Le magazine New Time raconte son utilisation d’Approval Studio

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Nous avons pas mal d’articles différents sur notre blog qui prouvent l’efficacité des outils de relecture en général et d’Approval Studio en particulier. Cependant, la plupart d’entre eux restent assez théoriques, nous avons donc décidé de publier un petit cas d’usage concret.

Introduction

Approval Studio Pro est utilisé par le magazine Novoe Vrema (New Time) et son équipe depuis plusieurs mois. Notre chef de produit a contacté le directeur artistique du magazine — Alex Samovarov — et lui a demandé de partager son expérience.

Alex travaille dans le monde de la publicité depuis plus de 25 ans. Il a débuté comme designer dans un magazine et est devenu directeur artistique d’un groupe média appelé KP Media. Alex était responsable des éléments visuels de plusieurs grands périodiques ukrainiens, tels que KyivPost et Korrespondent, Afisha, Novynar, Pani, Vona (ces périodiques n’ont pas besoin d’être présentés en Ukraine). 

Il y a environ 5 ans, Alex a été invité à créer un tout nouveau magazine appelé Novoe Vremia (New Time) et a réuni toute son équipe autour de lui. Alex est responsable de l’identité visuelle du magazine – logo, design global et charte graphique. Il a également participé à la création de la version en ligne du magazine.

Assez parlé de présentations, il est évident que nous avons affaire à une personne très intéressante. Posons quelques questions à Alex !

Comment fonctionne un magazine en ligne

Andrew: Alex, pouvez-vous nous dire quelques mots sur votre rôle au sein du journal ? 

Alex: Novoe Vremia est un magazine hebdomadaire de plus de 60 pages. Outre la ligne visuelle habituelle, chaque numéro compte 3 à 4 articles avec des infographies, petites et grandes. En ce qui concerne le service infographie, dont je m’occupe aussi, nous mettons en image les données fournies par les journalistes et essayons de les rendre attrayantes. Mon rôle consiste à décider, dès le départ, à quoi cela doit ressembler, ce qu’il faut inclure et quels sont les éléments principaux – les couleurs, les photographies, etc. Ensuite, les designers créent la partie visuelle et je me contente de superviser le processus. Je participe aussi à la création de la couverture du magazine. Je veux dire, à trouver l’idée. Nous brainstormons avec le comité de rédaction, le rédacteur en chef, le rédacteur en chef adjoint et le producteur. Ensuite, je commence à la concevoir. En général, il n’y a qu’une seule journée pour accomplir toutes ces tâches. Je m’occupe aussi en partie de la mise en forme typographique des articles du journal. C’est probablement tout pour ma routine hebdomadaire.

Andrew: Cela fait beaucoup pour un seul homme. Alors, comment avez-vous décidé de tester Approval Studio quand nous vous avons contacté en début d’année ? Vous semblez être quelqu’un de très occupé qui n’a pas le temps d’essayer une application dont il n’a jamais entendu parler…

Alex: C’est un cliché, mais je suis toujours ouvert aux nouvelles propositions. Vous aviez l’air d’être des gens sérieux qui creusaient vraiment le problème. Je ne sais pas, ça m’a plu et j’ai eu envie d’essayer. Côté pire scénario, on ne perdait rien. Côté meilleur scénario, on gagnait en flexibilité, en mobilité et en rapidité. Nous envoyons le journal à l’impression le mercredi à minuit, et l’échéance arrive toujours plus vite qu’on ne le pense. Et votre application nous permet de concentrer nos efforts sur les choses vraiment importantes plutôt que sur la paperasse comme avant. Nous ne perdons plus de temps avec ça. 

Utiliser Approval Studio

Alex a déjà commencé à me parler de leur expérience avec notre outil de relecture, et je suis ravi de poursuivre sur ce sujet. Ma question est : est-ce qu’Approval Studio les a aidés ?

Alex: Absolument ! Franchement, je n’imagine pas revenir à notre façon de travailler d’avant Approval Studio. Revenir à tous ces allers-retours d’e-mails et ces commentaires oraux qui finissent par se perdre ou être oubliés – ça ressemble à un cauchemar (rires).

Andrew: Et en repensant à cette « ère avant Approval Studio », saviez-vous que vous aviez ce genre de problème ? Je veux dire, des commentaires perdus, du temps perdu en paperasse, etc. Avez-vous essayé de trouver une solution à ce problème ?

Alex: Pas du tout. C’était exactement le cas où l’on ne connaissait pas le problème, et on nous a offert la solution en premier. Et les résultats nous ont vraiment plu ! 

Je veux dire, on se doutait peut-être qu’on perdait du temps sur certaines choses, mais on considérait ça comme normal. « Bon, oui, mais qu’est-ce qu’on peut y faire ? » Alors, quand vous nous avez proposé Approval Studio, on a été surpris d’obtenir une réponse aussi simple à cette question (rires).

Étant moi-même manager, je suis curieux de savoir comment ils ont mis en œuvre ce changement, alors je demande à Alex si la transition entre leur ancien flux de travail par e-mails et Approval Studio a été difficile.

Alex: Comme pour toute nouvelle application inconnue. Au début, on clique un peu partout en essayant de comprendre ce qui se passe. Mais on finit par s’y habituer. Et encore une fois, je vous ai donné des retours sur ce qu’il fallait changer et améliorer, et vous l’avez fait. Merci de nous avoir écoutés, d’ailleurs. Ce bouton « masquer les annotations » fait vraiment gagner du temps. Nous en avons plus de dix (annotations) sur une seule illustration, et c’était pénible de toutes les écarter pour voir l’image elle-même. Et maintenant, il me suffit d’appuyer sur un bouton pour voir l’image, un autre clic, et je vois toutes les annotations. 

Petite précision : de nouvelles fonctionnalités sont continuellement ajoutées à notre outil, et si vous pensez que nous avons besoin d’un ajout à notre offre actuelle — n’hésitez pas à nous le faire savoir. Nous serons ravis d’avoir de vos nouvelles !

Formules de l’outil et cycles de révision

En utilisant l’outil, Alex et son équipe sont passés de notre formule Lite à la formule Pro. Je lui demande si cela a été difficile et quels bénéfices ils en ont tirés.

Alex: La version Lite me suffisait amplement, et franchement, je n’utilise même pas la moitié de ce que propose la version PRO. Ces fonctionnalités sont probablement pour mon équipe, qui semblait apprécier Pro. Moi, je n’utilise que les quelques éléments dont j’ai besoin. Vous savez, j’ai ces colonnes avec les projets et les tâches. Je clique dessus et je fais mon travail. Tout le reste se passe en arrière-plan. Je ne vois que ce que j’ai besoin de voir. 

Franchement, je vous avoue que je ne comprends pas entièrement la version PRO. J’ai trois grandes colonnes, et je rentre simplement dans chaque tâche, je l’ouvre et je travaille dessus. LITE me convenait parfaitement, mais les autres membres de l’équipe préfèrent peut-être PRO. Pour ma part, je n’utilise pas toutes les fonctionnalités. Je n’utilise que ce dont j’ai besoin.

Tout va très bien pour l’instant, et je suis satisfait de ce que nous avons. 

Andrew: D’habitude, nous présentons Approval Studio comme un outil de collaboration pour les équipes à distance ou pour le travail avec des relecteurs externes. Nous n’avons même pas encore abordé les avantages d’utiliser Approval Studio pour des services de design internes ou un usage purement interne. Votre équipe, elle, se trouve dans un seul bâtiment, voire un seul étage. Quels sont les autres aspects, non mentionnés plus haut, qu’Approval Studio a améliorés pour vous ? 

Alex: C’est probablement la « tranquillité » que nous avons maintenant. Personne ne vous dérange sans arrêt pour vous demander de regarder quelque chose. Vous faites votre travail tranquillement ; tout le monde est occupé de son côté. Quand vous avez le temps, vous ouvrez simplement le fichier à réviser, vous ajoutez un commentaire et vous continuez vos tâches. Le designer voit vos commentaires, et vous savez qu’il est déjà en train d’y travailler. Je ne sais pas comment l’expliquer… Peu importe que vous soyez dans la même pièce ou aux quatre coins du monde, vous travaillez ensemble sans accroc. 

Quand c’est calme ici, on peut se concentrer davantage sur nos tâches. On est moins anxieux, vous savez. Vous n’avez pas besoin d’aller quelque part pour me dire ce que vous pensez. Vous l’écrivez simplement dans Approval Studio, et c’est là. Ça ne se perd pas. Et c’est très important. Vous n’avez pas besoin de le répéter une deuxième fois. Ni une troisième fois, juste parce que ça m’est sorti de la tête. Même le plus petit détail est là, et on ne peut pas l’oublier. 

Un fait intéressant : j’ai lu un jour une interview de Serhii Maidukov, qui a créé des illustrations pour la couverture du Guardian. Il a raconté avoir reçu un jour 58 e-mails de demandes de modifications. Sachant à quel point ce genre de processus peut être pénible – c’est exactement ce contre quoi nous luttons –, je me demande combien de demandes de modifications Alex reçoit habituellement et combien de cycles il faut pour tout corriger.

Alex: Ça dépend vraiment. Un visuel peut avoir 3 à 4 cycles. D’autres peuvent avoir 7, voire 8 versions. Il faut comprendre que je ne suis pas la seule personne à réviser les graphismes, et mes commentaires ne sont pas forcément les plus importants. Plusieurs personnes demandent des modifications – des aspects techniques, du texte ou des commentaires généraux viennent de différentes personnes à différentes étapes.

Alex prend alors un instant pour demander à ses designers le nombre moyen d’annotations. Il revient rapidement avec la réponse :

Alex: Oui. En moyenne, nous avons 6 commentaires, mais parfois même 20 annotations sont possibles. Et le nombre moyen de cycles serait de 3 – peut-être trois ou quatre cycles. 

Andrew: Dernière question. À quelle fréquence utilisez-vous les modes de comparaison d’Approval Studio ?

Alex: Pas si souvent que ça. Nous travaillons très vite, comme je l’ai dit, parfois toute la magie opère en une seule journée. Mais quand nous avons besoin de vérifier quelque chose, c’est une bonne option à avoir.

Le mode comparaison est une sorte de mode triche pour Alex et son équipe. Ils ont un jeu aussi vieux que leur journal. Dans chaque numéro de leur magazine, ils cachent un seul et même élément dans leur plus grande infographie. Ceux qui sont au courant le cherchent chaque semaine. Et croyez-moi, leur version du « Où est Charlie ? » est redoutable. Comme Alex me l’a expliqué, le mode comparaison est interdit dans ce jeu. Sinon, où serait l’intérêt du jeu ?

Le magazine pendant le confinement

L’interview originale s’arrêtait là, mais nous nous sommes dit qu’il serait bon de demander un autre commentaire à Alex. Nous l’avons recontacté en avril 2020 pour savoir comment son équipe s’en sortait pendant la quarantaine liée au COVID-19.

Alex: Pendant le confinement, j’ai 2 principaux canaux de communication avec l’équipe – Zoom et Approval Studio. Franchement, nous pourrions très bien nous passer de Zoom – quelques appels téléphoniques suffiraient. Mais Approval Studio est quelque chose dont nous ne pourrions pas nous passer. Sans lui, toutes ces demandes de modifications se transformeraient en une chaîne interminable d’e-mails, et, comme d’habitude, quelque chose finirait forcément par se perdre. Sans Approval Studio, nous ne pourrions pas maintenir le rythme et la haute qualité de notre travail.

L’équipe d’Alex a eu la chance de commencer à utiliser Approval Studio bien avant le confinement. Leur processus de révision était déjà optimisé grâce à Approval Studio. Alors, si vous n’utilisez pas encore notre outil de relecture, c’est le moment idéal pour l’essayer. Créez votre compte d’essai gratuit ou contactez notre équipe de support pour une démo gratuite. Nous serons ravis de vous aider à adapter votre processus d’approbation à la nouvelle réalité de la collaboration à distance.

En guise de conclusion

J’espère que cette courte conversation avec Alex vous aura intéressé. Alex et son équipe nous aident beaucoup avec leurs idées d’amélioration, et certaines des nouvelles fonctionnalités que vous avez vues dans nos dernières mises à jour ont été proposées par ces personnes créatives. Nous apprécions leur aide et vous encourageons à contacter notre support avec vos propres idées pour rendre Approval Studio encore meilleur. Ne soyez pas timide. Contactez-nous aujourd’hui, et notre prochaine histoire parlera peut-être de vous.