Cinco señales de que tu equipo necesita revisión en línea

Post is also avalible in:

El diseño gráfico y el marketing son dos sectores que se desarrollan mientras permanecen estrechamente ligados entre sí. La representación visual de las ideas es el concepto crucial que los conecta. Ambos se basan en el proceso creativo, la lluvia de ideas y, entre muchos otros componentes críticos, la respuesta humana.

Para lograr esta respuesta, muchos creativos tienen que pasar por mucho y enfrentar numerosos desafíos para completar sus proyectos. El lado creativo de estos desafíos es responsabilidad exclusiva de los creadores, pero cuando se trata de aspectos técnicos… Digamos que las similitudes entre el marketing y el diseño gráfico no se limitan a sus aspectos positivos, especialmente cuando se trata de la colaboración en diseño.

La realidad de la entrega de proyectos

Cada paso que dan los equipos creativos en el proceso debe ser aprobado por el cliente para lograr el mejor resultado y satisfacer sus necesidades. El ir y venir constante crea un enorme agujero negro que devora el tiempo del proyecto.

Al reconocer este hecho, los equipos creativos intentan optimizar sus procesos de negocio para acortar el tiempo de cada fase del proyecto sin perder calidad. Tarde o temprano, todos llegan a una conclusión similar: lo primero que se puede y se debe optimizar es la fase de revisión. Pero ¿por qué?

Cada vez que creas la primera maqueta o confirmas el archivo final, necesitas aprobarlo previamente. Eso plantea una pregunta: ¿cómo se hace? Hay varias formas, pero las decisiones de las personas pueden llegar a sorprender.

Bien, iré directo al grano. ¿Sabías que el correo electrónico sigue siendo la forma más extendida de aprobar creatividades en proyectos de diseño? Sí, incluso ahora, en 2022. Hicimos una pequeña investigación y descubrimos que alrededor del 70 % de los creativos no usan ningún software en su proceso de revisión de diseño, solo correos electrónicos o, muy rara vez, mensajería instantánea. Otro 13,5 % prefiere reuniones presenciales o en línea, lo cual es comprensible pero bastante poco práctico en el mundo post-COVID-19. Solo el 15 % de los creativos utiliza software especializado en gestión de creatividades.

Y ahora, atención, por favor.

No hace falta que te diga que gestionar procesos por correo electrónico consume muchísimo tiempo. Ahora, fíjate en esto: el 77 % de nuestros encuestados confirma que ha tenido que ampliar plazos porque el cliente no aprobó la creatividad a tiempo, y el 61,5 % afirma que existen problemas en su proceso de revisión y aprobación de diseño que les gustaría solucionar. Creo que la correlación entre estas cifras y el uso del correo electrónico es bastante evidente. Esto me lleva a mi punto principal: para reducir la cantidad de tiempo valioso desperdiciado, los equipos creativos necesitan una solución de revisión sólida.

Si esto te resulta familiar, más adelante en este artículo hablaré de algunos problemas típicos y de cómo un sistema de revisión en línea los resuelve. Hemos recopilado los 5 principales indicadores que señalan la necesidad de implementar la revisión en línea en tu proceso de negocio. Nota al margen: podríamos detenernos aquí y señalar rápidamente los plazos incumplidos como la razón principal para adquirir un software de retroalimentación de diseño . Sin embargo, profundizaremos más y encontraremos el origen de esos plazos incumplidos. Veamos con más detalle.

Falta de retroalimentación oportuna por parte de los interesados

Los gerentes de proyecto y los diseñadores mantienen el proyecto ordenado y el proceso de aprobación de diseño actualizado solo cuando reciben retroalimentación de diseño rápida y argumentada a tiempo. La retroalimentación es lo que mejora y agiliza la colaboración entre tú y tu cliente. La carga diaria promedio de correos de un especialista es de 120 mensajes, lo que dificulta alcanzar un ritmo de trabajo razonable. ¿Cómo puede la gente lidiar con tantos mensajes en los que los comentarios pueden duplicarse, editarse o contradecir al anterior? Tu interesado puede olvidar tu mensaje, pasarlo por alto o pasar al siguiente que acaba de recibir en su bandeja de entrada. ¿Qué haces para salir de ese 77 %?

Solución:

Una herramienta de revisión en línea como Approval Studio no olvida nada. Muestra todas las acciones completadas dentro del proyecto, envía recordatorios y te mantiene al día con tus tareas — cero posibilidades de que se te pase algo.

Retroalimentación ambigua e ineficaz

¿Cuál es la mejor manera posible para que un cliente pierda tiempo y dinero y ralentice el proyecto? Te doy una pista: todo se reduce a dejar comentarios vagos. Entonces recibirás un mensaje educado pidiéndote que aclares a qué color quieres cambiar hacia el verdoso. Y qué quieren decir exactamente con verdoso. Y cómo, en su opinión, debería encajar en el diseño general, cuando no hay ni un solo tono de verde. Puede haber millones de preguntas así; todas son importantes para un diseñador que quiere completar el proyecto con éxito y hacer algo bueno con él. Imagina su frustración si, en lugar de un mensaje con respuestas directas, reciben otra respuesta igual de vaga que dice: «pon el color principal en verde como creas conveniente; al fin y al cabo, somos la marca eco». Puede que te resulte gracioso, pero créeme, cualquier diseñador que lea esto probablemente se acaba de convertir en el mismísimo Harold sonriendo por fuera y sufriendo por dentro. Además, esto retrasa el proyecto al echarle la culpa al diseño, así que volvemos a caer en nuestro famoso 77 %.

Solución:

Las herramientas de revisión en línea muestran comentarios directamente SOBRE las creatividades (se señala el punto y se escribe la palabra) y permiten que varias personas participen simultáneamente. Varias personas señalan con el dedo un lugar concreto, te dicen lo que piensan al respecto, escuchas a todos, y no olvidarás lo que dijeron, ya que la herramienta de revisión lo registra todo por ti. Ahora tienes comentarios precisos en un par de clics y minutos de atención especial por parte del interesado — así de simple.

Proliferación de versiones

Una retroalimentación poco clara o inconsistente y numerosas versiones de archivos pueden afectar significativamente el éxito del proyecto y el cumplimiento de los plazos. Pero ¿qué pasa si necesitas rehacer la tarea después de haberlo terminado todo a tiempo?

Sí, la cara de Harold sigue presente, ya que mucha retroalimentación genera diferentes versiones de archivos que, para ser sincero, a veces ni siquiera deberían existir. Pero incluso una solicitud de cambio muy concreta lleva a nuevas maquetas y nuevas versiones de archivos de las que necesitas hacer seguimiento. Puede convertirse en un verdadero quebradero de cabeza encontrar la versión de archivo requerida, retroceder varios pasos o tenerlas todas listas antes de la revisión final. Con múltiples fragmentos de retroalimentación enviados por múltiples interesados a través de múltiples canales (sí, esta frase suena algo torpe), obtienes una proliferación catastrófica de versiones.

Solución:

Las herramientas de revisión en línea proporcionan retroalimentación de calidad y catalogan tus creatividades y todas sus versiones. Todo está en un solo lugar; no hace falta buscar en todas las carpetas de tu ordenador. Además, el sistema de revisión de diseño de Approval Studio ofrece herramientas de comparación que ayudan a rastrear todos los cambios realizados en la maqueta durante el proyecto. Todo es automático, y ya no necesitas dedicar tiempo a gestionar tus archivos manualmente.

El cumplimiento normativo es una exigencia diaria

Hoy en día, el contenido de marketing en desarrollo normalmente no está disponible en acceso abierto antes de su lanzamiento y suele estar sujeto a requisitos de cumplimiento normativo. Estos pueden ser internos y externos, e incluir, entre otros, los siguientes:

1. Cumplimiento de marca
2. Divulgaciones
3. Afirmaciones comparativas
4. Ofertas especiales
5. Justificación de afirmaciones
6. Sorteos y concursos
7. Marketing dirigido a menores
8. Recopilación y uso de datos de marketing

Los riesgos del incumplimiento pueden ser graves — pérdida de la confianza del cliente, sanciones económicas y daño a la reputación personal dentro del sector. No se trata solo de involucrar a las personas adecuadas en el proceso, sino que también requiere información verificable sobre la revisión de estos materiales.

Solución:

Un software de revisión en línea eficaz puede ayudar a los equipos de marketing a proteger su proceso de revisión de diseño de dos maneras:

1. Todos los comentarios y anotaciones se guardan y protegen adecuadamente, se organizan por versión de archivo y siempre se pueden recuperar mediante un informe específico del proyecto.
2. Cada persona asociada a proyectos concretos recibe notificaciones periódicas sobre toda nueva retroalimentación, y puedes hacer seguimiento de todo el progreso.

Además, muchas herramientas de revisión de diseño son compatibles con el control basado en roles, que puede limitar los permisos que tiene un empleado en particular. Approval Studio, por ejemplo, te permite diferenciar entre propietarios de proyecto, que pueden ver toda la información, y usuarios habituales, que solo pueden ver sus propias tareas.

Falta de coordinación con equipos externos

Estoy seguro de que te has encontrado con muchas situaciones en las que, por ejemplo, usas Slack para comunicarte, pero tu cliente usa Skype. O tu herramienta de gestión de proyectos es Basecamp, y el cliente usa Asana. Estas situaciones pueden generar un problema de coordinación con un cliente, lo que ralentiza el avance.

Si agregas más participantes al proceso, es crucial eliminar las barreras en la comunicación y la coordinación. De lo contrario, te estás preparando para fracasar. Cuando hablamos de revisión en línea, deberás asegurarte de que todos estén revisando el mismo archivo y recibiendo la misma información.

Solución:

Al trabajar con equipos externos, las herramientas de colaboración en diseño gráfico ayudan a los gerentes de proyecto a garantizar que los participantes del proceso usen el mismo entorno y reciban la misma información al revisar archivos. Al contar con un enfoque estandarizado con una sola herramienta, puedes mantenerte en la misma sintonía durante la colaboración con miembros del equipo internos y externos, sin importar las diferencias en tus infraestructuras, zonas horarias y ubicaciones. Obtendrás la información necesaria, retroalimentación precisa y comentarios coherentes.

Conclusión

Si los problemas mencionados anteriormente te resultan familiares y a veces te causan complicaciones, deberías considerar implementar un software de revisión de diseño en tu proceso de negocio de revisión y aprobación. La recompensa de esta apuesta será entregas de proyectos a tiempo, retroalimentación coherente y un flujo de trabajo de diseño mejorado, mientras que la proliferación de versiones, el incumplimiento normativo y la mala comunicación con equipos externos quedarán atrás. Si todavía tienes dudas, puedes contactar a nuestro equipo en cualquier momento y preguntar todo lo que necesites — ¡estaremos encantados de ayudarte!