Fünf Anzeichen, dass Ihr Team Online-Freigabe braucht

Post is also avalible in:

Grafikdesign und Marketing sind zwei Branchen, die sich entwickeln, während sie eng miteinander verbunden bleiben. Die visuelle Darstellung von Ideen ist das entscheidende Konzept, das beide miteinander verbindet. Beide basieren auf dem kreativen Prozess, dem Brainstorming und, unter vielen anderen entscheidenden Faktoren, der menschlichen Reaktion.

Um diese Reaktion zu erzielen, müssen viele Kreative viel durchmachen und zahlreiche Herausforderungen bewältigen, um ihre Projekte abzuschließen. Die kreative Seite dieser Herausforderungen liegt allein in der Verantwortung der Kreativen, aber wenn es um technische Aspekte geht… Sagen wir es so: Die Gemeinsamkeiten zwischen Marketing und Grafikdesign beschränken sich nicht nur auf ihre positiven Seiten, besonders wenn es um Design-Zusammenarbeitgeht.

Die Realität der Projektlieferung

Jeder Schritt, den Kreativteams in diesem Prozess unternehmen, muss vom Kunden genehmigt werden, um das beste Ergebnis zu erzielen und die Bedürfnisse des Kunden zu erfüllen. Ständiges Hin und Her erzeugt ein riesiges schwarzes Loch, das die Projektzeit auffrisst.

In Anbetracht dieser Tatsache versuchen Kreativteams, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, um die Zeit für jede Projektphase zu verkürzen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Früher oder später kommen alle zu einer ähnlichen Erkenntnis: Das Erste, das optimiert werden kann und sollte, ist die Freigabephase. Aber warum?

Jedes Mal, wenn Sie das erste Mockup erstellen oder die finale Datei bestätigen, müssen Sie diese vorher genehmigen. Das wirft die Frage auf: Wie macht man das? Es gibt mehrere Wege, aber die Entscheidungen der Menschen können manchmal überraschen.

Ok, ich komme gleich zum Punkt. Wussten Sie, dass E-Mails nach wie vor der am weitesten verbreitete Weg sind, um Designarbeiten für Projekte freizugeben? Ja, auch jetzt noch, im Jahr 2022. Wir haben eine kleine Recherche durchgeführt und herausgefunden, dass rund 70 % der Kreativen in ihrem Design-Review-Prozess überhaupt keine Software nutzen, sondern nur E-Mails oder – sehr selten – Messenger. Weitere 13,5 % bevorzugen persönliche oder Online-Meetings, was verständlich, aber in der Post-COVID-19-Welt eher unpraktisch ist. Nur 15 % der Kreativen nutzen spezielle Software zur Verwaltung von Designarbeiten.

Und jetzt bitte etwas Aufmerksamkeit.

Ich muss Ihnen nicht sagen, dass die Abwicklung von Prozessen per E-Mail außergewöhnlich zeitaufwendig ist. Schauen Sie sich das an: 77 % unserer Befragten bestätigen, dass sie Fristen verlängern mussten, weil der Kunde die Designarbeit nicht rechtzeitig genehmigt hat, und 61,5 % geben an, dass es Probleme in ihrem Design-Review- und Freigabeprozess gibt, die sie gerne beheben würden. Ich denke, der Zusammenhang zwischen diesen Zahlen und der E-Mail-Nutzung liegt ziemlich klar auf der Hand. Das bringt mich zu meinem Hauptpunkt: Um wertvolle verschwendete Zeit zu reduzieren, brauchen Kreativteams eine solide Freigabelösung.

Falls Ihnen das bekannt vorkommt: Im weiteren Verlauf dieses Artikels werde ich einige typische Probleme besprechen und aufzeigen, wie ein Online-Freigabe -System sie löst. Wir haben die Top-5-Anzeichen zusammengestellt, die zeigen, dass Sie Online-Freigabe in Ihren Geschäftsprozess integrieren sollten. Randbemerkung: Wir könnten hier aufhören und einfach verpasste Fristen als Hauptgrund nennen, eine Software für Design-Feedback zu kaufen. Wir werden jedoch tiefer graben und die Ursachen dieser verpassten Fristen finden. Schauen wir uns das genauer an.

Fehlendes rechtzeitiges Feedback von Stakeholdern

Projektmanager und Designer halten das Projekt nur dann übersichtlich und den Design-Freigabeprozess nur dann aktuell, wenn sie schnelles und begründetes Design-Feedback rechtzeitig erhalten. Feedback ist es, was die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Kunden verbessert und vereinfacht. Die durchschnittliche tägliche E-Mail-Last eines Fachmanns beträgt 120 Nachrichten, was es erschwert, ein angemessenes Arbeitstempo zu erreichen. Wie sollen Menschen mit so vielen Nachrichten umgehen, in denen Kommentare doppelt vorkommen, bearbeitet werden oder dem vorherigen widersprechen können? Ihr Stakeholder kann Ihre Nachricht vergessen, sie übersehen oder zur nächsten wechseln, die er gerade erst in seinem Posteingang erhalten hat. Was tun Sie, um aus diesen 77 % herauszukommen?

Lösung:

Ein Online-Freigabe-Tool wie Approval Studio vergisst nichts. Es zeigt alle im Projekt abgeschlossenen Aktionen an, sendet Erinnerungen und hält Sie über Ihre Aufgaben auf dem Laufenden — null Chance, etwas zu verpassen.

Mehrdeutiges und ineffektives Feedback

Was ist der beste Weg für einen Kunden, Zeit und Geld zu verschwenden und das Projekt zu verlangsamen? Ich gebe Ihnen einen Hinweis: Es dreht sich alles darum, vages Feedback zu hinterlassen. Dann erhalten Sie eine höfliche Nachricht mit der Bitte zu klären, welche Farbe Sie in Richtung Grün ändern möchten. Und was genau mit „grünlich“ gemeint ist. Und wie das ihrer Meinung nach ins allgemeine Design passen soll, obwohl es überhaupt keine Grüntöne gibt. Es kann Millionen solcher Fragen geben; sie sind alle wichtig für einen Designer, der das Projekt erfolgreich abschließen und etwas Tolles daraus machen möchte. Stellen Sie sich die Frustration vor, wenn er statt einer Nachricht mit klaren Antworten eine weitere vage Antwort erhält: „Machen Sie die Hauptfarbe grün, wie Sie es für richtig halten; wir sind schließlich die Öko-Marke.“ Das mag Ihnen komisch vorkommen, aber glauben Sie mir, jeder Designer, der dies liest, hat sich wahrscheinlich gerade in den lächelnden, innerlich leidenden Harold verwandelt. Das verzögert außerdem das Projekt, indem es dem Design die Schuld gibt, und schon sind wir wieder bei unseren 77 % angelangt.

Lösung:

Online-Review-Tools zeigen Kommentare direkt AUF den Designarbeiten an (auf die Stelle zeigen und das Wort schreiben) und ermöglichen es mehreren Personen, gleichzeitig mitzuwirken. Mehrere Personen zeigen mit dem Finger auf eine Stelle, sagen Ihnen, was sie darüber denken, Sie hören alle, und Sie werden nicht vergessen, was gesagt wurde, da das Freigabe-Tool alles für Sie aufzeichnet. Jetzt haben Sie präzise Kommentare in wenigen Klicks und Minuten der besonderen Aufmerksamkeit des Stakeholders — so einfach ist das.

Versionswildwuchs

Unklares oder widersprüchliches Feedback und zahlreiche Dateiversionen können den Erfolg des Projekts und die Einhaltung von Fristen erheblich beeinträchtigen. Aber was, wenn Sie die Aufgabe erneut erledigen müssen, nachdem Sie alles rechtzeitig fertiggestellt haben?

Ja, das Harold-Gesicht ist immer noch da, denn eine Flut von Feedback erzeugt unterschiedliche Dateiversionen, die manchmal, ehrlich gesagt, gar nicht existieren sollten. Aber selbst eine konkrete Änderungsanfrage führt zu neuen Mockups und neuen Dateiversionen, die Sie im Blick behalten müssen. Es kann zu echten Kopfschmerzen werden, die benötigte Dateiversion zu finden, ein paar Schritte zurückzugehen oder alles vor der finalen Überarbeitung bereitzustellen. Bei mehreren Feedback-Beiträgen, die Ihnen von mehreren Stakeholdern über mehrere Kanäle zugesendet werden (dieser Satz ist zugegebenermaßen etwas umständlich), erhalten Sie einen katastrophalen Versionswildwuchs.

Lösung:

Online-Freigabe-Tools liefern qualitativ hochwertiges Feedback und katalogisieren Ihre Designarbeiten sowie alle ihre Versionen. Alles befindet sich an einem Ort; kein Durchsuchen sämtlicher Ordner auf Ihrem Computer nötig. Darüber hinaus bietet das Design-Review-System von Approval Studio Vergleichstools, die helfen, alle am Mockup während des Projekts vorgenommenen Änderungen nachzuverfolgen. Alles läuft automatisch, und Sie müssen keine Zeit mehr damit verbringen, Ihre Dateien manuell zu verwalten.

Compliance ist eine tägliche Anforderung

Heutzutage erscheinen in der Entwicklung befindliche Marketinginhalte in der Regel nicht öffentlich zugänglich vor der Veröffentlichung und unterliegen häufig Compliance-Anforderungen. Diese können intern und extern sein und unter anderem Folgendes umfassen:

1. Markenkonformität
2. Offenlegungspflichten
3. Vergleichende Werbeaussagen
4. Sonderangebote
5. Nachweispflicht
6. Gewinnspiele und Wettbewerbe
7. Marketing an Kinder
8. Erhebung und Nutzung von Marketingdaten

Die Risiken einer Nichteinhaltung können gravierend sein — Verlust des Kundenvertrauens, finanzielle Strafen und Schaden für den persönlichen Ruf innerhalb der Branche. Es geht nicht nur darum, die richtigen Personen in den Prozess einzubinden, sondern auch darum, belastbare Informationen über die Überprüfung dieser Materialien vorzuweisen.

Lösung:

Eine effektive Online-Freigabe-Software kann Marketingteams auf zwei Arten helfen, ihren Design-Review-Prozess zu schützen:

1. Alle Kommentare und Anmerkungen werden gespeichert und gut geschützt, nach Dateiversion strukturiert und können jederzeit über einen bestimmten Projektbericht abgerufen werden.
2. Jede Person, die mit bestimmten Projekten verbunden ist, wird regelmäßig über alle neuen Feedback-Einträge informiert, und Sie können den gesamten Fortschritt nachverfolgen.

Abgesehen davon unterstützen viele Design-Freigabe -Tools eine rollenbasierte Steuerung, mit der sich die Berechtigungen eines bestimmten Mitarbeiters einschränken lassen. Approval Studio ermöglicht es Ihnen beispielsweise, Projektinhaber, die alle Informationen sehen können, von regulären Nutzern zu unterscheiden, die nur ihre eigenen Aufgaben sehen können.

Fehlende Koordination mit externen Teams

Ich bin sicher, Sie haben schon viele Situationen erlebt, in denen Sie beispielsweise Slack zur Kommunikation nutzen, Ihr Kunde aber Skype verwendet. Oder Ihr Projektmanagement-Tool ist Basecamp, während der Kunde Asana verwendet. Solche Situationen können zu Koordinationsproblemen mit einem Kunden führen, die den Fortschritt verlangsamen.

Wenn Sie dem Prozess weitere Beteiligte hinzufügen, ist es entscheidend, die Grenzen in Kommunikation und Koordination aufzuheben. Andernfalls planen Sie praktisch das Scheitern ein. Wenn es um Online-Freigabe geht, müssen Sie sicherstellen, dass alle dieselbe Datei überprüfen und dieselben Informationen erhalten.

Lösung:

Bei der Zusammenarbeit mit externen Teams helfen Tools für Grafikdesign-Zusammenarbeit Projektmanagern sicherzustellen, dass alle Beteiligten des Prozesses dieselbe Umgebung nutzen und beim Überprüfen von Dateien dieselben Informationen erhalten. Mit einem standardisierten Ansatz und einem einzigen Tool bleiben Sie während der Zusammenarbeit mit internen und externen Teammitgliedern auf demselben Stand, unabhängig von Unterschieden in Infrastruktur, Zeitzonen und Standorten. Sie erhalten die benötigten Informationen, präzises Feedback und einheitliche Kommentare.

Fazit

Wenn Ihnen die oben genannten Probleme bekannt vorkommen und sich manchmal als lästig erweisen, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine Design-Review-Software in Ihren geschäftlichen Design-Review- und Freigabeprozess zu integrieren. Der Lohn für ein solches Vorhaben werden pünktliche Projektlieferungen, konsistentes Feedback und ein verbesserter Design-Projekt-Workflow sein, während Versionswildwuchs, Nichteinhaltung von Compliance und Missverständnisse mit externen Teams der Vergangenheit angehören. Falls Sie noch zögern, können Sie sich jederzeit an unser Team wenden und alle Ihre Fragen stellen — wir helfen Ihnen gerne weiter!