CSS Industries berichtet, wie Approval Studio ihren Arbeitsablauf veränderte

Post is also avalible in:

Sie haben wahrscheinlich bemerkt, dass es in letzter Zeit nicht viele Interviews auf unserem Blog gab, also dachten wir, heute sei ein guter Tag, um eines zu veröffentlichen. Unser heutiges Gespräch führen wir mit einem der Unternehmen, das unser Korrekturlesen-Tool schon seit geraumer Zeit nutzt – CSS Industries.

Fangen wir mit ein paar Worten über sie an, einverstanden?

CSS Industries, kürzlich übernommen von Design Group Americas, ist ein Konsumgüterunternehmen mit einer reichen Geschichte von mehr als 150 Jahren – gegründet 1898 und seither stetig gewachsen.  Die Abkürzung „CSS“ steht für Creative Simple Solutions, die das Unternehmen seinen Kunden bietet – die Hauptgeschäftsfelder sind Bastelbedarf, Geschenkartikel und Saisonprodukte. Auf der langen Partnerliste finden sich Namen wie Marvel und DC Comics, Disney und Warner Bros., Anne Klein und Kay Anger, die NBA und die NFL, und die Liste geht immer weiter. Wie Sie sehen, ist das Spektrum der Produkte, mit denen das Unternehmen arbeiten kann, nahezu unbegrenzt, und wenn jemand uns eine ehrliche und objektive Meinung über Approval Studio geben kann, dann ist es definitiv CSS Industries.

Das Kennenlernen

Zunächst einmal war es immer ein Vergnügen, mit CSS zusammenzuarbeiten. Trotz der enormen Größe des Unternehmens und der beeindruckenden Partnerliste sind die Teammitglieder tatsächlich äußerst bescheiden – Gretchen Wesolowski bestätigt dies sofort, als sie meine einleitende Frage „Was machen Sie?“ beantwortet, als wäre es keine große Sache:

Gretchen: Wir sind ein Saisonunternehmen. Wir stellen Grußkarten her, wir stellen Papierprodukte her, Pappteller, Partysets, Schulprodukte, Poster und so weiter.

Unser zweiter Gast heute und Gretchens Komplizin, Stefanie Trygar, fügt fast sofort hinzu:

Stefanie: Unser Unternehmen übernimmt das Design und die Fertigung für den Massenhandel.

Da das Unternehmen so groß ist, vermute ich, dass die Anzahl der Personen, die an Designs arbeiten, angesichts all der Prozesse, die sie gleichzeitig durchführen müssen, ziemlich hoch sein muss. Gretchen sagt jedoch, dass sie speziell beim Design-Teil in der Regel etwa 5 Personen pro Projekt haben.

Als Projektmanager bin ich sofort sehr neugierig auf ihren Arbeitsablauf, ihre Kommunikation und alle möglichen Anwendungen von Approval Studio, die ihnen einfallen, aber es wäre etwas unhöflich, mit diesen Fragen fortzufahren, ohne unsere Damen auch angemessen vorzustellen. Stefanie schafft es jedoch, die Fragen, die mir gerade durch den Kopf gingen, sehr präzise und sofort zu beantworten:

Stefanie: Ich bin eigentlich Senior Designerin – oder Senior Grafikerin, wenn Sie so wollen –  was bedeutet, dass ich ständig zwischen der Produktions- und der Kreativabteilung hin- und herwechsle. Wenn wir das Artwork erhalten, bereiten wir die Produktionsdatei vor, die die kreative Vision übernimmt und das Produkt dann in seine druckfähige Form weiterentwickelt. Danach gibt es einen Austausch zwischen Kreativteam, Marketing und unserem Kundenservice, um das endgültige Produkt zu erstellen und freizugeben, das in den Druck geht.

Gretchen: Ich bin 3D- Renderer, also arbeite ich nicht viel mit Approval Studio. Aber ich bin auch Produktionskünstlerin, sodass wir trotzdem viel mit der DAL und der Dateiorganisation arbeiten.

Was ist bei Approval Studio anders?

Es ist eigentlich eine sehr merkwürdige Sache – Gretchen war diejenige, die Approval Studio zuerst kontaktiert hat, und wir hatten den größten Teil unserer Kommunikation mit ihr. Stefanie ist jedoch der Mittelpunkt der gesamten Kommunikation im Unternehmen. Wir lachen kurz, als ich das anspreche, und fahre fort, sie zu fragen, warum sie genau entschieden haben, dass sie ein Design-Collaboration -Tool brauchten.

Gretchen (wechselt sofort in einen ernsteren Ton): Wir wollten einen digitalen Weg, um alle unsere Assets zu zentralisieren und unsere kleinen Ausschüsse zu organisieren, wenn es darum geht, die Entscheidung über Freigabe oder Ablehnung zu treffen. Wir hatten übrigens noch nie zuvor eine ähnliche Korrekturlesen-Software verwendet.

Während ich versuche, die Antwort zu erraten, wie ich es in solchen Interviews üblicherweise tue, frage ich Stefanie, wie sie vor Approval Studio zurechtkamen. Meine Vermutungen waren größtenteils richtig:

Stefanie: Unser bisheriger Ansatz für den Arbeitsablauf bestand darin, einfach Ausdrucke jeder Ebene unserer Datei zu machen und sie im Unternehmen zirkulieren zu lassen – das funktionierte eine Zeit lang einigermaßen gut, da wir alle in einem Gebäude waren. Früher war es einfach, sich einfach zu treffen und ein Meeting abzuhalten. Aber als wir an mehreren Standorten tätig wurden, brauchten wir etwas, das unseren Versand, unsere Druckzeit und unseren Abfall reduzieren würde.

Gretchen: Stimmt, und es erweist sich gerade jetzt als besonders nützlich, mit dem Virus und allem, was gerade passiert. Es ist eine enorme Hilfe.

Eine kleine Anmerkung: CSS Industries hat viele Büros auf der ganzen Welt, wobei sich die meisten Standorte in den USA befinden. Ich nicke und zeige, dass ich das Problem verstehe – das ist eines, das wir ziemlich oft von unseren Kunden hören. Dann erinnere ich mich, dass wir in einem Online-Meeting sind und sie mein Nicken gar nicht sehen können, also antworte ich schnell:

Andrew: Das ist ein guter Punkt zum Coronavirus, und ich denke, wir kommen etwas später darauf zurück. Im Moment möchte ich Sie jedoch etwas fragen, das unser ganzes Team wissen möchte – hat Approval Studio Ihnen geholfen, produktiver zu werden? Wie sehen Ihre Kollaborationsprozesse seit Beginn unserer Partnerschaft aus – kombinieren Sie Ihre alten Methoden mit Approval Studio, oder..? 

Gretchen: Approval Studio spart uns viel Zeit, da mehrere Personen ein Projekt gleichzeitig ansehen und ihre Bewertung abgeben können. Es spart uns auch Geld, unser Abfall wurde deutlich reduziert, seit wir es verwenden.

Stefanie geht anschließend mehr ins Detail:

Stefanie: Tatsächlich, ja. Viele Leute schauen sich die hochgeladenen Dateien selbstständig an und tun das rechtzeitig. Außerdem mussten wir nicht mehr so viel bei Terminen koordinieren – so nach dem Motto: Wir können hier nicht zu dieser Zeit tagen, weil jemand in einem anderen Meeting ist. Wir laden einfach die Dateien hoch und geben den Prüfern das Fälligkeitsdatum, bis zu dem wir sie benötigen, und sie übernehmen es. Sie verwalten ihre eigene Zeit für die Prüfung und melden sich bei uns zurück, sodass wir nicht am selben Ort zur exakt gleichen Zeit sein müssen, um genau dasselbe zu tun. Was den Zeitaufwand betrifft, habe ich das Gefühl, dass die Zeit, die wir früher mit dem Erstellen und Zusammenstellen von Ausdrucken verbracht haben, jetzt einfach in die Vorbereitung und den Upload der Dateien fließt.

Andrew: Und wie unterschied sich Approval Studio von anderen ähnlichen Produkten? Ich meine, es gibt mehrere auf dem Markt, und manche haben fortschrittlichere Funktionen im Bereich Projektmanagement und Planung.

Gretchens Antwort ist wie immer präzise und geht direkt auf den Punkt:

Gretchen: Approval Studio gibt uns Flexibilität im Arbeitsablauf – wir haben immer verschiedene Optionen und können unseren Ansatz ändern. Es hat einfach am besten für unsere Bedürfnisse funktioniert, das ist alles – und der Preis war gut. Wir laden gerne die Ebenen unserer Datei in ein einziges Projekt hoch, sodass alles an einem Ort gebündelt ist.

Hier muss ich Ihnen einen kleinen Vorgeschmack darauf geben, was Approval Studio gerade auf den Tisch bringt: Wir brüten über vielen neuen, interessanten Funktionen, und die Möglichkeit, mit Ebenen zu arbeiten, ist schon lange fertig, seit dieses Interview erstmals veröffentlicht wurde. Während wir uns auf die Veröffentlichung vorbereiten, achten Sie darauf, unseren Updates zu folgen, um nichts zu verpassen! Und natürlich können Sie uns jederzeit Fragen stellen. Sichern Sie sich unbedingt Ihre kostenlose Testphase und lassen Sie uns wissen, was Sie denken!

Das Gute und das Schlechte

In der Designbranche ist es immer sehr wichtig, jedes Tool, das man verwenden möchte, in den Arbeitsablauf zu integrieren. Das kann viele Dinge beeinflussen, von der Verfügbarkeit von Informationen bis zur Qualität der Teamarbeit. Kein Wunder, dass dies eine der interessantesten Fragen ist, die Neueinsteiger bei Approval Studio beschäftigt, und hier ist, was unsere Gäste dazu zu sagen haben:

Andrew: War es schwer, mit Approval Studio zu arbeiten und es in Ihren Geschäftsprozess zu integrieren? Ich weiß, dass große Teams normalerweise einen Moment der Ablehnung gegenüber Neuem haben. Gab es Beschwerden?

Gretchen: Ich glaube nicht, dass es für die Leute so schwer war, es zu lernen. Es wirkte ziemlich schnell, ziemlich selbsterklärendund sehr benutzerfreundlich. Ich glaube nicht, dass wir viele Probleme mit Beschwerden hatten. Es lief ziemlich reibungslos.

Approval Studio ist sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation konzipiert. Einige unserer Kunden nutzen es nur, um mit ihren eigenen Kunden zu kommunizieren, andere bevorzugen eine tiefergehende interne Kommunikation. Wie ist der Ansatz eines so großen Unternehmens wie CSS, jetzt noch größer als Teil von DGA?

Stefanie: Wir haben das noch nicht bis zum Käufer gebracht. Ich glaube nicht, dass wir im Moment so tief in den Prozess gehen müssen. Im Moment haben wir mit unseren internen Kunden zu tun, im Wesentlichen unserer Marketing- und Vertriebsabteilung. Was jedoch unsere internen Kunden betrifft, ist das Feedback, das wir bekommen, sehr gut. Sie sind sehr begeistert und sehr dankbar, dass wir diese Kollaborationssoftware eingeführt haben, besonders jetzt, wo wir zur Remote-Arbeit gezwungen sind. Es kam für uns also genau zur richtigen Zeit, und ich denke, das hat geholfen, alle mit ins Boot zu holen. Außerdem erhalten wir tatsächlich enorme Unterstützung von Approval Studio, und Ihr Team ist sehr hilfsbereit bei der Reaktion auf die Bedürfnisse unseres Arbeitsablaufs. Es war ein riesiger Schritt, alle mit ins Boot zu holen.

Es ist für mich immer eine große Freude, solche Rückmeldungen von unseren Kunden zu hören, und ich kann ehrlich gesagt nicht anders, als zu lächeln. Es gibt jedoch immer die andere Seite, die genauso wichtig ist: die Nachteile. Ich bitte Gretchen und Stefanie, ein paar zu nennen, in der Hoffnung, dass wir auch dort noch Verbesserungen vornehmen können. Da Gretchen nicht direkt mit dem System arbeitet, gibt sie diese Frage höflich weiter, aber Stefanie stillt meine Neugier:

Stefanie: Wir hatten anfangs schon ein paar kleine Probleme. Wir hatten einige Probleme mit der visuellen Darstellung unserer komplizierteren Illustrator-Dateien. Aber es scheint mir, dass alles, was wir angesprochen haben, entweder durch Weiterentwicklung und Fehlerbehebungen oder durch einen Workaround gelöst wurde. Ich weiß, dass wir anfangs eine Lineal-Funktion brauchten, damit unser Team Maße und Ähnliches bestätigen konnte. Und das wurde sehr schnell entwickelt.

Arbeitsablauf in der Quarantäne

Wir sprechen weiter über einige andere Bugs und Probleme, bei deren Lösung uns CSS geholfen hat – genau das ist der Grund, warum sich unsere Zusammenarbeit für beide Seiten als sehr fruchtbar erwiesen hat. Ein Kunde, der nie zögert, Probleme im System aufzuzeigen, ist für uns immer sehr wertvoll, da es uns hilft zu wachsen. Nach ein bisschen Smalltalk über unsere Zusammenarbeit fahre ich mit unserer letzten Frage für heute fort, die die gesamte Designbranche seit einiger Zeit beschäftigt – die Frage nach dem Coronavirus und seinen Auswirkungen, über die wir in einem unserer älteren Artikelspekuliert haben.

Andrew: Zu Beginn unseres Gesprächs sagten Sie, dass Approval Studio jetzt, während des COVID-19-Lockdowns, besonders nützlich geworden ist. Warum? Und was wäre in Ihrem Arbeitsablauf anders, wenn Sie unsere Korrekturlesen-App nicht nutzen würden?

Gretchen: Nun, wir würden PDFs und E-Mails verschicken, denn das haben wir früher gemacht. Das würde sehr verwirrend werden, weil es nicht so organisiert wäre, wie es in Approval Studio der Fall ist. Es wäre auf diese Weise viel schwieriger. Und mit der Software sind alle Kommentare direkt da, und wir können jederzeit darauf zurückgreifen.

Stefanie: Zum Beispiel betreffen einige unserer Projekte mehrere Produkte in einer einzigen Verpackung. Wenn wir Approval Studio also nicht verwenden würden, würden wir E-Mails an vier verschiedene Personen schicken, die das Ganze mit 20 verschiedenen Artikeln prüfen müssten, und der E-Mail-Verkehr würde ziemlich ausufern… Es ist so gut wie unmöglich, jeden einzelnen Kommentar nachzuverfolgen, und irgendetwas würde definitiv übersehen werden.

Statt eines Fazits

Danach tauschen wir wie üblich Höflichkeiten aus und beenden unser Gespräch – wir hoffen sehr, dass es für Sie interessant war, eine Meinung von außen zu hören und einen weiteren echten Anwendungsfall von einem unserer Kunden kennenzulernen. Wir werden versuchen, solche Interviews in Zukunft öfter zu veröffentlichen. Welche Fragen Sie auch haben mögen, zögern Sie nicht, es uns wissen zu lassen, und vielleicht sind Sie der nächste Interviewpartner in unserer Creative-Opinions-Reihe.

Bleiben Sie sicher und haben Sie einen schönen Tag!