Dokumente Prüfen: Manuelle Prüfung vs. Software zur Dokumentenfreigabe

Post is also avalible in:

Verträge, Richtlinien, Handbücher und Compliance-Prüfungen sind allesamt ernste Dokumente, die sich nicht den kleinsten Fehler erlauben können. Und um zu verhindern, dass ein kleiner Druckfehler dem Ruf Ihres Unternehmens schadet, ist vor der Veröffentlichung immer eine finale Dokumentenfreigabe fällig.

Lange Zeit bedeutete das, die Datei per E-Mail herumzuschicken, auf verstreut eintreffende Antworten zu warten und jede Änderung manuell einzupflegen. Und während manche Teams weiterhin bei diesem Ansatz bleiben, laden andere die Datei nur einmal hoch, sammeln jeden Kommentar an einem Ort und erhalten eine einzige dokumentierte Freigabe.

In diesem Artikel schauen wir uns genauer an, was der Dokumenten-Prüf- und Freigabeprozess eigentlich ist und wie sich die beiden Ansätze dazu unterscheiden.

Was ist der Dokumenten-Prüfprozess, und wie unterscheidet er sich von der Dokumentenfreigabe?

Auch wenn diese beiden Prozesse synonym klingen mögen, handelt es sich tatsächlich um zwei unterschiedliche, aber eng verwandte Teile desselben Dokumenten-Proofing-Workflows. Ein Prüfprozess findet früh und während des gesamten Workflows statt, wenn Feedback eingeholt und Änderungen umgesetzt werden. Das führt häufig zu mehreren Prüfzyklen, die den Prozess wiederum zur abschließenden Kontrolle führen: der Dokumentenfreigabe.

Zusammen bilden Dokumentenprüfung und -freigabe das Rückgrat jedes zuverlässigen Dokumenten-Workflows. Und wie bereits erwähnt, gibt es für einen solchen Workflow mindestens zwei Ansätze: den traditionellen und das Online-Dokumenten-Proofing.

Wie prüft man Dokumente manuell?

Wir haben bereits festgestellt, dass die meisten Teams Dateien auf traditionelle Weise prüfen und freigeben, also per E-Mail. Um diesen Ansatz besser zu verstehen, hier die 5 Schritte, aus denen der manuelle Dokumenten-Prüfprozess üblicherweise besteht:

Schritt 1: Das Dokument zur Prüfung exportieren oder ausdrucken

Bevor eine Prüfung beginnen kann, wird die Arbeitsdatei üblicherweise in etwas umgewandelt, das Prüfer tatsächlich markieren können – meist bedeutet das, eine gedruckte Kopie zu erstellen oder sie als PDF zu exportieren. Teams tun dies, weil es eine feste, verteilbare Version erzeugt, die garantiert, dass alle denselben statischen Stand vor sich haben.

Der Nachteil dabei ist, dass dieser Stand schnell veraltet: Ändert sich das Ausgangsdokument auch nur geringfügig, bevor jede Kopie versendet wurde, muss jemand erneut exportieren oder drucken, und dieser Zyklus kann sich im Laufe eines einzigen Dokumenten-Proofing-Prozesses mehrfach wiederholen. 

Bei kurzen, einfachen Dateien dauert dieser Schritt möglicherweise nur wenige Minuten. Bei umfangreichen Verträgen, technischen Handbüchern oder Dokumenten mit vielen eingebetteten Bildern und Tabellen kann das korrekte Formatieren des Exports und die Verteilung an eine vollständige Liste von Prüfern jedoch Stunden in Anspruch nehmen, bevor die eigentliche Prüfarbeit überhaupt begonnen hat.

Schritt 2: Korrekturen und Kommentare von Hand markieren

Sobald Prüfer ihre Kopie haben, fügen sie Feedback in dem Format hinzu, das ihnen verfügbar und vertraut ist. Zum Beispiel ein roter Stift und Randnotizen auf einer gedruckten Seite, Haftnotizen auf bestimmten Seiten, eigenständige Kommentare in einem PDF-Reader, oder eine laufende Liste von Anmerkungen per E-Mail. Diese Flexibilität ist wirklich nützlich: Prüfer müssen keine neue Software erlernen, kein gemeinsames Konto einrichten oder ihre gewohnte Arbeitsweise ändern, was diesen Schritt für weniger technikaffine Beteiligte reibungslos erscheinen lässt. 

Der Nachteil ist jedoch, dass, weil jeder Prüfer isoliert an seiner eigenen Kopie arbeitet statt in einem gemeinsamen Online-Proofing-Prozess, es häufig vorkommt, dass zwei Personen unabhängig voneinander denselben Tippfehler bemerken und notieren. Oder dass der Vorschlag eines Prüfers dem eines anderen direkt widerspricht, ohne dass es jemand bemerkt, oder dass ein subtiles Problem völlig übersehen wird, weil alle davon ausgegangen sind, dass jemand anderes es bemerken würde.

Schritt 3: Feedback von jedem Prüfer einsammeln

Nach Abschluss der Markierung muss jemand (in der Regel der Dokumenteninhaber, ein Redakteur oder ein Projektkoordinator) physisch oder digital die separate Kopie jedes Prüfers zusammentragen. In der Praxis bedeutet das oft, Erinnerungs-E-Mails an noch nicht antwortende Prüfer zu senden, physische Papiere von Schreibtischen einzusammeln oder eine Handvoll unterschiedlich annotierter PDFs aus einem Posteingang herunterzuladen. Ist dies erledigt, muss diese Person anschließend jede Version nebeneinander durchgehen und alle Stellen abgleichen, an denen Prüfer sich widersprochen oder einen Kommentar doppelt eingetragen haben. 

Mit ein oder zwei Prüfern ist diese Phase des Dokumenten-Prüfprozesses gut zu bewältigen und kann sogar recht zügig verlaufen. Der Koordinationsaufwand wächst jedoch schnell an: Bei fünf oder sechs Prüfern für ein einziges Dokument kann allein das Nachverfolgen, wer bereits geantwortet hat und wer nicht, zu einem eigenen kleinen Projekt werden. Zudem geht ein Kommentar, der auf Seite 14 in einem PDF vergraben ist, leicht ganz unter, wenn eine Frist näher rückt.

11 %

Schritt 4: Jede Änderung in die Masterdatei zurücktippen

Nachdem das Feedback gesammelt und abgeglichen wurde, muss jede akzeptierte Korrektur, Umformulierung oder Formatierungsänderung anschließend manuell in der ursprünglichen Quelldatei gesucht und von Hand neu eingegeben werden. Oder neu abgetippt, falls es sich um eine Papiermarkierung handelte, neu gezeichnet, falls Diagramme betroffen waren, oder umformatiert, falls die Änderung das Layout betraf. Dieser Schritt belässt dem Dokumenteninhaber die volle Kontrolle darüber, was genau in die finale Version einfließt und was nicht, da nichts automatisch übernommen wird. 

Gleichzeitig ist diese manuelle Neueingabe wohl der riskanteste Teil des gesamten Dokumenten-Proofing-Prozesses: Sie ist repetitiv, es lässt sich leicht die Konzentration verlieren, und es kann zu Abweichungen zwischen dem, was ein Prüfer geschrieben hat, und dem, was tatsächlich in die Masterdatei eingetippt wird, kommen.

Schritt 5: Die Unterschriftenjagd zur Dokumentenfreigabe

Der letzte Schritt besteht darin, die formelle Freigabe der verantwortlichen Person für die Datei einzuholen, was in der Praxis meist bedeutet, einen neuen E-Mail-Thread zu starten, ein physisches Freigabeblatt zu drucken oder telefonisch nachzufragen. Einerseits verschafft dies Organisationen ein greifbares, vertrautes Artefakt, das sie gewohnt sind, als offiziellen Nachweis zu behandeln. 

Andererseits sind die Personen, die Dokumente prüfen müssen, über mehrere Posteingänge, ein gemeinsames Laufwerk und einen Aktenschrank verstreut, statt an einem Ort versammelt. Es kann daher überraschend schwierig sein, Wochen oder Monate später genau zu rekonstruieren, wer welche Version wann freigegeben hat.

Wie prüfe ich ein Dokument online?

Software zur Dokumentenfreigabe übernimmt genau die oben beschriebene Prüf- und Freigabearbeit und bündelt sie in einer gemeinsamen Datei und einer einzigen dokumentierten Entscheidung, statt in separaten Kopien und einer verstreuten Freigabespur. Um den Unterschied zu verdeutlichen: So sieht derselbe Prozess in 5 Schritten aus, wenn die richtige Dokumenten-Workflow-Software vorhanden ist. 

Schritt 1: Das Dokument in die Dokumenten-Prüfsoftware hochladen

Statt mehrere Kopien zur Verteilung zu drucken oder zu exportieren, wird die Datei einmalig in eine browserbasierte Dokumenten-Prüfsoftware hochgeladen, wo sie zur einzigen maßgeblichen Version wird, die jeder Prüfer öffnet und mit der er arbeitet. 

Dies beseitigt die Unklarheit, die oft mit E-Mail-Anhängen einhergeht: dass jemand einen veralteten Entwurf prüft, weil er die E-Mail mit „final_v3“ verpasst hat. Diese Einrichtung erfordert jedoch, dass das Team eine Plattform auswählt, jedem Prüfer Zugriff gewährt und dafür sorgt, dass sich alle zumindest einigermaßen wohl dabei fühlen, sich darin zurechtzufinden – ein echter Einrichtungsaufwand im Vergleich zum simplen Ausdrucken eines Dokuments.

Schritt 2: Prüfer einladen, direkt auf der Datei zu kommentieren

Prüfer werden in der Regel per E-Mail oder über einen geteilten Link eingeladen, das hochgeladene Dokument zu öffnen und direkt darauf Kommentare oder Änderungsvorschläge zu hinterlassen. Das klingt deutlich einfacher, als eine separate persönliche Kopie zu markieren, die später mit den Kopien aller anderen abgeglichen werden muss. 

Da alle dieselbe Live-Datei kommentieren, können Prüfer die Notizen der anderen sehen, sobald sie hinzugefügt werden – aus einem fragmentierten Prüfprozess wird so ein wirklich kollaborativer. Die Umstellung betrifft hier vor allem Komfort und Gewohnheit: Prüfer, die an Papier oder PDF-Markup gewöhnt sind, brauchen möglicherweise etwas Zeit, um sich an eine browserbasierte Kommentaroberfläche zu gewöhnen.

Schritt 3: Jede Version und Markierung an einem Ort nachverfolgen

Im Verlauf der Prüfung bleibt jede hochgeladene Version, jeder Kommentar und jede Markierung automatisch mit derselben Datei verknüpft, statt über E-Mail-Anhänge, ausgedruckte Seiten oder einen Ordner ähnlich benannter Dokumente verstreut zu sein. Mit der Zeit entsteht so ein recht vollständiger Verlauf darüber, wer wann was kommentiert hat, wann eine Änderung vorgeschlagen wurde und wie sich das Dokument entwickelt hat.

Der Nachteil dabei ist, dass dieser Verlauf innerhalb der Plattform selbst existiert, sodass der spätere Zugriff darauf davon abhängt, dass das Team weiterhin Zugang zu diesem Tool hat.

Schritt 4: Kommentare klären und Korrekturen anwenden

Korrekturen werden direkt in derselben Datei vorgenommen, die die Prüfer bereits markiert haben, es gibt also keinen separaten Neueingabeschritt. Sobald eine Änderung vereinbart ist, wird sie genau dort angewendet, wo der Kommentar gemacht wurde. 

Sobald Kommentare bearbeitet wurden, können sie automatisch als erledigt markiert und aus der aktiven Liste entfernt werden. Dadurch entfällt der manuelle Neueingabeschritt, eine der größten Fehlerquellen bei manuellen Dokumentenprüfungen. Es erfordert allerdings weiterhin, dass jemand jeden Kommentar einzeln durchgeht und entscheidet, wie damit umzugehen ist.

Schritt 5: Eine dokumentierte Freigabe erhalten

Statt Unterschriften über einen verstreuten E-Mail-Thread oder ein gedrucktes Freigabeblatt hinterherzujagen, erfasst die Plattform eine einzige, zeitgestempelte Freigabe, die dauerhaft an genau die Version des Dokuments gebunden ist, die freigegeben wurde. Das schafft ein klares, durchsuchbares Protokoll darüber, wer das Dokument freigegeben hat und wann genau. Dieser Aspekt zählt wirklich, wenn ein compliance-relevantes Dokument schnell freigegeben werden muss. 

75 %

Die Hauptvoraussetzung ist die Akzeptanz: Dieser Vorteil gilt nur, wenn die Freigebenden die Plattform tatsächlich nutzen wollen, statt aus Gewohnheit auf E-Mail zurückzugreifen.

Manuelle Dokumentenprüfung vs. Software zur Dokumentenfreigabe: Die wichtigsten Unterschiede

Manuelle Prüfungen und dedizierte Freigabesoftware unterscheiden sich vor allem in Geschwindigkeit, Versionskontrolle und Nachvollziehbarkeit, wobei das Gesamtbild auch von den Tools abhängt, die ein Team bereits nutzt. Viele Teams erledigen ihre alltägliche Dokumentenprüfung in Google Docs oder Office 365 und verlassen sich auf die integrierten Kommentar- und Vorschlagsfunktionen. Für schnelle interne Änderungen reicht das oft völlig aus. 

Wo allgemeine Textverarbeitungsprogramme tendenziell an ihre Grenzen stoßen, ist die Unterstützung eines formellen Dokumenten-Freigabeprozesses, da ihnen in der Regel gesperrte Freigabephasen, kontrollierter Zugriff für externe Prüfer oder ein dauerhaftes Protokoll fehlen. 

Dedizierte Dokumentensoftware legt strukturierte Freigabeschritte über eine Kommentarerfahrung, die der bereits aus Google Docs vertrauten ähnelt, und verbindet so Vertrautheit mit der Nachvollziehbarkeit, die eine formelle Freigabe erfordert.

Werfen Sie einen Blick auf diese Tabelle für einen direkten Vergleich zwischen manueller Dokumentenprüfung und Software zur Dokumentenfreigabe:

Also, wie prüft man Dokumente: online oder manuell?

Der richtige Ansatz hängt weniger davon ab, welche Methode grundsätzlich besser ist, sondern mehr davon, was ein konkretes Dokument tatsächlich erfordert. Lassen Sie mich das anhand einiger konkreter Szenarien veranschaulichen, in denen jeweils die eine oder andere Methode sinnvoll ist.

Für eine einmalige interne Mitteilung, einen schnellen Entwurf oder einen E-Mail-Newsletter, der nur einen zweiten Blick von einem oder zwei Kollegen benötigt, reicht eine manuelle Prüfung oft völlig aus. Das Risiko ist gering, es ist kein externes Prüfprotokoll erforderlich, und eine dedizierte Plattform für ein einzelnes Dokument einzurichten, würde wahrscheinlich länger dauern, als es einfach per E-Mail zu verschicken.

Für einen regulierten Vertrag mit mehreren Beteiligten, eine Compliance-Richtlinie oder ein Dokument, das die Freigabe mehrerer Abteilungen oder externer Prüfer benötigt, ist hingegen Software zur Dokumentenprüfung meist die bessere Wahl. Solche Dokumente durchlaufen in der Regel mehrere Prüfzyklen, benötigen ein belastbares Prüfprotokoll und können sich die Versionsverwirrung, die mit E-Mail-Anhängen einhergeht, nicht leisten.

Dazwischen liegen Dokumente wie wiederkehrende Berichte, Marketingmaterial, das mehrere Runden internen Feedbacks durchläuft, oder Lieferantenverträge, die von zwei oder drei Personen geprüft werden. Hier hängt die Entscheidung oft davon ab, wie häufig dieser Dokumententyp wiederkehrt: Ein Prozess, der nur einmal im Jahr stattfindet, rechtfertigt vielleicht keine neue Software, während sich ein wöchentlich wiederkehrender Prozess den Einrichtungsaufwand meist schnell zurückzahlt.

Als Faustregel gilt: Je mehr Prüfer beteiligt sind, je höher die Compliance-Anforderungen und je häufiger sich der Prozess wiederholt, desto mehr profitiert ein Dokumenten-Prüfprozess von strukturierter Software statt manueller Koordination.

Fazit

Manuelle Dokumentenprüfungen werden so schnell nicht verschwinden, und für eine einmalige Datei mit geringem Risiko erledigen sie ihre Aufgabe nach wie vor ohne jeden zusätzlichen Aufwand. Der Nachteil, wie der obige Vergleich zeigt, ist, dass diese Bequemlichkeit auf Kosten von Geschwindigkeit, Versionskontrolle und einer klaren Nachvollziehbarkeit geht, sobald mehr als ein oder zwei Prüfer beteiligt sind.

Sobald ein Dokumenten-Workflow mehrere Prüfer, mehrere Überarbeitungszyklen oder echte Compliance-Anforderungen umfasst, setzt sich Software zur Dokumentenfreigabe in der Regel durch. Sie ersetzt nicht das gute Urteilsvermögen darüber, was geändert werden sollte oder wer ein Dokument freigeben soll, nimmt aber einen Großteil der manuellen Koordination ab, die einen traditionellen Dokumenten-Prüfprozess so zeitaufwendig macht.

Letztlich kommt es darauf an, das richtige Werkzeug zur richtigen Aufgabe passen zu lassen. Wie Sie sehen, ist keiner der beiden Ansätze grundsätzlich besser als der andere – beide eignen sich gut für unterschiedliche Anforderungen. Also können nur Sie entscheiden, was für Sie persönlich am besten passt. Und das gilt nicht nur für die Dokumentenprüfung allein😉