentaires peuvent être dupliqués, modifiés ou se contredire les uns les autres ? Votre interlocuteur peut oublier votre message, le manquer, ou passer au suivant qu’il vient de recevoir dans sa boîte de réception. Que faire pour sortir de ces 77 % ?

Solution :

Un outil de relecture en ligne comme Approval Studio n’oublie jamais rien. Il affiche toutes les actions réalisées dans le projet, envoie des rappels et vous tient informé de vos tâches — aucune chance de rater quoi que ce soit.

Des retours ambigus et inefficaces

Quel est le meilleur moyen pour un client de perdre du temps et de l’argent tout en ralentissant le projet ? Je vous donne un indice : tout est dans le fait de laisser des retours vagues. Vous recevrez alors un message poli vous demandant de préciser quelle couleur vous souhaitez transformer en vert. Et ce que « vert » signifie exactement. Et comment, selon eux, cela devrait s’intégrer au design général, alors qu’il n’y a aucune nuance de vert nulle part. Il peut y avoir des millions de questions de ce genre ; elles comptent toutes pour un designer qui veut mener le projet à bien et en faire quelque chose de réussi. Imaginez sa frustration si, au lieu d’une réponse claire, il reçoit un autre retour tout aussi vague du type : « mettez la couleur principale en vert, comme vous le sentez ; après tout, nous sommes une marque écologique. » Cela peut prêter à sourire, mais croyez-moi, n’importe quel designer lisant ceci a probablement déjà ressenti la même chose qu’Harold retenant sa douleur derrière un sourire. Cela retarde aussi le projet en rejetant la faute sur le design, et nous voilà de nouveau dans nos fameux 77 %.

Solution :

Les outils de révision en ligne affichent les commentaires directement SUR les créations (on pointe l’endroit et on écrit le mot) et permettent à plusieurs personnes de participer en même temps. Plusieurs personnes pointent du doigt un endroit précis, vous disent ce qu’elles en pensent, vous entendez tout le monde, et vous n’oublierez rien de ce qui a été dit, car l’ outil de relecture enregistre tout pour vous. Vous obtenez ainsi des commentaires précis en quelques clics et quelques minutes d’attention de la part de votre interlocuteur — aussi simple que ça.

La prolifération des versions

Des retours flous ou incohérents, combinés à de nombreuses versions de fichiers, peuvent nuire considérablement à la réussite du projet et au respect des délais. Mais que faire si vous devez refaire la tâche après avoir tout terminé dans les temps ?

Eh oui, le visage d’Harold est toujours de la partie, car une avalanche de retours génère différentes versions de fichiers qui, avouons-le, ne devraient parfois même pas exister. Mais même une simple demande de modification précise entraîne de nouvelles maquettes et de nouvelles versions de fichiers qu’il faut ensuite suivre. Retrouver la bonne version du fichier, revenir plusieurs étapes en arrière, ou tout préparer avant la révision finale peut vite devenir un vrai casse-tête. Avec de multiples retours envoyés par de multiples parties prenantes via de multiples canaux (oui, cette phrase est maladroite, on l’admet), vous obtenez une prolifération catastrophique de versions.

Solution :

Les outils de relecture en ligne fournissent des retours de qualité et cataloguent vos créations ainsi que toutes leurs versions. Tout se trouve au même endroit ; plus besoin de fouiller dans tous les dossiers de votre ordinateur. De plus, le système de révision de design d’Approval Studio propose des outils de comparaison qui permettent de suivre toutes les modifications apportées à la maquette tout au long du projet. Tout est automatique, et vous n’avez plus besoin de passer du temps à gérer vos fichiers manuellement.

La conformité, une exigence de tous les jours

Aujourd’hui, le contenu marketing en cours de développement n’est généralement pas accessible publiquement avant sa sortie et est souvent soumis à des exigences de conformité. Celles-ci peuvent être internes ou externes et inclure, sans s’y limiter, les éléments suivants :

1. Conformité de marque
2. Mentions légales
3. Allégations comparatives
4. Offres spéciales
5. Justification des allégations
6. Jeux-concours et loteries
7. Marketing destiné aux enfants
8. Collecte et utilisation des données marketing

Les risques liés à la non-conformité peuvent être graves : perte de la confiance des clients, sanctions financières et atteinte à la réputation personnelle au sein du secteur. Il ne s’agit pas seulement d’impliquer les bonnes personnes dans le processus ; il faut aussi disposer d’informations vérifiables prouvant la révision de ces contenus.

Solution :

Un logiciel de relecture en ligne efficace peut aider les équipes marketing à protéger leur processus de révision de design de deux façons :

1. Tous les commentaires et annotations sont enregistrés et bien protégés, organisés par version de fichier, et peuvent toujours être retrouvés via un rapport de projet spécifique.
2. Chaque personne associée à un projet donné est informée régulièrement de tous les nouveaux retours, et vous pouvez suivre toute la progression.

Par ailleurs, de nombreux outils de relecture de design prennent en charge un contrôle basé sur les rôles, qui permet de limiter les autorisations accordées à un employé donné. Approval Studio, par exemple, vous permet de distinguer les propriétaires de projet, qui voient toutes les informations, des utilisateurs standards, qui ne voient que leurs propres tâches.

Manque de coordination avec les équipes externes

Je suis certain que vous avez déjà rencontré de nombreuses situations où, par exemple, vous communiquez via Slack alors que votre client utilise Skype. Ou bien votre outil de gestion de projet est Basecamp, tandis que le client est sur Asana. Ce genre de situation peut poser un problème de coordination avec le client, ce qui ralentit l’avancement du projet.

Si vous ajoutez davantage de participants au processus, il est essentiel de supprimer les barrières de communication et de coordination. Sans quoi, vous vous préparez tout simplement à l’échec. En matière de relecture en ligne, vous devrez vous assurer que tout le monde révise le même fichier et reçoit la même information.

Solution :

Lorsque vous travaillez avec des équipes externes, les outils de collaboration en design graphique aident les chefs de projet à s’assurer que tous les participants au processus utilisent le même environnement et reçoivent les mêmes informations lors de la révision des fichiers. En adoptant une approche standardisée avec un seul et même outil, vous restez sur la même longueur d’onde tout au long de la collaboration avec les membres internes et externes de l’équipe, quelles que soient les différences d’infrastructure, de fuseau horaire ou de localisation. Vous obtiendrez les informations nécessaires, des retours précis et des commentaires cohérents.

Conclusion

Si les problèmes évoqués plus haut vous sont familiers et vous causent parfois des soucis, il est temps d’envisager d’intégrer un logiciel de révision de design à votre processus métier de révision et d’approbation. La récompense d’une telle démarche sera des livraisons de projet dans les délais, des retours cohérents et un flux de travail de design amélioré, tandis que la prolifération des versions, la non-conformité et les problèmes de communication avec les équipes externes appartiendront au passé. Si vous hésitez encore, n’hésitez pas à contacter notre équipe à tout moment pour poser toutes vos questions — nous serons ravis de vous aider !