5 elementos imprescindibles para una gestión de proyectos exitosa. Lista de verificación

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¿Qué diferencia a un buen gestor de proyectos de uno malo? La respuesta es el nivel de implicación.

Ser un buen mánager no significa quejarse con todo el mundo y gritar que quieres que el trabajo esté hecho para el lunes sin tener una idea concreta de lo que realmente está haciendo tu equipo. Significa que tú estás a cargo y que tienes que saber la respuesta a todas las preguntas relacionadas con el proyecto: qué, quién, cómo, por qué y cuándo. Es un puesto muy exigente con una serie de riesgos y dificultades.

Seguramente, cada agencia establece sus propios requisitos para quién ve como un buen gerente de proyectos. Sin embargo, las funciones que tienen que realizar no son muy diferentes. Hemos compilado nuestra propia lista de verificación e incluimos 5 puntos que son vitales para una gestión exitosa de proyectos.

Vamos a profundizar.

1) Un equipo competente y bien entrenado

Empecemos por lo más básico. Obviamente, por muy buen gestor de proyectos que seas, no puedes lograr todos los objetivos sin un equipo eficaz. Es responsabilidad de un gerente de proyecto asegurarse de que su equipo esté bien capacitado y que todos conozcan sus roles y deberes.

Tienes que estar seguro de que después de obtener el proyecto y asignar las tareas, nadie se acercará a ti y te dirá: «Realmente no sé qué debo hacer con esto».

Imagínese una situación: tiene que hacer un diseño de empaque para una marca de tabaco, digamos en algún lugar de Dinamarca. Su aprobador de legislación se acerca a usted y le pregunta: «¿Debo verificar qué tan grande debe ser el tipo de letra de las advertencias sanitarias para los productos de tabaco? ¿Cómo lo hago?».

Ahora, ¿de quién es la culpa? Si tienes a estas personas en tu equipo, significa una de dos cosas: o tu agencia ha fracasado en la contratación o no has explicado a tus empleados sus deberes dentro de la empresa. Podría ser ambas cosas.

Para evitar tal situación, su tarea es asegurarse de que las personas con las que trabaja reciban una capacitación competente. Tan pronto como se lance su proyecto, todos deben saber lo que tienen que hacer y cómo hacerlo. Si es posible, bríndeles una serie de recursos y materiales que puedan consultar si entendieron mal algo. Si está utilizando algún software, asegúrese de que todos sepan cómo usarlo.

Además, el ambiente y la comunicación dentro de tu equipo son importantes. Debes incorporar actividades de trabajo en equipo y crear relaciones saludables entre todos los miembros de tu equipo. Junto con una formación adecuada, aumentará la calidad del trabajo y su producto final.

Tu equipo está preparado, compruébalo.

2) Capacidad para trabajar con un cliente

Es posible que tengas un gran equipo de profesionales, pero eso no garantiza que consigas clientes al instante. Su agencia tiene que trabajar duro para ganarse una reputación y aún más para mantenerla.

Trabajar con un cliente correctamente no es una habilidad que se te ocurra fácilmente; Exige experiencia. Recuerde que la mayoría de los clientes no saben exactamente lo que quieren, solo tienen un problema comercial que resolver. Y tu tarea como gestor de proyectos es asegurarte de que tienes todos los recursos para hacerlo.

Debes saber qué responder a los comentarios del cliente, cómo hacerlo, cómo explicar que tu solución a su problema funciona mejor. Debes ser capaz de explicarles todos los pasos que se tomaron para completar el proyecto y las razones detrás de todas las decisiones creativas.

Hemos tocado este tema en uno de nuestros artículos anteriores, y si quieres tener una visión más profunda de ello, eres más que bienvenido. Cliente: comprobación.

3) Resumen creativo

Oh, eso es un gran problema.

Un briefing creativo adecuado es la base de todo proyecto exitoso. Debe incluir toda la información posible e imposible sobre el proyecto, empezando por un resumen y terminando con un presupuesto y todos los gastos contabilizados. El brief define el problema de negocio que tu equipo tiene que resolver, y depende del director del proyecto lo claro que será.

Hacer las preguntas correctas es clave aquí. Durante la sesión informativa con el cliente, debe retirar la mayor cantidad de información posible del cliente. Cosas como «Solo queremos un logotipo genial para nuestra nueva marca de ropa» no son suficientes. Acotar el tema: definir el estilo de ropa, el público objetivo, sus preferencias.

En otras palabras, tu tarea es obtener la mayor cantidad de información posible para saber vender mejor el resultado de tu trabajo. Tenemos un artículo más dedicado a un briefing creativo con ejemplos y opiniones de profesionales, ¡lánzate a ello aquí.

¿Terminaste con el briefing? Pon un jaque y sigamos adelante.

4) Cronograma y plazos

Técnicamente, los plazos y el cronograma deben ser parte de su informe, pero merecen una atención especial. Son una gran parte del flujo de trabajo que debe negociarse con un cliente antes de que se lance el proyecto.

Lo primero y más importante de los plazos es mantenerlos realistas. Entiendo que cuanto más rápido entregues el resultado, más dinero podrás ganar, pero no debes arriesgar la calidad del proyecto. Consulte a su equipo si es necesario. Gana más tiempo si es posible. Que sea real.

Usa la experiencia de tus proyectos anteriores para hacer los cálculos. Cree horarios adecuados para cada miembro del equipo. Si existe la posibilidad de terminar el proyecto antes de la fecha límite final, hazlo. Tendrás un tiempo extra para revisarlo con el cliente y entregar un producto pulido.

Plazos establecidos: compruébalo.

5) Herramienta de gestión de proyectos

En las condiciones modernas, es casi imposible establecer un flujo de trabajo adecuado sin una herramienta de gestión de proyectos. Organizar todo a través de correos electrónicos o redes sociales es extremadamente doloroso y cuesta mucho dinero y tiempo.

Incorporar un software de gestión de proyectos puede parecer costoso a primera vista, pero con el tiempo demostrará su valía haciendo que su flujo de trabajo sea más rápido y claro. No solo lo ayudará a organizar horarios y asignar tareas, sino que también puede obtener un beneficio en la comunicación con el cliente y el seguimiento del tiempo.

Seguramente, hay una serie de herramientas de revisión diferentes con varias funciones, pero si está buscando un software de nueva generación para su equipo creativo, Approval Studio es su mejor opción. Regístrate mientras aún es gratis y ayúdanos a mejorarlo y ajustarlo a lo que necesitas personalmente.

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