Den richtigen Workflow erstellen – und welche Tools man dafür braucht

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Ich erinnere mich, dass ich vor Jahren mit meiner Mutter gesprochen habe. Ich habe gerade mit dem Studium begonnen und war so überwältigt von allem, was ich sowohl akademisch als auch privat tun musste (zum ersten Mal von den Eltern getrennt zu leben ist kein Witz, und das wisst ihr alle). Sie sagte mir damals, dass sie überhaupt nicht überrascht sei, weil ich kein System habe. Später fand ich dieses Wort in so vielen „Wie man produktiv ist“-Videos, Büchern und Artikeln. Und ich beschloss, es auszuprobieren, denn wenn so viele Leute darüber sprechen, sollte es doch funktionieren.

Also erstellte ich eine Liste von Aufgaben, priorisierte sie, setzte Fristen und definierte, wie ich mich auf Kurs halten und verantwortlich halten kann. Jetzt, einige Jahre später (und mit Firmenjargon), blicke ich darauf zurück und denke mir: „Mädchen, das ist ein Workflow.“

Warum und welcher Workflow

Letztlich: Was ist im Grunde ein Workflow? Workflow ist eine Reihe von Aufgaben und Aktivitäten, die ein Enddatum haben, durch ein gemeinsames Ziel verbunden sind und helfen, dieses Ziel zu erreichen. Es sind alle dieselben Systeme, die dir helfen, im Fitnessstudio konsequent zu sein oder eine neue Sprache zu lernen, die in deine Arbeit übertragen wird. Ein Ziel, das du hast, ist in Aufgaben unterteilt, die in einer bestimmten Zeit von bestimmten Personen erledigt werden müssen, damit du es erreichen kannst. Im Arbeitsumfeld ist es nicht anders: Man hat einfach andere Ziele und eine Nebenquest der Teamzusammenarbeit.

Ich gebe Ihnen im gesamten Artikel zwei Arten von Beispielen: eines aus der Perspektive des Privatlebens (Spracherlernen) und das andere aus einer Designagentur, die an neuen Kunstwerken arbeitet, damit klarer wird, wie bestimmte Aspekte des Workflows sowohl in dem, was wir „ein System“ als auch „einen Workflow“ nennen, dargestellt werden.

Warum brauchst du also einen Workflow? Das im Zusammenhang mit einem persönlichen Ziel zu beantworten, ist einfach. Eine Sprache ohne System zu lernen ist, als würde man versuchen, ständig mit der Hand auf den Tisch zu schlagen, in der Hoffnung, dass die Moleküle sich auf wundersame Weise verfehlen und die Hand hindurchgeht. Nutzlos, und irgendwann hast du einen Bruch. Ein System zu erstellen gibt dir jedoch das nötige Wissen, die Werkzeuge und die Zeit, um tatsächlich Quantentunneling zu versuchen. Und deine Chancen gehen von unmöglich zu erreichbar.

Du erreichst nicht nur deine Chancen, sondern bekommst auch mehr Zeit, um tatsächlich zu arbeiten. Das wiederum führt zu schnellerer Auslieferung, weniger Fehlern und sehr zufriedenen Führungskräften. Was gibt es da nicht zu lieben?

Wie läuft der Ablauf?

Nun… Es gibt eine Sache. Einen Workflow zum ersten Mal zu erstellen, ist wirklich nervig. Vor allem zum ersten Mal. Es hat fast ein Jahr gedauert, bis ich einen Arbeitsablauf für mein Studium und mein Leben perfektioniert hatte. Leider hat nicht jeder (besonders im Geschäftsleben) so viel Zeit. Zum Glück hast du mich! Lassen Sie mich Sie durch eineinhalb Phasen der Workflow-Erstellung führen.

Stufe 1: Denken und Analysieren

Diese Phase ist entscheidend, weil ihre Qualität bestimmt, wie oft Sie später einen Arbeitsablauf anpassen müssen. Hier besteht Ihre Hauptaufgabe darin, zu beobachten und zu analysieren. Wie bei jeder anderen Stufe besteht auch diese aus drei Hauptkomponenten: Ziele analysieren, Arbeit überwachen und Personen einbeziehen.

Lassen Sie uns jede dieser Dinge ausführlicher besprechen.

Analysieren Sie Ziele. Wir haben besprochen, dass das Hauptziel des Workflows darin besteht, ein Ziel zu erreichen. Der allererste Schritt ist also natürlich, zu verstehen, welche Ziele du hast. Eine Sprache lernen, eine Prüfung bestehen? Eine Kampagne starten, ein T-Shirt verkaufen oder ein Markenbuch für einen Kunden erstellen? Ein klar definiertes Ziel ist der beste erste Schritt.

Überwachen Sie die Arbeit. Als Nächstes wirst du zu einem stillen Beobachter, ein Geist des gegenwärtigen Weihnachtens, wenn du willst. Deine Hauptaufgabe ist zu verstehen, was du tun musst, um dieses Ziel zu erreichen. Was, wie, wo und wie lange du Dinge machst, um zum Endergebnis zu gelangen. Was musst du tun oder willst du tun? Welche Werkzeuge benötigen Sie für jeden Schritt? Im Grunde musst du eine Liste von Aufgaben erstellen (nicht unbedingt in der richtigen Reihenfolge), Fristen für jede Aufgabe und auch Werkzeuge.

Beziehen Sie Menschen ein. Jetzt, wo du das Was hast, denk an das Wer. Im Privatleben solltest du an alle denken, die an deinem Lernprozess beteiligt sind (du, Lehrer, Nachhilfelehrer, Lernpartner, Motivator). Es gibt keine Rolle, die zu klein oder zu groß ist. In einem professionellen Umfeld könntest du darüber nachdenken, wie viele Personen das Design durchlaufen muss, um fertig zu sein (Designer, Gutachter, Kunden, Stakeholder usw.). Der letzte Teil dieser Aufgabe besteht darin, jede Person ab Schritt 1 mit einer bestimmten Aufgabe zu verknüpfen.

Stage 2: Making & Planning

Du kannst zu dieser Phase übergehen, jetzt, wo du eine Liste von Zielen (oder ein Ziel) und eine vage Liste von Aufgaben hast, bei denen jede mit einer bestimmten Person verknüpft ist. Nun, ist die Planungsphase, oder wie ich es nenne, Machen und Planen? Es besteht außerdem aus drei Schritten: Aufgaben erstellen, Aufgaben anordnen und zunächst echte Tests.

Erstelle Aufgaben. Vielleicht bist du jetzt verwirrt. Aber wir haben doch schon Aufgaben? Ja, aber… Sie haben keine bestimmte Reihenfolge und können verwirrend wirken. Deine Hauptaufgabe in diesem Schritt ist es, sie ordentlich zu gestalten, jedem eine Frist, ein Werkzeug und eine Person hinzuzufügen. Zum Beispiel musste man vorher dreimal pro Woche mit einem Nachhilfelehrer lernen. Jetzt weißt du, dass du montags, donnerstags und samstags um 18:30 Uhr mit einem Tutor von Schul-ABC online lernen musst.

Ordne Aufgaben. Dieser Schritt kann Teil des vorherigen sein, ebenso wie ein separater Schritt. An diesem Punkt ist Ihr Hauptziel, die Priorität und Dringlichkeit jeder Aufgabe zu verstehen und sie entsprechend zu sortieren. Dabei machen Sie ein erstes Gedankenexperiment über Ihren Arbeitsablauf. Wie müssen diese Aufgaben in einer realen Situation umgesetzt werden? Stell dir vor, du gehst sie Schritt für Schritt durch und überlegst, was sich falsch anfühlt.

Erste richtige Prüfung. Juhu! Du bist endlich auf der Ziellinie und kannst deinen Arbeitsablauf von Anfang bis Ende testen. Je nach Ziel kann diese Testphase variieren. Wenn es unser persönliches Ziel ist (Sprachenlernen), kannst du es eine Woche lang testen, da das Ziel langfristig ist. Wenn es jedoch ein kleineres Ziel ist (zum Beispiel wenn Sie ein Unternehmen sind, das maßgeschneiderte T-Shirts verkauft), können Sie den gesamten Arbeitsablauf von Anfang bis Ende testen und wirklich einen Überblick darüber bekommen.

Phase 3: Fehlerbehebung

So sehr ich mir auch wünschen würde, dass dein Arbeitsablauf vom ersten Versuch an ist, die Chancen dafür sind sehr gering. Höchstwahrscheinlich werden Sie während der tatsächlichen Tests auf Lücken stoßen oder mit den Ergebnissen unzufrieden sein. Deshalb ist diese Phase entscheidend. Lassen Sie uns die drei Schritte besprechen: Feedback einholen, Probleme identifizieren, anpassen.

Hol dir Feedback. Normalerweise haben Leute (oder sogar Sie) Meinungen zu den neuen Prozessen. Es ist wichtig, dass du sie alle aufschreibst. Ob es nun ein beiläufiger Kommentar war, ein Gefühl von Verzweiflung, Stress oder Überforderung. Sammeln Sie alles an einem Ort, ohne die Testzeit zu verkürzen.

Identifizieren Sie Probleme. Jetzt, da die Testphase vorbei ist, können Sie zu diesem Feedback zurückkehren und es analysieren. Verstehen Sie, wann es auftauchte, ob es mit einer bestimmten Aufgabe/Person/Frist zusammenhing, wie viele Leute es gemeldet haben und wie es das Ziel insgesamt beeinflusst hat. Es wäre noch besser, wenn du direkt mit einer Person sprechen könntest, die dieses Feedback hinterlassen hat, um dir zu helfen, die eigentliche Ursache zu finden, warum es schiefgelaufen ist.

Passen Sie sich an. Jetzt, da Sie wissen, wo [es falsch lief] und warum [es falsch lief], können Sie Ihren Arbeitsablauf anpassen, wie nötig. Verschiebe einige Aufgaben, füge neue hinzu, entferne andere und lass neue Zugeteilte dazu. Du kannst es so lange machen, bis sich der Arbeitsablauf richtig anfühlt. Dann gehe ich ganz zurück zum dritten Schritt der zweiten Stufe und wiederhole das bis zur Perfektion.

Phase 3.5: Automatisierung

Das ist ein zusätzlicher Schritt; Allerdings könnte es genauso wichtig sein wie all die vorherigen. Sehen Sie, es kann etwas schwierig sein, den Arbeitsablauf zu überwachen, wenn es nur im Kopf oder auf Papier ist. Deshalb wurden magische Systeme geschaffen, die Ihnen nicht nur helfen, den Workflow zu überwachen, sondern ihn auch zu automatisieren.

Wie funktioniert diese Automatisierung? Du gibst deine Workflow-Schritte ins System ein, und es werden Aufgaben übertragen, die kaum oder gar keine Intervention erfordern. Zum Beispiel kann das System beim Sprachenlernen automatisch die nächsten Kurse planen oder nach jeder eine Hausaufgabe erstellen. Für Design-Workflows erstellt das System neue Aufgaben, sendet sie automatisch an die Zugeordneten oder startet die für den nächsten Schritt benötigten Prozesse.

Und das alles mit wenig bis gar keinem Einfluss von dir. Deshalb liebe ich Automatisierung. Es gibt mir tatsächlich Zeit, mich auf meine Arbeit zu konzentrieren, nicht auf administrative Aufgaben. Was können Sie also als Tool zur Automatisierung von Workflows verwenden?

Beste Workflow-Management-Tools

Approval Studio

Wenn man darüber nachdenkt, wo Design-Workflows normalerweise abbrechen, ist das fast immer in der Feedback-Phase. Approval Studio behebt das für mich mit In-Context-Anmerkungen. Ich muss nicht raten, was „das sieht seltsam aus“ bedeutet, denn der Kommentar ist genau auf das Element angeheftet. Fristen und automatische Erinnerungen tragen zum engen Arbeitsablauf bei. Das Beste daran ist jedoch die Automatisierung. Approval Studio ermöglicht es dir, bestimmte Schritte des Workflows hinzuzufügen und es für das System zu automatisieren, damit es bestimmte Aufgaben für dich erledigt.

Unsure how to automate a design workflow?

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Filestage

Filestage Automates ist ähnlich. Es gestaltet Arbeitsabläufe, indem es Review-Logik in Regeln umwandelt. Mehrstufige Genehmigungsflüsse sorgen dafür, dass die Dateien erst nach der Abstimmung der richtigen Personen ohne manuelle Koordination weitergeführt werden. Jede Phase hat vordefinierte Prüfer und Fristen, was bedeutet, dass das System den Prozess vorantreibt. Statusänderungen wie „Änderungen angefordert“ oder „Genehmigt“ erfolgen automatisch basierend auf den Aktionen des Prüfers. Du musst keine Rückmeldungszustände interpretieren oder Update-Nachrichten senden; Der Workflow kommuniziert seinen eigenen Fortschritt.

Zapier

Zapier ist reine Workflow-Automatisierung, selbst mit Tools, die das scheinbar nicht unterstützen. Es verbindet Designwerkzeuge über Trigger-Action-Logik, sodass Schritte automatisch statt manuell ablaufen. Wenn ein Design hochgeladen wird, kann Zapier eine Aufgabe erstellen. Wenn die Genehmigung erteilt wird, kann es Slack benachrichtigen, Notion aktualisieren oder eine Datei ins Speicher verschieben. Ich nutze oft bedingte Pfade, um verschiedene Flows für interne und externe Genehmigungen zu automatisieren.

Notion

Notion automates workflows through structure rather than actions. Database properties automatically update statuses, owners, and deadlines as work progresses. Templates automate project setup, so every new design task starts with the same checklist, fields, and review steps. Automations inside databases can assign tasks, change statuses, or notify teammates when conditions are met. This turns Notion into a lightweight workflow engine, not just documentation

Slack

Slack automatisiert Arbeitsabläufe, indem es als Lieferschicht für alles andere fungiert. Durch Integrationen und automatisierte Benachrichtigungen kommen Updates von Genehmigungstools, Taskmanagern und Automatisierungen sofort ohne manuelle Weiterleitung an. Der Workflow Builder kann einfache Aktionen wie Routing-Anfragen, das Sammeln von Informationen oder das Benachrichtigen bestimmter Teams basierend auf Triggern automatisieren. Bei Automatisierung geht es hier um das Timing. Die richtige Botschaft erreicht die richtigen Menschen zur richtigen Zeit, ohne zusätzlichen Aufwand.

Abschließende Gedanken

Ein guter Workflow besteht aus drei (anderthalb) soliden Stufen. Und je besser Ihre Arbeit in diesen Phasen ist, desto einfacher wird der Arbeitsablauf in allen kommenden Projekten sein. Sicherlich ändern sich Dinge, aber das Schöne am Workflow liegt in seiner Flexibilität. Die dritte Stufe ist die, die für immer bei dir bleiben wird. Fehlerbehebung und Anpassungen können jedes Jahr durchgeführt werden, um jedes Ihrer Ziele korrekt widerzuspiegeln. Und falls Sie sie jemals automatisieren müssen, sorgt Approval Studio dafür, dass Ihre Designziele schneller und effizienter werden.

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