CSS Industries cuenta cómo Approval Studio transformó su flujo de trabajo

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Probablemente hayan notado que últimamente no ha habido muchas entrevistas en nuestro blog, así que decidimos que era un buen día para publicar una. Nuestra conversación de hoy es con una de las empresas que llevan bastante tiempo utilizando nuestra herramienta de corrección en línea – CSS Industries.

Empecemos con unas palabras sobre ellos, ¿de acuerdo?

CSS Industries, adquirida recientemente por Design Group Americas, es una empresa de bienes de consumo con una rica historia de más de 150 años – se fundó en 1898 y ha crecido de forma constante desde entonces.  La abreviatura «CSS» significa Creative Simple Solutions (soluciones creativas simples), que la empresa ofrece a sus clientes – sus principales áreas de trabajo son la artesanía, los regalos y los productos de temporada. En su larga lista de socios encontramos nombres como Marvel y DC Comics, Disney y Warner Bros., Anne Klein y Kay Anger, la NBA y la NFL, y la lista continúa. Como pueden ver, el espectro de productos con los que la empresa puede trabajar es casi ilimitado, y si hay alguien capaz de darnos una opinión honesta y objetiva sobre Approval Studio, sin duda es CSS Industries.

El primer encuentro

Ante todo, siempre ha sido un placer trabajar con CSS. A pesar del enorme tamaño de la empresa y su impresionante lista de socios, los miembros del equipo son en realidad extremadamente modestos – Gretchen Wesolowski lo confirma al instante al responder a mi pregunta introductoria «¿A qué se dedican?» como si no fuera gran cosa:

Gretchen: Somos una empresa de temporada. Fabricamos tarjetas de felicitación, fabricamos productos de papel, platos de papel, kits de fiesta, productos escolares, pósteres, y muchas cosas más.

Nuestra segunda invitada de hoy y compañera de fechorías de Gretchen, Stefanie Trygar, añade casi de inmediato:

Stefanie: Nuestra empresa se encarga del diseño y la fabricación para el comercio minorista masivo.

Dado que la empresa es enorme, mi suposición es que el número de personas que trabajan en los diseños debe ser bastante grande, con todos los procesos que deben gestionar simultáneamente. Gretchen, sin embargo, dice que específicamente en la parte de diseño suelen tener alrededor de 5 personas por proyecto.

Como gestor de proyectos, de inmediato siento mucha curiosidad por su flujo de trabajo, su comunicación y todos los posibles usos de Approval Studio que se les ocurran, pero sería un poco descortés continuar con estas preguntas sin presentar antes adecuadamente a nuestras invitadas. Stefanie, sin embargo, logra responder con mucha precisión y de inmediato a las preguntas que me venían a la mente:

Stefanie: En realidad soy diseñadora sénior – o artista gráfica sénior, si lo prefieren –  lo que significa que siempre estoy yendo y viniendo entre los departamentos de producción y creativo. Cuando recibimos el arte, preparamos el archivo de producción que toma la visión del lado creativo y luego desarrolla el producto hasta su forma imprimible. Después, hay un intercambio entre los creativos, marketing y nuestro equipo de atención al cliente para crear y aprobar el producto final que irá a imprenta.

Gretchen: Soy renderizadora 3D, así que no trabajo mucho con Approval Studio. Pero también soy artista de producción, así que de todos modos trabajamos mucho con la DAL y la organización de archivos.

¿Qué es diferente con Approval Studio?

En realidad es algo muy curioso – Gretchen fue quien contactó primero con Approval Studio, y tuvimos la mayor parte de nuestra comunicación con ella. Stefanie, sin embargo, es el centro de toda la comunicación en la empresa. Nos reímos un poco cuando se lo señalo, y sigo preguntándoles por qué exactamente decidieron que necesitaban una herramienta de colaboración en diseño .

Gretchen (cambiando al instante su tono a uno más serio): Queríamos una forma digital de centralizar todos nuestros activos y organizar nuestros pequeños comités a la hora de tomar la decisión de aprobación o rechazo. Por cierto, nunca antes habíamos utilizado ningún otro software de corrección similar.

Mientras intento adivinar la respuesta, como suelo hacer en este tipo de entrevistas, le pregunto a Stefanie cómo se las arreglaban antes de Approval Studio. Mis suposiciones fueron bastante acertadas:

Stefanie: Nuestro anterior enfoque del flujo de trabajo consistía simplemente en hacer impresiones de cada capa de nuestro archivo y hacerlas circular por la empresa – funcionaba bastante bien durante un tiempo, ya que todos estábamos en un mismo edificio. Antes, era fácil simplemente reunirse y hacer una reunión. Pero una vez que pasamos a tener varias sedes, necesitábamos algo que redujera nuestros envíos, el tiempo de impresión y nuestros residuos.

Gretchen: Es cierto, y resulta especialmente útil justo ahora, con el virus y todo lo que está pasando. Es una ayuda enorme.

Un pequeño apunte: CSS Industries tiene muchas oficinas en todo el mundo, con la mayoría de sus instalaciones ubicadas en EE. UU. Asiento con la cabeza, mostrando que entiendo el problema – es algo que escuchamos bastante a menudo de nuestros clientes. Entonces recuerdo que estamos en una reunión en línea y que en realidad no pueden verme asentir, así que respondo rápidamente:

Andrew: Ese es un buen punto sobre el Coronavirus, y creo que volveremos a él un poco más adelante. Por ahora, sin embargo, quiero preguntarles algo que todo nuestro equipo quiere saber – ¿les ayudó Approval Studio a ser más productivas? ¿Cómo son sus procesos de colaboración desde el comienzo de nuestra alianza – combinan sus antiguos métodos con Approval Studio o..? 

Gretchen: Approval Studio nos ahorra mucho tiempo, ya que varias personas pueden ver un proyecto a la vez y dar su veredicto. También nos ahorra dinero, nuestros residuos se han reducido significativamente desde que empezamos a usarlo.

Stefanie da entonces más detalles:

Stefanie: La verdad es que sí. Mucha gente revisa los archivos subidos por su cuenta y lo hace a tiempo. Además, no tuvimos que coordinar tanto en cuanto a reuniones – por ejemplo, no podemos reunirnos aquí a esa hora porque alguien está en otra reunión. Simplemente subimos los archivos y damos a los revisores la fecha límite que necesitamos, y ellos se encargan. Gestionan su propio tiempo para revisar y responder, así que no necesitamos estar en el mismo lugar a la misma hora exacta para hacer exactamente lo mismo. En cuanto al consumo de tiempo, siento que el tiempo que dedicábamos a hacer impresiones y ordenarlas se ha absorbido simplemente preparando los archivos y subiéndolos.

Andrew: ¿Y en qué se diferenció Approval Studio de otros productos similares? Quiero decir, hay varios en el mercado, y algunos tienen funciones más avanzadas en cuanto a gestión de proyectos y planificación.

La respuesta de Gretchen es precisa y va directa al grano, como siempre:

Gretchen: Approval Studio nos brinda flexibilidad en el flujo de trabajo – siempre tenemos diferentes opciones y podemos cambiar nuestro enfoque. Simplemente funcionó mejor para lo que necesitábamos, eso es todo – y el precio era bueno. Nos gusta subir las capas de nuestro archivo a un solo proyecto para que todo esté reunido en un mismo paquete.

Aquí debo darles un pequeño adelanto de lo que Approval Studio tiene entre manos ahora mismo: estamos preparando muchas funciones nuevas e interesantes, y la posibilidad de trabajar con capas está lista desde hace tiempo, después de que se publicara por primera vez esta entrevista. Mientras nos preparamos para el lanzamiento, asegúrense de seguir nuestras actualizaciones para no perderse nada. Y, por supuesto, siempre pueden preguntarnos si tienen alguna duda. Asegúrense de conseguir su prueba gratuita y cuéntennos qué les parece.

Lo bueno y lo malo

En la industria del diseño, siempre importa mucho incorporar cualquier herramienta que se quiera usar al flujo de trabajo. Puede influir en muchas cosas, desde la disponibilidad de la información hasta la calidad del trabajo en equipo. No es de extrañar que sea una de las preguntas más interesantes que inquietan a los recién llegados a Approval Studio, y esto es lo que nuestras invitadas tienen que decir al respecto:

Andrew: ¿Fue difícil empezar a trabajar con Approval Studio e integrarlo en su proceso de negocio? Sé que los equipos grandes suelen tener ese momento de rechazo ante algo nuevo. ¿Recibieron alguna queja?

Gretchen: No creo que fuera tan difícil para la gente aprenderlo. Parecía bastante rápido, bastante intuitivo, y muy fácil de usar. No creo que hayamos tenido muchos problemas con gente quejándose de nada. Fue bastante fácil.

Approval Studio está diseñado tanto para la comunicación interna como externa. Algunos de nuestros clientes lo usan solo para comunicarse con sus propios clientes, otros prefieren una comunicación interna más profunda. ¿Cuál es el enfoque de una empresa tan grande como CSS, ahora aún más grande al formar parte de DGA?

Stefanie: Todavía no hemos llevado esto a un comprador. No creo que necesitemos llegar tan lejos en el proceso por ahora. Ahora mismo estamos tratando con nuestros clientes internos, básicamente nuestro departamento de marketing y ventas. Sin embargo, en lo que respecta a nuestros clientes internos, la respuesta que estamos recibiendo es muy buena. Están muy entusiasmados y muy agradecidos de que hayamos implementado este software de colaboración, especialmente ahora que nos hemos visto obligados al trabajo remoto. Así que llegó en un momento sumamente oportuno para nosotros, y creo que eso ayudó a que todos se sumaran. Además, de hecho hemos estado recibiendo un apoyo enorme por parte de Approval Studio, y su equipo se muestra muy atento a la hora de responder a las necesidades de nuestro flujo de trabajo. Ha sido un paso enorme para conseguir que todos se sumaran.

Siempre es un enorme placer para mí escuchar este tipo de opiniones de nuestros clientes, y sinceramente no puedo evitar sonreír. Sin embargo, siempre existe el otro lado, igual de importante: los inconvenientes. Le pido a Gretchen y a Stefanie que mencionen algunos, con la esperanza de que también podamos poner manos a la obra en algunas mejoras. Como Gretchen no trabaja directamente con el sistema, pasa educadamente esta pregunta, pero Stefanie satisface mi curiosidad:

Stefanie: Al principio sí tuvimos un par de contratiempos. Tuvimos algunos problemas con la representación visual de nuestros archivos de Illustrator más complicados. Pero me parece que todo lo que hemos planteado se ha resuelto, ya sea mediante desarrollo y correcciones, o mediante alguna solución alternativa. Sé que al principio necesitábamos una función de regla para que nuestro equipo pudiera confirmar medidas y cosas por el estilo. Y eso se desarrolló muy rápidamente.

Flujo de trabajo en cuarentena

Seguimos hablando de algunos otros errores y problemas que CSS nos ayudó a resolver – esa es precisamente la razón por la que nuestra cooperación ha resultado muy fructífera para ambas partes. Un cliente que nunca duda en señalar problemas en el sistema siempre es muy valioso para nosotros, ya que nos ayuda a crecer. Después de charlar un poco sobre nuestro trabajo conjunto, paso a nuestra última pregunta de hoy, que ha estado inquietando a toda la industria del diseño desde hace un tiempo – la cuestión del Coronavirus y sus efectos, sobre la cual especulamos en uno de nuestros artículos anteriores.

Andrew: Al principio de nuestra conversación, dijiste que Approval Studio se volvió especialmente útil ahora, durante el confinamiento por la COVID-19. ¿Por qué? ¿Y qué sería diferente en su flujo de trabajo si no usaran nuestra aplicación de corrección?

Gretchen: Bueno, estaríamos enviando PDF y correos electrónicos porque eso es lo que hacíamos en su momento. Sería realmente confuso porque no estaría organizado como lo está en Approval Studio. Sería mucho más difícil de esa manera. Y con el software, todos los comentarios están ahí mismo, y podemos volver a ellos en cualquier momento.

Stefanie: Por ejemplo, algunos de nuestros proyectos implican varios productos en un solo paquete. Entonces, si no estuviéramos usando Approval Studio, enviaríamos correos electrónicos a cuatro personas distintas que necesitaran revisar todo el conjunto con 20 artículos diferentes, y la cadena de correos se volvería un poco interminable… Es prácticamente imposible hacer seguimiento de cada comentario, y seguro que algo se pasaría por alto.

En lugar de conclusión

Después de eso, como es habitual, intercambiamos cortesías y terminamos nuestra conversación – esperamos sinceramente que haya sido interesante para ustedes escuchar una opinión desde fuera y conocer otro caso de uso real de uno de nuestros clientes. Intentaremos publicar este tipo de entrevistas más a menudo en el futuro. Cualquier pregunta que tengan, no duden en decírnoslo, y tal vez sean la próxima persona entrevistada en nuestra serie Creative Opinions.

¡Cuídense y que tengan un buen día!