La revista New Time cuenta cómo usa Approval Studio

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Tenemos bastantes artículos diferentes en nuestro blog que demuestran la eficacia de las herramientas de revisión en general y de Approval Studio en particular. Sin embargo, la mayoría de ellos son bastante teóricos, así que decidimos publicar un pequeño caso práctico.

Introducción

Approval Studio Pro ha sido utilizado por la revista Novoe Vrema (New Time) y su equipo durante los últimos meses. Nuestro Product Manager se puso en contacto con el director de arte de la revista, Alex Samovarov, y le pidió que compartiera su experiencia.

Alex lleva más de 25 años trabajando en el mundo de la publicidad. Comenzó como diseñador en una revista y llegó a ser director de arte de un grupo mediático llamado KP Media. Alex estuvo a cargo de los componentes visuales de varias de las principales publicaciones ucranianas, tales como KyivPost y Korrespondent, Afisha, Novynar, Pani, Vona (estas publicaciones no necesitan presentación en Ucrania). 

Hace unos 5 años, invitaron a Alex a crear una revista completamente nueva llamada Novoe Vremia (New Time) y él llevó consigo a todo su equipo. Alex está a cargo de la identidad visual de la revista: logotipo, diseño general y manual de marca. También ha participado en la creación de la versión online de la revista.

Basta ya de presentaciones, es evidente que tenemos a una persona muy interesante con quien hablar. ¡Hagámosle algunas preguntas a Alex!

Cómo funciona una revista online

Andrew: Alex, ¿puedes contarnos unas palabras sobre tu papel en la revista? 

Alex: Novoe Vremia es una revista semanal de más de 60 páginas. Además de la línea visual habitual, cada número incluye entre 3 y 4 artículos con infografías, pequeñas y grandes. En cuanto al departamento de infografía, del que también me ocupo, visualizamos los datos que nos proporcionan los periodistas e intentamos que resulten atractivos. Mi papel consiste en decidir, en la fase inicial, cómo debe verse, qué incluir y cuáles son los elementos principales: los colores, las fotografías, etc. Luego, los diseñadores crean la parte visual y yo solo superviso el proceso. También participo en la creación de la portada de la revista. Me refiero a idear el concepto. Hacemos una lluvia de ideas con el consejo editorial, el redactor jefe, el subdirector y el productor. Después empiezo a diseñarla. Por lo general, solo hay un día para completar todas estas tareas. También me encargo en parte del formato tipográfico de los artículos de la revista. Eso es probablemente toda mi rutina semanal.

Andrew: Eso suena a mucho trabajo para una sola persona. Entonces, ¿cómo decidiste probar Approval Studio cuando te contactamos a principios de año? Pareces una persona muy ocupada que no tiene tiempo para probar una aplicación de la que nunca ha oído hablar…

Alex: Es un cliché, pero siempre estoy abierto a nuevas propuestas. Parecíais profesionales que profundizaban de verdad en el problema. No sé, me gustó y quise probarla. Hablando del peor escenario, no perderíamos nada. En cuanto al mejor, ganaríamos algo más de flexibilidad, movilidad y rapidez en el proceso. Enviamos la revista a imprenta a medianoche los miércoles, y el plazo siempre se nos echa encima sin darnos cuenta. Y vuestra aplicación nos permite centrar los esfuerzos en cosas más importantes en lugar de en el papeleo, como antes. Ya no perdemos el tiempo en eso. 

Usar Approval Studio

Alex ya había empezado a contarme sobre su experiencia con nuestra herramienta de revisión, y estoy encantado de seguir con el tema. Mi pregunta es: ¿les ayudó Approval Studio?

Alex: ¡Por supuesto! Sinceramente, no me imagino volviendo a la forma en que trabajábamos antes de Approval Studio. Volver a todos esos correos de ida y vuelta y a los comentarios verbales que suelen perderse u olvidarse… suena a pesadilla (risas).

Andrew: Y volviendo a esa «era antes de Approval Studio», ¿sabíais que teníais este tipo de problema? Me refiero a comentarios perdidos, tiempo perdido en papeleo, etc. ¿Intentasteis encontrar una solución a ese problema?

Alex: En absoluto. Este era exactamente el caso en el que no conocíamos el problema y nos ofrecieron la solución primero. ¡Y los resultados nos gustaron mucho! 

Es decir, puede que sospecháramos que estábamos perdiendo el tiempo en algunas cosas, pero lo dábamos por sentado. «Bueno, sí, pero ¿qué se le va a hacer?». Así que, cuando nos ofrecisteis Approval Studio, nos sorprendió obtener una respuesta tan sencilla a esa pregunta (risas).

Ahora, como gestor que soy yo mismo, tengo curiosidad por saber cómo implementaron el cambio, así que le pregunto a Alex qué tan difícil fue la transición desde su antiguo flujo de trabajo con correos electrónicos y todo lo demás hacia Approval Studio.

Alex: Lo mismo que con cualquier aplicación nueva y desconocida. Al principio, haces clic por todas partes intentando entender qué está pasando. Pero luego te acostumbras. Y de nuevo, os di comentarios sobre las cosas que había que cambiar y mejorar, y lo hicisteis. Gracias por escuchar, por cierto. Ese botón de «ocultar anotaciones» realmente ahorra tiempo. Tenemos más de diez de ellas (anotaciones) en una sola ilustración, y era doloroso apartarlas todas para ver la imagen en sí. Y ahora solo pulso un botón y puedo ver la imagen, otro clic, y veo todas las anotaciones. 

Una pequeña nota aquí: se están implementando constantemente nuevas funciones en nuestra herramienta, y si creéis que necesitamos alguna incorporación nueva a nuestra oferta actual, no dudéis en hacérnoslo saber. ¡Estaremos encantados de saber de vosotros!

Paquetes de la herramienta y ciclos de revisión

Ahora, mientras usaban la herramienta, Alex y su equipo pasaron de nuestro paquete Lite al Pro. Le pregunto si fue difícil hacerlo y qué beneficios obtuvieron.

Alex: La versión Lite me bastaba totalmente, y sinceramente, no uso ni la mitad de lo que ofrece la versión PRO. Esas funciones probablemente son para mi equipo, a quien parecía gustarle Pro. Yo solo uso las pocas cosas que necesito. Ya sabes, tengo esos carriles con proyectos y tareas. Hago clic en ellos y hago mi trabajo. Todo lo demás se hace en segundo plano. Solo veo las cosas que necesito hacer. 

Bueno, te diré con franqueza que no entiendo del todo la versión PRO. Tengo tres columnas grandes ahí, y simplemente entro en cada tarea, la abro y trabajo en ella. LITE me convenía por completo, pero es posible que a los chicos les guste más PRO. En cuanto a mí, no uso toda la funcionalidad. Uso solo lo que necesito.

Todo va genial por ahora, y estoy contento con lo que tenemos. 

Andrew: Normalmente, promocionamos Approval Studio como una herramienta para la cooperación de equipos remotos o para trabajar con revisores externos. Ni siquiera hemos empezado a explicar las ventajas de usar Approval Studio para departamentos de diseño internos o para uso puramente interno. Vuestro equipo, sin embargo, está en un mismo edificio o incluso en la misma planta. ¿Qué otras cosas, no mencionadas anteriormente, ha mejorado Approval Studio para vosotros? 

Alex: Probablemente sea la «paz y tranquilidad» que tenemos ahora. Nadie te molesta constantemente pidiéndote que mires cosas todo el tiempo. Simplemente haces tu trabajo con tranquilidad; todos están ocupados con sus propios asuntos. Cuando tienes tiempo, abres el archivo para revisarlo, añades un comentario y sigues trabajando en tus tareas. El diseñador es consciente de tus comentarios, y sabes que ya está trabajando en ellos. No sé cómo explicarlo… No importa si estáis sentados en la misma sala o en distintas partes del mundo, trabajáis juntos sin problemas. 

Cuando está tranquilo aquí, podemos concentrarnos más en nuestras tareas. Estamos menos ansiosos, ¿sabes? No necesitas ir a ningún sitio a decirme lo que piensas. Simplemente lo escribes en Approval Studio, y ahí queda. No se pierde. Y eso es muy importante. No necesitas repetirlo una segunda vez. Ni una tercera, solo porque se me olvidó. Hasta el detalle más pequeño está aquí, y no se puede olvidar. 

Un dato curioso: una vez leí una entrevista con Serhii Maidukov, quien creó ilustraciones para la portada de The Guardian. Mencionó que una vez recibió 58 correos con solicitudes de cambios. Sabiendo lo doloroso que puede ser ese proceso, ya que es exactamente contra lo que luchamos, me pregunto cuántas solicitudes de cambios suele recibir Alex y cuántos ciclos hacen falta para corregirlo todo.

Alex: Realmente depende. Una pieza artística puede tener entre 3 y 4 ciclos. Otras pueden tener 7 o incluso 8 versiones. Hay que entender que no soy la única persona que revisa los gráficos, y mis comentarios pueden no ser los más importantes. Hay varias personas que piden cambios: algunos aspectos técnicos, redacción o comentarios generales llegan de diferentes personas en distintas etapas.

Ahora, Alex se toma un momento para preguntar a sus diseñadores sobre el número promedio de anotaciones. Vuelve enseguida con la respuesta:

Alex: Sí. En promedio, tenemos 6 comentarios, pero a veces son posibles hasta 20 anotaciones. Y el número promedio de ciclos sería 3, tal vez tres o cuatro ciclos. 

Andrew: La última pregunta. ¿Con qué frecuencia usáis los modos de comparación de Approval Studio?

Alex: No con tanta frecuencia. Trabajamos muy rápido, como mencioné, a veces toda la magia ocurre en un solo día. Pero cuando necesitamos comprobar algo, es una buena opción tenerlo.

El modo de comparación es una especie de modo trampa para Alex y su equipo. Tienen un juego tan antiguo como su revista. En cada número de su revista, esconden un mismo elemento en la infografía más grande que tienen. Quienes lo saben lo buscan cada semana. Y créeme, su versión de «¿Dónde está Wally?» es muy complicada. Como me contó Alex, el modo de comparación está prohibido en este juego. De lo contrario, ¿dónde estaría la gracia del juego?

La revista durante el confinamiento

La entrevista original terminaba en este punto, pero pensamos en pedirle a Alex otro comentario. Nos pusimos en contacto con él en abril de 2020 para preguntarle cómo le iba a su equipo durante la cuarentena por COVID-19.

Alex: Durante el confinamiento, tengo 2 canales de comunicación principales con el equipo: Zoom y Approval Studio. Sinceramente, podríamos vivir perfectamente sin Zoom; con unas pocas llamadas telefónicas bastaría. Pero Approval Studio es algo sin lo que no podríamos arreglárnoslas. Sin él, todas esas solicitudes de cambios se convertirían en una cadena interminable de correos electrónicos, y, como de costumbre, algo definitivamente se perdería. Sin Approval Studio, no podríamos mantener el ritmo ni la alta calidad de nuestro trabajo.

El equipo de Alex tuvo la suerte de empezar a usar Approval Studio mucho antes del confinamiento. Ya tenían su proceso de revisión optimizado gracias a Approval Studio. Así que, si todavía no estáis usando nuestra herramienta de revisión, este es el momento ideal para probarla. Configurad vuestra cuenta de prueba gratuita o contactad con nuestro equipo de soporte para una sesión de demostración gratuita. Estaremos encantados de ayudaros a adaptar vuestro proceso de aprobación a la nueva realidad de la colaboración remota.

En lugar de una conclusión

Espero que nuestra breve conversación con Alex os haya resultado interesante de leer. Alex y su equipo nos ayudan mucho con sus ideas para mejoras, y algunas de las nuevas funciones que habéis visto en nuestros últimos lanzamientos fueron propuestas por estas personas creativas. Apreciamos su ayuda y os animamos a contactar con nuestro soporte con vuestras propias ideas sobre cómo hacer que Approval Studio sea aún mejor. No seáis tímidos. Contactadnos hoy mismo, y nuestra próxima historia podría ser sobre vosotros.