CSS Industries raconte comment Approval Studio a transformé son flux de travail

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Vous avez probablement remarqué qu’il n’y a pas eu beaucoup d’interviews sur notre blog ces derniers temps, alors nous avons décidé que c’était le bon jour pour en publier une. Notre conversation d’aujourd’hui se déroule avec l’une des entreprises qui utilisent depuis un moment déjà notre outil de relecture – CSS Industries.

Commençons par dire quelques mots à leur sujet, voulez-vous ?

CSS Industries, récemment rachetée par Design Group Americas, est une entreprise de biens de consommation dont l’histoire riche s’étend sur plus de 150 ans – elle a été fondée en 1898 et n’a cessé de croître depuis.  L’abréviation « CSS » signifie Creative Simple Solutions (solutions créatives simples), que l’entreprise propose à ses clients – ses principaux domaines d’activité sont l’artisanat, les cadeaux et les produits saisonniers. Parmi sa longue liste de partenaires, on trouve des noms tels que Marvel et DC Comics, Disney et Warner Bros., Anne Klein et Kay Anger, la NBA et la NFL, et la liste est encore longue. Comme vous pouvez le constater, l’éventail de produits avec lesquels l’entreprise peut travailler est quasiment illimité, et s’il y a bien quelqu’un capable de nous donner un avis honnête et objectif sur Approval Studio, c’est assurément CSS Industries.

La rencontre

Tout d’abord, cela a toujours été un plaisir de travailler avec CSS. Malgré la taille immense de l’entreprise et sa liste impressionnante de partenaires, les membres de l’équipe sont en réalité extrêmement modestes – Gretchen Wesolowski le confirme instantanément en répondant à ma question introductive « Que faites-vous ? » comme si ce n’était pas grand-chose :

Gretchen: Nous sommes une entreprise saisonnière. Nous fabriquons des cartes de vœux, nous fabriquons des produits en papier, des assiettes en papier, des kits de fête, des fournitures scolaires, des affiches, et bien plus encore.

Notre deuxième invitée du jour, complice de Gretchen, Stefanie Trygar, ajoute presque aussitôt :

Stefanie: Notre entreprise assure la conception et la fabrication pour la grande distribution.

Étant donné la taille immense de l’entreprise, je suppose que le nombre de personnes travaillant sur les designs doit être assez important, avec tous les processus qu’elles doivent mener de front. Gretchen précise cependant que, pour la partie design en particulier, elles comptent généralement environ 5 personnes par projet.

En tant que chef de projet, je suis immédiatement très curieux d’en savoir plus sur leur flux de travail, leur communication, et toutes les utilisations possibles d’Approval Studio auxquelles elles pensent, mais il serait un peu impoli d’enchaîner ces questions sans présenter correctement nos invitées. Stefanie parvient toutefois à répondre avec précision et immédiatement aux questions qui me venaient à l’esprit :

Stefanie: Je suis en fait designer senior – ou graphiste senior, si vous préférez –  ce qui signifie que je fais toujours la navette entre les départements production et création. Lorsque nous recevons le visuel, nous préparons le fichier de production qui reprend la vision du côté créatif, puis nous développons le produit jusqu’à sa forme imprimable. Ensuite, il y a des allers-retours entre les créatifs, le marketing et notre service client pour créer et approuver le produit final qui partira à l’impression.

Gretchen: Je suis infographiste 3D, donc je ne travaille pas beaucoup avec Approval Studio. Mais je suis aussi artiste de production, donc nous travaillons quand même beaucoup avec la DAL et l’organisation des fichiers.

Qu’est-ce qui change avec Approval Studio ?

C’est en fait assez curieux – c’est Gretchen qui a contacté Approval Studio en premier, et nous avons eu la majeure partie de nos échanges avec elle. Stefanie, en revanche, est au centre de toute la communication au sein de l’entreprise. Nous en rions un peu lorsque je le fais remarquer, puis je poursuis en leur demandant pourquoi exactement elles ont décidé qu’elles avaient besoin d’un outil de collaboration design .

Gretchen (changeant instantanément son ton pour un ton plus sérieux) : Nous voulions un moyen numérique de centraliser tous nos assets et d’organiser nos petits comités lorsqu’il s’agit de prendre la décision d’approbation ou de rejet. D’ailleurs, nous n’avions jamais utilisé de logiciel de relecture similaire auparavant.

Alors que j’essaie de deviner la réponse, comme je le fais habituellement lors de ce genre d’interviews, je demande à Stefanie comment elles s’organisaient avant Approval Studio. Mes suppositions étaient à peu près justes :

Stefanie: Notre ancienne méthode de travail consistait simplement à imprimer chaque calque de notre fichier et à les faire circuler dans l’entreprise – cela fonctionnait à peu près correctement pendant un certain temps, puisque nous étions tous dans le même bâtiment. Auparavant, il était facile de simplement se réunir pour une réunion. Mais une fois que nous sommes devenus multi-sites, nous avions besoin de quelque chose qui réduirait nos envois, notre temps d’impression et notre gaspillage.

Gretchen: C’est vrai, et cela s’avère particulièrement utile en ce moment, avec le virus et tout ce qui se passe. C’est une aide énorme.

Petite remarque : CSS Industries possède de nombreux bureaux à travers le monde, la plupart de ses installations étant situées aux États-Unis. J’acquiesce, montrant que je comprends le problème – c’est celui que nous entendons assez souvent de la part de nos clients. Puis je me souviens que nous sommes en réunion en ligne et qu’elles ne peuvent pas me voir acquiescer, alors je réponds rapidement :

Andrew: C’est un bon point à propos du Coronavirus, et je pense que nous y reviendrons un peu plus tard. Pour l’instant, cependant, je voudrais vous poser une question à laquelle toute notre équipe aimerait avoir la réponse – Approval Studio vous a-t-il aidées à être plus productives ? Comment se déroulent vos processus de collaboration depuis le début de notre partenariat – combinez-vous vos anciennes méthodes avec Approval Studio, ou…? 

Gretchen: Approval Studio nous fait gagner beaucoup de temps, car plusieurs personnes peuvent consulter un projet en même temps et donner leur avis. Cela nous fait aussi économiser de l’argent, notre gaspillage a considérablement diminué depuis que nous l’utilisons.

Stefanie donne ensuite plus de détails :

Stefanie: En effet, oui. Beaucoup de personnes consultent les fichiers téléversés de leur côté et le font dans les temps. De plus, nous n’avons plus besoin de coordonner autant de réunions – du genre, on ne peut pas se réunir à telle heure parce que quelqu’un est dans une autre réunion. Nous téléversons simplement les fichiers et donnons aux relecteurs la date limite à laquelle nous en avons besoin, et ils s’en chargent. Ils gèrent leur propre temps pour les examiner et revenir vers nous, donc nous n’avons pas besoin d’être au même endroit au même moment pour faire exactement la même chose. En termes de temps, j’ai l’impression que le temps que nous passions à faire des tirages papier et à les rassembler a été absorbé par le simple fait de préparer les fichiers et de les téléverser.

Andrew: Et en quoi Approval Studio se distingue-t-il des autres produits similaires ? Je veux dire, il y en a plusieurs sur le marché, et certains ont des fonctionnalités plus avancées en matière de gestion de projet et de planification.

La réponse de Gretchen est précise et va droit au but, comme toujours :

Gretchen: Approval Studio nous offre de la flexibilité dans le flux de travail – nous avons toujours différentes options, et nous pouvons changer notre approche. Cela répondait tout simplement le mieux à nos besoins, c’est tout – et le prix était bon. Nous aimons téléverser les calques de notre fichier dans un seul projet, afin que tout soit regroupé au même endroit.

Je me dois de vous donner ici un petit aperçu de ce qu’Approval Studio prépare en ce moment : nous concoctons de nombreuses nouvelles fonctionnalités intéressantes, et la possibilité de travailler avec des calques est chose faite depuis longtemps après la première publication de cette interview. Pendant que nous préparons la sortie, assurez-vous de suivre nos mises à jour pour ne rien manquer ! Et bien sûr, vous pouvez toujours nous poser vos questions. Pensez à profiter de votre essai gratuit et à nous faire part de votre avis !

Le bon et le mauvais

Dans le secteur du design, il importe toujours beaucoup d’intégrer correctement tout outil que l’on souhaite utiliser dans son flux de travail. Cela peut influencer de nombreux aspects, de la disponibilité de l’information à la qualité du travail d’équipe. Rien d’étonnant à ce que ce soit l’une des questions les plus intéressantes qui préoccupent les nouveaux utilisateurs d’Approval Studio, et voici ce que nos invitées ont à en dire :

Andrew: Était-ce difficile de commencer à travailler avec Approval Studio et de l’intégrer à votre processus métier ? Je sais que les grandes équipes traversent généralement un moment de rejet face à la nouveauté. Avez-vous reçu des plaintes ?

Gretchen: Je ne pense pas que cela ait été si difficile à apprendre pour les gens. Cela semblait plutôt rapide, plutôt intuitif, et très convivial. Je ne pense pas que nous ayons eu beaucoup de problèmes avec des gens se plaignant de quoi que ce soit. Cela s’est déroulé assez facilement.

Approval Studio est conçu à la fois pour la communication interne et externe. Certains de nos clients l’utilisent uniquement pour communiquer avec leurs propres clients, d’autres préfèrent une communication interne plus approfondie. Quelle est l’approche d’une entreprise aussi grande que CSS, désormais encore plus grande en tant que filiale de DGA ?

Stefanie: Nous n’avons pas encore présenté cela à un acheteur. Je ne pense pas que nous ayons besoin d’aller aussi loin dans le processus pour le moment. Actuellement, nous traitons avec nos clients internes, essentiellement notre service marketing et commercial. Cependant, en ce qui concerne nos clients internes, les retours que nous recevons sont très positifs. Ils sont très enthousiastes et très reconnaissants que nous ayons mis en place ce logiciel de collaboration, surtout maintenant que nous sommes contraints au télétravail. Cela est donc arrivé au moment idéal pour nous, et je pense que cela a aidé à convaincre tout le monde. De plus, nous recevons en réalité un soutien considérable de la part d’Approval Studio, et votre équipe se montre très à l’écoute des besoins de notre flux de travail. Cela a été une étape énorme pour embarquer tout le monde.

C’est toujours un immense plaisir pour moi d’entendre de tels retours de la part de nos clients, et je ne peux honnêtement pas m’empêcher de sourire. Cependant, il y a toujours l’autre côté, tout aussi important : les inconvénients. Je demande à Gretchen et Stefanie d’en citer quelques-uns, espérant que cela nous permettra aussi de mettre la main sur quelques corrections. Comme Gretchen ne travaille pas directement avec le système, elle décline poliment celle-ci, mais Stefanie satisfait ma curiosité :

Stefanie: Nous avons effectivement eu quelques petits soucis au début. Nous avions des problèmes avec la représentation visuelle de nos fichiers Illustrator les plus complexes. Mais il me semble que tout ce que nous avons signalé a été résolu, soit par du développement et des corrections, soit par une solution de contournement. Je sais que nous avions initialement besoin d’un système de règles pour que notre équipe puisse vérifier les mesures et ce genre de choses. Et cela a été développé très rapidement.

Flux de travail en confinement

Nous poursuivons en évoquant d’autres bugs et problèmes que CSS nous a aidés à résoudre – c’est précisément la raison pour laquelle notre coopération s’est révélée très fructueuse pour les deux parties. Un client qui n’hésite jamais à signaler des problèmes dans le système nous est toujours très précieux, car cela nous aide à progresser. Après un peu de bavardage sur notre collaboration, je poursuis avec notre dernière question du jour, qui préoccupe tout le secteur du design depuis un certain temps – la question du Coronavirus et de ses effets, sur laquelle nous nous étions penchés dans l’un de nos anciens articles.

Andrew: Au début de notre conversation, vous avez dit qu’Approval Studio était devenu particulièrement utile maintenant, pendant le confinement lié à la COVID-19. Pourquoi ? Et qu’est-ce qui serait différent dans votre flux de travail si vous n’utilisiez pas notre application de relecture ?

Gretchen: Eh bien, nous enverrions des PDF et des e-mails, car c’est ce que nous faisions à un moment donné. Cela créerait beaucoup de confusion, car ce ne serait pas organisé comme dans Approval Studio. Ce serait bien plus compliqué de cette façon. Et avec le logiciel, tous les commentaires sont là, et nous pouvons y revenir à tout moment.

Stefanie: Par exemple, certains de nos projets impliquent plusieurs produits dans un seul emballage. Donc, si nous n’utilisions pas Approval Studio, nous enverrions des e-mails à quatre personnes différentes devant examiner l’ensemble avec 20 éléments différents, et le fil d’e-mails deviendrait un peu tiré par les cheveux… Il est quasiment impossible de suivre chaque commentaire, et quelque chose serait forcément oublié.

En guise de conclusion

Après cela, comme d’habitude, nous échangeons nos politesses et terminons notre conversation – nous espérons sincèrement qu’il vous a été intéressant d’entendre un avis extérieur et de découvrir un autre cas d’usage réel de la part de l’un de nos clients. Nous essaierons de publier ce genre d’interviews plus souvent à l’avenir. Quelles que soient vos questions, n’hésitez pas à nous les poser, et peut-être serez-vous notre prochain invité dans notre série Creative Opinions.

Restez prudents et passez une bonne journée !