Cómo hacer un flujo de trabajo adecuado y qué herramientas usar

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Recuerdo que hablé con mi madre hace años. Acabo de empezar la universidad y me sentí abrumado por todo lo que tenía que hacer tanto académicamente como en mi vida personal (vivir lejos de tus padres por primera vez no es ninguna broma, y todos lo sabéis). Entonces me dijo que no le sorprendió en absoluto porque no tenía ningún sistema. Más tarde, encontré esta palabra en tantos vídeos, libros y artículos sobre «cómo ser productivo». Y decidí intentarlo, porque seguro que si tanta gente habla de ello, debería funcionar.

Así que creé una lista de tareas, las prioricé, establecí plazos y definí cómo mantenerme en el camino correcto y responsable. Ahora, algunos años después (y con jerga corporativa), miro atrás y pienso: «Chica, es un flujo de trabajo.»

Por qué y qué flujo de trabajo

Al final, básicamente, ¿qué es un flujo de trabajo? El flujo de trabajo es un conjunto de tareas y actividades que tienen una fecha de finalización, están conectadas por un objetivo común y ayudan a alcanzar dicho objetivo. Son los mismos sistemas que te ayudan a ser constante en el gimnasio o a aprender un nuevo idioma, traducidos en tu trabajo. Un objetivo que tienes está dividido en tareas que deben completarse en un tiempo determinado, por ciertas personas, para que puedas alcanzarlo. No es diferente en un entorno laboral: simplemente tienes objetivos distintos y una misión secundaria de colaboración en equipo.

A lo largo de este artículo te daré dos tipos de ejemplos: uno desde la perspectiva de la vida personal (aprender un idioma) y otro de una agencia de diseño que trabaja en nuevas obras de arte, para que quede más claro cómo ciertos aspectos del flujo de trabajo se muestran tanto en lo que llamamos «un sistema» como en «un flujo de trabajo».

Entonces, ¿por qué necesitas un flujo de trabajo? Responder a esto en relación con un objetivo personal es fácil. Aprender un idioma sin sistema es como intentar golpear continuamente tu mano contra la mesa, esperando que las moléculas milagrosamente se desconecten y que tu mano pase a través. Si no sirve de nada, al final te fracturarás. Sin embargo, crear un sistema te da el conocimiento, las herramientas y el tiempo necesarios para intentar realmente el túnel cuántico. Y tus posibilidades pasan de ser imposibles a alcanzables.

No solo mejoras tus posibilidades, sino que también tienes más tiempo para hacer tu trabajo realmente. Lo que, a su vez, se traduce en una entrega más rápida, menos errores y ejecutivos muy satisfechos. ¿Qué no se puede amar?

¿Cómo es el flujo de trabajo?

Bueno… Hay una cosa. Crear un flujo de trabajo por primera vez es un verdadero dolor de cabeza. Especialmente por primera vez. Me llevó casi un año perfeccionar un flujo de trabajo para mis estudios y mi vida. Por desgracia, no todo el mundo (especialmente en los negocios) tiene ese tiempo. ¡Por suerte, me tienes a mí! Déjame guiarte por tres etapas y media de creación de flujo de trabajo.

Etapa 1: Pensar y analizar

Esta etapa es crucial porque su calidad determina cuántas veces tendrás que ajustar un flujo de trabajo más adelante. Aquí, tu tarea principal es observar y analizar. Como en cualquier otra etapa, esto tiene tres componentes principales: analizar objetivos, supervisar el trabajo e incluir a las personas.

Vamos a hablar de cada uno con más detalle.

Analiza los objetivos. Hemos comentado que el objetivo principal del flujo de trabajo es alcanzar una meta. Así que, naturalmente, el primer paso es entender qué objetivos tienes. ¿Aprender un idioma, aprobar un examen? ¿Lanzar una campaña, vender una camiseta o crear un libro de marca para un cliente? Un objetivo bien definido es el mejor primer paso.

Supervisa el trabajo. Después, te conviertes en un observador silencioso, un fantasma de la Navidad presente si así lo deseas. Tu tarea principal es entender qué tienes que hacer para alcanzar ese objetivo. Qué, cómo, dónde y cuánto tiempo estás haciendo cosas para llegar al resultado final. ¿Qué tienes que hacer o qué quieres hacer? ¿Qué herramientas necesitas para cada paso? Básicamente, tienes que crear una lista de tareas (no necesariamente en el orden correcto), plazos para cada tarea y herramientas también.

Incluye a la gente. Ahora que tienes el qué, piensa en el quién. En la vida personal, deberías pensar en todas las personas que participan en tu proceso de aprendizaje (tú, profesor, tutor, compañero de estudio, motivador). No hay un rol demasiado pequeño ni demasiado grande. En un entorno profesional, podrías pensar en cuántas personas tiene que pasar el diseño para estar listo (diseñadores, aprobadores, clientes, partes interesadas, etc.) La última parte de esta tarea es asociar a cada persona con una tarea específica desde el paso 1.

Fase 2: Creación y planificación

Puedes avanzar hasta esta fase, ahora que tienes una lista de objetivos (o un objetivo) y una lista vaga de tareas, cada una asociada a una persona concreta. Ahora, la etapa de planificación, o como me gusta llamarla, Hacer y Planificar. También consta de tres pasos: crear tareas, organizar tareas y la primera prueba real.

Crea tareas. Puede que ahora estés confundido. ¿Pero ya tenemos tareas? Sí, pero… No tienen un orden concreto y pueden parecer confusos. Tu principal tarea en este paso es ordenarlas, añadir una fecha límite, una herramienta y una persona a cada una. Por ejemplo, antes de saber que tenías que estudiar tres veces por semana con un tutor. Ahora, ya sabes que tienes que estudiar los lunes, jueves y sábados a las 18:30 con un tutor del colegio ABC los sábados online.

Organiza tareas. Este paso puede formar parte del anterior, así como ser independiente. En este punto, tu objetivo principal es entender la prioridad y urgencia de cada tarea y ordenarlas en consecuencia. Es cuando haces un primer experimento mental de tu flujo de trabajo. ¿Cómo tendrán que representarse estas tareas en un escenario real? Imagínate repasándolos paso a paso y considerando qué te parece mal.

Primera prueba real. ¡Bien! Por fin estás en la línea de meta y puedes probar tu flujo de trabajo de principio a fin. Dependiendo de los objetivos, este periodo de prueba puede variar. Si es nuestro ejemplo de objetivo personal (aprendizaje de idiomas), puedes probarlo durante una semana, ya que el objetivo es a largo plazo. Sin embargo, si es un objetivo menor (por ejemplo, si eres una empresa que vende camisetas personalizadas), puedes probar todo el flujo de trabajo de principio a fin y realmente entenderlo.

Etapa 3: Resolución de problemas

Por mucho que me gustaría que tu flujo de trabajo fuera desde el primer intento, las probabilidades son muy bajas. Lo más probable es que, durante las pruebas reales, encuentres lagunas o que no quedes satisfecho con los resultados. Por eso esta etapa es crucial. Hablemos de sus tres pasos: obtener feedback, identificar problemas, ajustar.

Busca opiniones. Normalmente, la gente (o incluso tú) tendrá opiniones sobre los nuevos procesos. Es importante que los escribas todos. Ya fuera un comentario pasajero, una sensación de desesperación o estrés, o un desbordamiento. Reúne todo en un solo lugar sin acortar el periodo de pruebas.

Identificar problemas. Ahora que el periodo de pruebas ha terminado, puedes volver a ese feedback y analizarlo. Entiende cuándo apareció, si estaba relacionado con una tarea/persona/fecha límite concreta, cuántas personas lo reportaron y cómo influyó en el objetivo en general. Sería aún mejor si pudieras hablar directamente con una persona que dejara ese comentario de nuevo para ayudarte a encontrar la causa raíz de por qué salió mal.

Ajustar. Ahora que tienes dónde [se equivocó] y por qué [se equivocó], puedes ajustar tu flujo de trabajo, como sea necesario. Baraja algunas tareas, añade nuevas, elimina otras y haz que se unan nuevos asignados. Puedes hacerlo hasta que el flujo de trabajo se sienta adecuado. Luego, vuelve hasta el tercer paso de la segunda etapa y repite hasta la perfección.

Etapa 3.5: Automatización

Esto es un paso extra; Sin embargo, puede ser tan crucial como todo lo anterior. Verás, puede ser un poco difícil controlar el flujo de trabajo si es solo en tu cabeza o en papel. Aquí tienes por qué se han creado sistemas mágicos para ayudarte no solo a monitorizar el flujo de trabajo, sino también a automatizarlo.

¿Cómo funciona esta automatización? Introduces los pasos de tu flujo de trabajo en el sistema, y este empuja algunas tareas que requieren poca o ninguna intervención. Por ejemplo, en el aprendizaje de idiomas, el sistema puede programar automáticamente las siguientes clases o crear una tarea de tarea después de cada una. Para los flujos de trabajo de diseño, el sistema crea nuevas tareas, las envía automáticamente a los asignados o inicia los procesos necesarios para el siguiente paso.

Y todo eso con poca o ninguna participación tuya. Por eso me encanta la automatización. De hecho, me da tiempo para centrarme en mi trabajo, no en tareas administrativas. Entonces, ¿qué puedes usar como herramienta de automatización de flujos de trabajo?

Las mejores herramientas de gestión de flujos de trabajo

Estudio de aprobación

Cuando empiezas a pensar en dónde suelen fallar los flujos de trabajo de diseño, casi siempre es en la fase de retroalimentación. Approval Studio soluciona esto para mí con anotaciones contextuales. No tengo que adivinar qué significa «esto parece raro», porque el comentario está fijado en el elemento exacto. Los plazos y los recordatorios automáticos contribuyen al flujo de trabajo tan ajustado. Sin embargo, lo mejor es la automatización. Approval Studio te permite añadir pasos específicos del flujo de trabajo y automatizarlo para que el sistema realice ciertas tareas por ti.

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Filestage

Filestage automatiza es similar. Diseña flujos de trabajo convirtiendo la lógica de revisión en reglas. Los procesos de aprobación en varias etapas aseguran que los archivos avancen solo después de que las personas adecuadas firmen, sin coordinación manual. Cada etapa tiene revisores y plazos predefinidos, lo que significa que el sistema impulsa el proceso. Los cambios de estado como «Cambios solicitados» o «Aprobados» ocurren automáticamente en función de las acciones del revisor. No necesitas interpretar los estados de retroalimentación ni enviar mensajes de actualización; El flujo de trabajo comunica su propio progreso.

Zapier

Zapier es pura automatización de flujos de trabajo, incluso con herramientas que aparentemente no parecen soportarlo. Conecta herramientas de diseño mediante lógica trigger–action, de modo que los pasos ocurren automáticamente en lugar de manualmente. Cuando se sube un diseño, Zapier puede crear una tarea. Cuando se concede la aprobación, puede notificar a Slack, actualizar Notion o mover un archivo a almacenamiento. A menudo utilizo rutas condicionales para automatizar diferentes flujos para aprobaciones internas y externas.

Notion

Notion automatiza los flujos de trabajo mediante la estructura en lugar de las acciones. Las propiedades de la base de datos actualizan automáticamente los estados, propietarios y plazos a medida que avanza el trabajo. Las plantillas automatizan la configuración del proyecto, así que cada nueva tarea de diseño comienza con la misma lista de comprobación, campos y pasos de revisión. Las automatizaciones dentro de las bases de datos pueden asignar tareas, cambiar estados o notificar a los compañeros cuando se cumplen condiciones. Esto convierte a Notion en un motor de flujos de trabajo ligero, no solo en documentación

Slack

Slack automatiza los flujos de trabajo actuando como la capa de entrega para todo lo demás. A través de integraciones y notificaciones automáticas, las actualizaciones de herramientas de aprobación, gestores de tareas y automatizaciones llegan instantáneamente sin necesidad de reenvío manual. Workflow Builder puede automatizar acciones sencillas como enrutar solicitudes, recopilar información o notificar a equipos específicos en función de los desencadenantes. La automatización aquí se basa en el timing. El mensaje adecuado llega a las personas adecuadas en el momento adecuado, sin esfuerzo extra.

Consideraciones finales:

Un buen flujo de trabajo consta de tres (y media) etapas sólidas. Y cuanto mejor sea tu trabajo en estas etapas, más fácil será el flujo de trabajo en todos los proyectos que se avecinan. Seguramente, las cosas cambian, pero la belleza del flujo de trabajo está en su flexibilidad. La tercera etapa es la que se quedará contigo para siempre. La resolución de problemas y ajustes se pueden realizar cada año para reflejar correctamente cada uno de tus objetivos. Y si alguna vez necesitas automatizarlos, Approval Studio hará que tus objetivos de diseño avancen más rápido y de forma más eficiente.

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