Comment créer un workflow efficace et quels outils utiliser

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Je me souviens d’avoir parlé à ma mère il y a des années. Je venais de commencer l’université et j’étais tellement submergée par tout ce que j’avais à faire, tant sur le plan académique que dans ma vie personnelle (vivre loin de ses parents pour la première fois n’est pas une blague, et vous le savez tous). Elle m’a dit alors qu’elle n’était pas surprise du tout parce que je n’avais aucun système. Plus tard, j’ai retrouvé ce mot dans tant de vidéos, livres et articles sur « comment être productif ». Et j’ai décidé d’essayer, car si tant de gens en parlent, ça doit marcher.

J’ai donc créé une liste de tâches, les ai priorisées, fixé des délais, et défini comment me maintenir sur la bonne voie et responsable. Maintenant, quelques années plus tard (et avec le jargon d’entreprise), je repense à cela et me dis : « Ma fille, c’est un workflow. »

Pourquoi et qu’est-ce qu’un workflow

Au final, qu’est-ce qu’un flux de travail ? Le flux de travail est un ensemble de tâches et d’activités qui ont une date de fin, sont reliées par un objectif commun et aident à atteindre cet objectif. Ce sont tous les mêmes systèmes qui vous aident à être régulier à la salle ou à apprendre une nouvelle langue, traduits dans votre travail. Un objectif que vous avez est divisé en tâches qui doivent être terminées dans un certain temps, par certaines personnes, afin que vous puissiez l’atteindre. Ce n’est pas différent dans un environnement de travail : on a juste des objectifs différents et une quête annexe de collaboration en équipe.

Je vous donnerai deux types d’exemples tout au long de cet article : un du point de vue de la vie personnelle (apprendre une langue) et l’autre d’une agence de design travaillant sur une nouvelle œuvre d’art, pour que ce soit plus clair comment certains aspects du workflow se manifestent à la fois dans ce que nous appelons « un système » et « un workflow ».

Alors, pourquoi avez-vous besoin d’un workflow ? Répondre à cela en relation avec un objectif personnel est facile. Apprendre une langue sans système, c’est comme essayer de frapper continuellement votre main sur la table en espérant que les molécules se manqueront miraculeusement et que votre main passera à travers. Inutile, et eventually vous aurez une fracture. Cependant, créer un système vous donne les connaissances, les outils et le temps nécessaires pour tenter réellement le tunneling quantique. Et vos chances passent d’impossibles à atteignables.

Non seulement vous améliorez vos chances, mais vous gagnez aussi plus de temps pour faire votre travail. Ce qui, à son tour, résulte en une livraison plus rapide, moins d’erreurs, et des dirigeants très satisfaits. Qu’y a-t-il à ne pas aimer ?

Comment créer un workflow ?

Eh bien… Il y a une chose. Créer un workflow pour la première fois est une vraie plaie au cou. Surtout pour la première fois. Il m’a fallu presque un an pour perfectionner un workflow pour mes études et ma vie. Malheureusement, tout le monde (surtout en entreprise) n’a pas ce genre de temps. Heureusement, vous m’avez ! Laissez-moi vous guider à travers trois étapes et demie de création de workflow.

Étape 1 : Réflexion & Analyse

Cette étape est cruciale car sa qualité détermine combien de fois vous devrez ajuster le workflow plus tard. Ici, votre tâche principale est d’observer et d’analyser. Comme pour toute autre étape, cela comporte trois composants principaux : analyser les objectifs, surveiller le travail, et inclure les personnes.

Discutons-en en détail.

Analyser les objectifs. Nous avons discuté que l’objectif principal du workflow est d’atteindre un but. Donc, naturellement, la toute première étape est de comprendre quels objectifs vous avez. Apprendre une langue, passer un examen ? Lancer une campagne, vendre un t-shirt, ou créer un livre de marque pour un client ? Un objectif bien défini est la meilleure première étape.

Surveiller le travail. Ensuite, vous devenez un observateur silencieux, un fantôme du Noël présent si vous voulez. Votre tâche principale est de comprendre ce que vous devez faire pour atteindre cet objectif. Quoi, comment, où, et combien de temps vous faites des choses pour arriver au résultat final. Que devez-vous faire, ou voulez-vous faire ? Quels outils avez-vous besoin pour chaque étape ? Fondamentalement, vous devez créer une liste de tâches (pas nécessairement dans le bon ordre), des délais pour chaque tâche, et des outils aussi.

Inclure les personnes. Maintenant que vous avez le quoi, pensez au qui. Dans la vie personnelle, vous devriez penser à tous ceux qui sont impliqués dans votre processus d’apprentissage (vous, enseignant, tuteur, partenaire d’étude, motivateur). Il n’y a pas de rôle trop petit ou trop grand. Dans un cadre professionnel, vous pourriez penser à combien de personnes le design doit passer pour être prêt (designers, approbateurs, clients, parties prenantes, etc.). La dernière partie de cette tâche est d’associer chaque personne à une tâche spécifique de l’étape 1.

Étape 2 : Création & Planification

Vous pouvez passer à cette étape maintenant que vous avez une liste d’objectifs (ou un objectif) et une liste vague de tâches, où chacune est associée à une personne spécifique. Maintenant, c’est l’étape de planification, ou comme j’aime l’appeler, Création & Planification. Elle consiste aussi en trois étapes : créer des tâches, arranger les tâches, et premier test réel.

Créer des tâches. Vous pourriez être confus maintenant. Mais nous avons déjà des tâches ? Oui, mais… Elles n’ont pas d’ordre particulier et peuvent sembler confuses. Votre travail principal dans cette étape est de les rendre ordonnées, d’ajouter un délai, un outil et une personne à chacune. Par exemple, avant vous saviez que vous deviez étudier 3 fois par semaine avec un tuteur. Maintenant, vous savez que vous devez étudier le lundi, jeudi et samedi à 18:30 avec un tuteur de l’école ABC les samedis en ligne.

Arranger les tâches. Cette étape peut faire partie de la précédente, ou être séparée. À ce stade, votre objectif principal est de comprendre la priorité et l’urgence de chaque tâche et de les trier en conséquence. C’est là que vous faites une première expérience de pensée de votre workflow. Comment ces tâches devront-elles être mises en œuvre dans un scénario réel ? Imaginez-vous les parcourir étape par étape et considérez ce qui semble faux.

Premier test réel. Youpi ! Vous êtes enfin sur la ligne d’arrivée et pouvez tester votre workflow du début à la fin. Selon les objectifs, cette période de test peut varier. Si c’est notre exemple d’objectif personnel (apprentissage d’une langue), vous pouvez le tester pendant une semaine, car l’objectif est à long terme. Cependant, si c’est un objectif plus petit (par exemple, vous êtes une entreprise qui vend des t-shirts personnalisés), vous pouvez tester l’ensemble du workflow du début à la fin et vraiment en avoir une idée.

Étape 3 : Résolution de problèmes

Autant que j’aimerais que votre workflow soit parfait du premier coup, les chances de cela sont très faibles. Très probablement, pendant le test réel, vous rencontrerez des lacunes, ou vous pourriez être insatisfait des résultats. C’est pourquoi cette étape est cruciale. Discutons de ses trois étapes : obtenir des retours, identifier les problèmes, ajuster.

Obtenir des retours. En général, les gens (ou même vous) auront des avis sur les nouveaux processus. Il est important que vous les écriviez toutes. Que ce soit un commentaire en passant, un sentiment de désespoir ou de stress, ou de débordement. Rassemblez tout au même endroit sans écourter la période de test.

Identifier les problèmes. Maintenant que la période de test est terminée, vous pouvez revenir à ces retours et les analyser. Comprenez quand il est apparu, si c’était lié à une tâche/personne/date limite, combien de personnes l’ont signalé, et comment cela a influencé l’objectif dans son ensemble. Ce serait encore mieux si vous pouviez parler directement à une personne qui a laissé ce retour pour vous aider à trouver la cause profonde de la mauvaise tournure.

S’ajuster. Maintenant que vous avez compris où [cela s’est trompé] et pourquoi [cela s’est trompé], vous pouvez ajuster votre flux de travail, autant que nécessaire. Mélangez certaines tâches, ajoutez de nouvelles, supprimez-en d’autres, et faites rejoindre de nouveaux assignés. Vous pouvez le faire jusqu’à ce que le flux de travail vous semble approprié. Ensuite, revenez jusqu’à la 3e étape de la deuxième étape et répétez jusqu’à la perfection.

Étape 3.5 : Automatisation

C’est une étape supplémentaire ; Cependant, cela pourrait être aussi crucial que tout ce qui précède. Vous voyez, il peut être un peu difficile de suivre le flux de travail si c’est juste dans votre tête ou sur papier. Voici pourquoi des systèmes magiques ont été créés pour vous aider non seulement à surveiller le flux de travail, mais aussi à l’automatiser.

Comment fonctionne cette automatisation ? Vous entrez vos étapes de flux de travail dans le système, et il pousse certaines tâches qui nécessitent peu ou pas d’intervention. Par exemple, dans l’apprentissage des langues, le système peut automatiquement programmer les prochains cours ou créer une tâche de devoirs après chacun. Pour les flux de travail de conception, le système crée de nouvelles tâches, les envoie automatiquement aux assignés, ou lance les processus nécessaires à l’étape suivante.

Et tout ça avec peu ou pas d’avis de ta part. C’est pour ça que j’aime l’automatisation. Cela me donne en fait le temps de me concentrer sur mon travail, pas sur les tâches administratives. Alors, que pouvez-vous utiliser comme outil d’automatisation des flux de travail ?

Meilleurs outils de gestion de flux de travail

Studio d’approbation

Quand on commence à réfléchir à l’endroit où les flux de travail de conception tombent généralement en panne, c’est presque toujours au stade de retour d’information. Approval Studio corrige ça pour moi avec des annotations contextuelles. Je n’ai pas besoin de deviner ce que « ça a l’air étrange » signifie, car le commentaire est épinglé sur l’élément exact. Les délais et les rappels automatiques ajoutent à ce flux de travail serré. Cependant, le meilleur, c’est l’automatisation. Approval Studio vous permet d’ajouter des étapes spécifiques du workflow et de l’automatiser pour que le système effectue certaines tâches à votre place.

Unsure how to automate a design workflow?

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Phase de fichiers

Filestage automate est similaire. Il conçoit des flux de travail en transformant la logique de la revue en règles. Les flux d’approbation en plusieurs étapes garantissent que les fichiers ne progressent qu’après la validation des bonnes personnes, sans coordination manuelle. Chaque étape dispose de relecteurs et de délais prédéfinis, ce qui signifie que le système fait avancer le processus. Les changements de statut comme « Modifications demandées » ou « Approuvé » se produisent automatiquement en fonction des actions du rélecteur. Vous n’avez pas besoin d’interpréter les états de retour ou d’envoyer des messages de mise à jour ; Le flux de travail communique son propre progrès.

Zapier

Zapier est une automatisation pure des flux de travail, même avec des outils qui semblent ne pas le supporter. Il connecte les outils de conception via la logique déclencheur–action, de sorte que les étapes se font automatiquement au lieu de se faire manuellement. Lorsqu’un design est téléchargé, Zapier peut créer une tâche. Lorsque l’approbation est accordée, il peut notifier Slack, mettre à jour Notion, ou déplacer un fichier vers le stockage. J’utilise souvent des chemins conditionnels pour automatiser différents flux pour les approbations internes et externes.

Notion

Notion automatise les flux de travail par structure plutôt que par actions. Les propriétés de la base de données mettent automatiquement à jour les statuts, propriétaires et délais au fur et à mesure de l’avancement des travaux. Les modèles automatisent la mise en place du projet, donc chaque nouvelle tâche de conception commence avec la même liste de contrôle, les mêmes champs et les mêmes étapes de révision. Les automatisations au sein des bases de données peuvent assigner des tâches, modifier des statuts ou notifier les coéquipiers lorsque des conditions sont remplies. Cela transforme Notion en un moteur de workflow léger, pas seulement en documentation

Slack

Slack automatise les flux de travail en agissant comme la couche de livraison pour tout le reste. Grâce à des intégrations et des notifications automatisées, les mises à jour des outils d’approbation, des gestionnaires de tâches et des automatisations arrivent instantanément sans retransmission manuelle. Workflow Builder peut automatiser des actions simples comme le routage des requêtes, la collecte d’informations ou la notification de certaines équipes en fonction des déclencheurs. L’automatisation ici repose sur le timing. Le bon message atteint les bonnes personnes au bon moment, sans effort supplémentaire.

Réflexions finales

Un bon flux de travail se compose de trois (et demie) étapes solides. Et plus votre travail sera bon à ces étapes, plus le flux de travail sera facile dans tous les projets à venir. Bien sûr, les choses changent, mais la beauté du flux de travail réside dans sa flexibilité. La troisième étape est celle qui restera avec vous pour toujours. Le dépannage et l’ajustement peuvent être effectués chaque année pour refléter correctement chacun de vos objectifs. Et si jamais vous devez les automatiser, Approval Studio accélérera et fera progresser vos objectifs de conception plus rapidement.

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