Wie bringt man Kunden tatsächlich dazu, ein Review-Tool zu nutzen?

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Ein Gespräch zwischen einem Inhaber einer individuellen Druckerei und einem Projektmanager von Approval Studio

Hallo, mein Name ist Andrew, und ich bin Projektmanager bei Approval Studio. Wenn du unser System nutzt, kennst du mich wahrscheinlich – ich bin die Person, die in der Regel Onboarding-Sessions, Demos und Interviews durchführt. In den letzten acht Jahren, in denen wir Approval Studio entwickelt haben, habe ich weit über tausend solcher Gespräche geführt.

Eine der häufigsten Fragen, die mir gestellt werden, ist, wie man die eigenen Kunden tatsächlich dazu bringt, ein Review-Tool zu nutzen. Vor einigen Jahren bestand die Herausforderung noch darin, Designstudios überhaupt davon zu überzeugen, dass ein Problem existiert. Heute verstehen die meisten Menschen, die uns kontaktieren, bereits, was ein Review-Tool ist und warum sie eines brauchen. Die eigentliche Frage hat sich verschoben: Es geht nicht mehr um „Was ist das?“ – sondern um „Wie bringe ich meine Kunden dazu, es zu nutzen?“

Vor Kurzem hatte ich ein Gespräch mit einem unserer Kunden – dem Inhaber einer Druckerei für individuelle Aufträge – genau zu diesem Thema. Leider habe ich keine Erlaubnis erhalten, das vollständige Transkript zu veröffentlichen, da es viele persönliche Details enthielt. Ich habe jedoch die Aufnahme des Gesprächs, meine Notizen und ein KI-Tool genutzt, um daraus einen Artikel zu erstellen. Was du unten liest, ist eine rekonstruierte Version dieses echten Gesprächs, bei der alle persönlichen Informationen entfernt wurden. Ich hoffe, du findest 1es hilfreich.

Interviewer: Inhaber einer individuellen Druckerei

Gast: Projektmanager von Approval Studio

Das Problem: Zu viele Kanäle, null Kontrolle

Inhaber der Druckerei:

Wir betreiben eine Druckerei für individuelle Aufträge, und wie viele Unternehmen in diesem Bereich haben wir ständig mit Mockups, Überarbeitungen, Freigaben und Kundenfeedback zu tun. Auf dem Papier klingt die Nutzung eines Online-Proofing-Systems wie die perfekte Lösung. Aber es gibt ein großes Problem, das immer wieder auftaucht: Viele unserer Endkunden haben noch nie ein Review-Tool verwendet. Sie sind an E-Mails, Telefonate, Screenshots und zufällige Nachrichten auf WhatsApp gewöhnt. Ein Kunde schickt mir tatsächlich Fotos von ausgedruckten Screenshots mit handschriftlichen Notizen darauf. Kein Witz.

Das eigentliche Problem ist, dass ich nie genau sagen kann, welchen Status ein Proof aktuell hat. Meine Designer fragen mich: „Haben sie das freigegeben?“ – und ich muss in drei verschiedenen Apps nach der Antwort suchen. Und manchmal sagt der Kunde: „Ach, ich habe es deinem Manager letzten Dienstag am Telefon gesagt“ – und wir haben davon nirgendwo einen Nachweis.

Also meine Frage ist: Wie richtet man Approval Studio so ein, dass die Kunden unserer Kunden das System tatsächlich nutzen?

Projektmanager von Approval Studio:

Das Wichtigste zuerst: Man sollte das Ganze niemals mit der Einstellung angehen „Wie bringen wir die Leute dazu, das System zu nutzen“. Diese Denkweise ist bereits leicht falsch.

Das eigentliche Ziel ist es, ihnen die Vorteile zu zeigen. Denn meistens liegt das Problem nicht darin, dass Menschen nicht wollen – sondern darin, dass sie mit dieser Art von Tool nicht vertraut sind und nicht erkennen, dass ihre bisherige Art, Feedback zu geben, auf Unternehmensseite Probleme verursacht.

Wenn sie Kommentare per E-Mail, Messenger, Telefon oder verstreute Notizen senden, fühlt sich das für sie völlig normal an. Für die Druckerei führt es jedoch zu Chaos: übersehenes Feedback, unklare Freigaben, zusätzliche Korrekturschleifen und Verzögerungen.

Die Aufgabe besteht also nicht darin, sie in ein System zu zwingen. Die Aufgabe besteht darin, ein Erlebnis zu schaffen, das so klar und einfach ist, dass sie sofort zwei Dinge verstehen: was sie tun sollen und warum dieser Weg für alle besser ist.

Schritt 1: Eine Einladungsmail schreiben, die wirklich erklärt, was du willst

Inhaber der Druckerei:

Wo beginnt das Ganze? Was ist der erste Schritt, den du normalerweise empfiehlst?

Projektmanager von Approval Studio:

Schritt eins ist immer die Einladungsmail.

In unseren ersten Onboarding-Meetings mit neuen Kunden richten wir gemeinsam als eines der ersten Dinge die individuelle E-Mail-Vorlage ein, die an deren Kunden gesendet wird, sobald ein Mockup zur Prüfung bereit ist. Das ist ein sehr wichtiger Teil des Prozesses, denn diese E-Mail ist der erste Berührungspunkt des Endkunden mit dem Review-Workflow.

Und diese E-Mail sollte genau eine Aufgabe erfüllen: in sehr einfacher Sprache erklären, was der Kunde tun soll. Sie sollte nicht lang, technisch oder überladen sein. Zum Beispiel so:

„Dein Design ist bereit zur Prüfung. Bitte klicke auf den Button unten, um es zu öffnen.

Wenn alles gut aussieht, klicke auf den grünen ‘Freigeben’-Button.

Wenn etwas geändert werden muss, klicke auf das Stift-Tool, markiere die Stelle im Bild und klicke anschließend auf den roten ‘Änderungen anfordern’-Button, um dein Feedback zu senden.“

Das ist die Art von Sprache, die Menschen sofort verstehen. Du erklärst keine Software – du gibst einfache Anweisungen.

Meine persönliche Regel: Formuliere es so, dass selbst deine Eltern verstehen würden, was sie tun sollen und warum. Das ist ein sehr guter Test. Würden sie verstehen, was passiert, wenn sie auf den Link klicken? Würden sie verstehen, wie man etwas freigibt? Würden sie verstehen, wie man Änderungen anfordert? Wenn nicht, ist die Nachricht noch zu kompliziert. Endkunden wollen kein System lernen – sie wollen einen schnellen, klaren Weg, um etwas zu prüfen und zu reagieren.

Schritt 2: Lass die E-Mail so aussehen, als käme sie von dir

Inhaber der Druckerei:

Das ergibt Sinn. Aber viele Leute lesen E-Mails nicht einmal richtig. Wie stellst du sicher, dass sie überhaupt aufmerksam sind?

Projektmanager von Approval Studio:

Guter Punkt – und das verdient einen eigenen Fokus: mach die E-Mail ansprechend.

Es reicht nicht, nur den richtigen Text zu haben. Wenn die E-Mail aus schwarzem Text auf weißem Hintergrund besteht und einfach nur ein Block mit Anweisungen ist, werden viele sie überfliegen. Sie klicken direkt auf den Button, ohne etwas zu lesen – oder ignorieren die E-Mail komplett.

Deshalb empfehle ich immer, den Rich-Text- oder HTML-Editor in Approval Studio zu nutzen, um die E-Mail visuell ansprechend und markengerecht zu gestalten. Verwende dein Logo. Nutze deine Markenfarben. Hebe den Call-to-Action-Button hervor. Teile die Erklärung in kleine visuelle Abschnitte auf, damit man sie schnell scannen kann.

Heute ist das einfacher denn je, weil man KI-Tools nutzen kann, um HTML zu generieren. Gib ihnen deinen Text, dein Logo, deine Farben und deinen Styleguide – und sie erstellen in wenigen Minuten eine fertige, gebrandete E-Mail-Vorlage. Ganz ohne Entwickler.

Du kannst außerdem den Absendernamen und die Betreffzeile anpassen, sodass die E-Mail im Posteingang des Kunden so aussieht, als käme sie direkt von deiner Druckerei. Der Kunde muss überhaupt nicht wissen, dass Approval Studio im Hintergrund beteiligt ist. Das Ergebnis ist eine E-Mail, die sich wie ein natürlicher Teil deines Unternehmens anfühlt – und nicht wie eine Systembenachrichtigung eines fremden Tools. Und genau deshalb vertrauen Menschen ihr eher, lesen sie eher und folgen eher den Anweisungen.

Schritt 3: Nutze den Simple Mode für neue oder nicht-technische Kunden

Inhaber der Druckerei:

Sobald der Kunde auf den Link klickt und die Review-Seite öffnet – was ist dann der nächste wichtige Punkt?

Projektmanager von Approval Studio:

Der nächste Schritt ist, die Komplexität im Tool selbst zu reduzieren.

Approval Studio hat viele Funktionen – und das ist grundsätzlich gut. Es gibt zahlreiche hilfreiche Features: Messwerkzeuge, Barcode-Scanner, Rechtschreibprüfung, Farbseparation und mehr. Für interne Prüfungen oder erfahrene Nutzer sind diese Funktionen extrem wertvoll.

Aber in der Realität ist es so: Wenn ein neuer Nutzer die Oberfläche öffnet und zu viele Buttons und Optionen sieht, die er nicht versteht, wirkt das abschreckend. Menschen ohne technischen Hintergrund sind schnell überfordert. Und in dem Moment, in dem Unsicherheit entsteht, schließen sie den Tab und kehren zur E-Mail zurück. Genau das willst du vermeiden.

Inhaber der Druckerei:

Wie verhindert man das?

Projektmanager von Approval Studio:

Hier kommt der Simple Mode ins Spiel.

Für neue Nutzer oder wenn du nicht sicher bist, wie technikaffin ein Kunde ist, ist der Simple Mode meist die beste Wahl. In diesem Modus werden nur die wichtigsten Aktionen angezeigt – genau drei Buttons:

• Freigeben
  
• Kommentar hinzufügen
• Änderungen anfordern

Mehr nicht. Keine Ablenkung, keine Verwirrung. Der Nutzer kann das Design öffnen, Änderungen markieren, es freigeben oder Änderungen anfordern – genau das, was bereits in der E-Mail beschrieben wurde.

Das sorgt für eine deutlich bessere erste Erfahrung. Der Nutzer fühlt sich sicher, weil alles selbsterklärend ist. Und dieses Gefühl von Sicherheit ist ein entscheidender Faktor für die Akzeptanz.

Inhaber der Druckerei:

Und was ist mit fortgeschrittenen Nutzern oder dem internen Team?

Projektmanager von Approval Studio:

Genau darin liegt der Vorteil: Einfachheit für Einsteiger bedeutet keine Einschränkung für alle anderen.

Für interne Prozesse, wiederkehrende Kunden oder Nutzer, die tatsächlich erweiterte Funktionen benötigen, kannst du jederzeit in den vollständigen Modus wechseln. Das dauert nur wenige Sekunden und kann pro Projekt oder Nutzer individuell eingestellt werden.

Es geht also nicht darum, Funktionen zu entfernen – sondern darum, die richtige Komplexität zur richtigen Zeit der richtigen Person zu zeigen. Neue Nutzer sehen nur das, was sie sofort verstehen. Fortgeschrittene Nutzer erhalten Zugriff auf zusätzliche Funktionen, sobald sie sie benötigen.

Schritt 4: Den Prozess mit einer Bestätigungsnachricht abschließen

Inhaber der Druckerei:

Angenommen, der Kunde hat die Datei geprüft und eine Entscheidung getroffen – was passiert danach? Gibt es aus Sicht der Nutzung noch etwas Wichtiges?

Projektmanager von Approval Studio:

Ja, definitiv – und hier verschenken viele Unternehmen Potenzial.

Du solltest Nutzer nicht im Unklaren lassen, nachdem sie eine Aktion ausgeführt haben. Wenn jemand eine Datei freigibt oder ablehnt und danach einfach nichts passiert, stellt sich sofort Unsicherheit ein: Hat das funktioniert? Hat jemand es erhalten? Was passiert jetzt? Und genau diese Unsicherheit führt dazu, dass Kunden wieder WhatsApp schreiben oder anrufen, um nachzufragen – also genau das, was du eigentlich vermeiden wolltest.

Hier kommen Bestätigungsnachrichten ins Spiel.

Inhaber der Druckerei:

Wie sollte man die einsetzen?

Projektmanager von Approval Studio:

Nutze sie, um direkt nach der Aktion Erwartungen zu setzen. Halte sie kurz, aber klar und beruhigend. Zum Beispiel:

Nach einer Freigabe:
„Deine Datei wurde freigegeben und an die Produktion weitergeleitet. Wir versenden deine Bestellung innerhalb von 3–5 Werktagen.“

Oder nach Änderungsanforderung:

„Vielen Dank. Dein Feedback wurde an unser Designteam weitergeleitet. Wir arbeiten bereits an der neuen Version und senden dir innerhalb von 2 Werktagen einen aktualisierten Proof.“

Das ist nicht nur eine technische Bestätigung – das ist Kommunikation. Du führst den Kunden durch den Prozess und nimmst Unsicherheit an jeder Stelle heraus. Er weiß, dass seine Aktion angekommen ist. Er weiß, was als Nächstes passiert. Es gibt keinen Grund mehr, einen anderen Kommunikationskanal zu nutzen.

Inhaber der Druckerei:

Das heißt, jeder Schritt sollte im Grunde die Frage beantworten: Was mache ich jetzt – oder was passiert als Nächstes?

Projektmanager von Approval Studio:

Genau. Das ist die zentrale Logik eines erfolgreichen Setups.

An jedem Punkt der Reise sollte sich der Kunde informiert und sicher fühlen. Die Einladungsmail erklärt, was zu tun ist. Die Oberfläche ist so einfach, dass man es ohne Stress umsetzen kann. Die Abschlussnachricht erklärt, was als Nächstes passiert.

Wenn diese drei Elemente sauber umgesetzt sind, fühlt sich das Ganze nicht mehr wie „neue Software“ an, sondern wie ein natürlicher Teil der Zusammenarbeit mit deinem Unternehmen.

Der rote Faden: Alles im eigenen Branding halten

Inhaber der Druckerei:

Gibt es etwas, das all diese Punkte verbindet?

Projektmanager von Approval Studio:

Ja – und das zieht sich durch alles, worüber wir gesprochen haben: Marken-Konsistenz.

Das Ziel ist nicht nur ein funktionierender Freigabeprozess. Das Ziel ist, dass sich die gesamte Erfahrung wie ein Teil deiner eigenen Infrastruktur anfühlt. Deine Kunden sollten nicht wissen, was Approval Studio ist. Sie sollten das Gefühl haben, in deinem System, deiner Marke und deiner Umgebung zu arbeiten.

Approval Studio unterstützt vollständiges White-Labeling an allen Kontaktpunkten:

• Einladungsmails (Logo, Farben, Absender, Betreff)
• Das Review-Tool selbst (angepasst an dein Branding)
• Bestätigungsnachrichten (in deinem Ton und mit deinen Zeitangaben)

Ein Kunde kann den gesamten Prozess durchlaufen – von der E-Mail über die Prüfung bis zur Bestätigung – ohne jemals das Gefühl zu haben, an ein externes Tool weitergeleitet zu werden. Es fühlt sich durchgehend nach deinem Unternehmen an.

Zwei Fragen, die du dir stellen solltest

Inhaber der Druckerei:

Wenn du einem Druckereiinhaber eine einzige Regel geben müsstest – welche wäre das?

Projektmanager von Approval Studio:

Jedes Mal, wenn Sie einen kundenorientierten Teil des Workflows konfigurieren, sollten Sie sich zwei Fragen stellen:

Erstens: Ist klar, was der Kunde tun soll?

Zweitens: Ist klar, was danach passiert?

Wenn du beide Fragen mit Ja beantworten kannst, bist du auf dem richtigen Weg.

Fazit

Kunden dazu zu bringen, ein Review-Tool zu nutzen, bedeutet nicht, sie dazu zu zwingen. Es bedeutet, eine Erfahrung zu gestalten, bei der das Tool einfach der naheliegendste und einfachste Weg ist. Das gesamte Framework noch einmal zusammengefasst:

• Individuelle Einladungsmail – kurz, klar, verständlich formuliert
• Gebrandete HTML-E-Mail – mit Logo, Farben und Absender
• Simple Mode – nur drei Buttons, keine Überforderung
• Bestätigungsnachricht – schließt den Prozess und schafft Klarheit

Wenn diese Elemente richtig umgesetzt sind, wird das Proofing-System nicht mehr als Hindernis wahrgenommen, sondern als nahtloser Bestandteil der Customer Journey.

P.S.

Das ursprüngliche Gespräch, auf dem dieser Artikel basiert, dauerte etwa 40 Minuten, während ich den Kunden in Echtzeit durch die Einrichtung in Approval Studio geführt habe. Wenn du deine E-Mail-Vorlagen anpassen möchtest, gehe zu „Einstellungen“ oben rechts, dann zu „Company Management“ und anschließend zu „Notifications“ – dort findest du den Editor für die Einladungsvorlagen.

Ein wichtiger Hinweis: Alles, was in diesem Artikel beschrieben wird, steht sowohl Lite- als auch Pro-Nutzern zur Verfügung. Die Anpassung von E-Mails, Design, Absendernamen oder die Nutzung des Simple Mode erfordert kein Pro-Abo. Du kannst also unabhängig von deinem Tarif eine professionelle und gebrandete Nutzererfahrung schaffen.

Allerdings unterscheiden sich Lite und Pro in wichtigen Punkten. Lite ist für kleinere Agenturen und Einzelpersonen gedacht, die hauptsächlich Dateien hochladen und zur Freigabe senden. Pro hingegen ist für komplexere Workflows ausgelegt – mit internen Prozessen, wiederkehrenden Kunden, erweiterten Feldern und besserer Unterstützung für größere Teams.

Dieser Artikel wurde auf Basis von Interviewnotizen mit Hilfe eines KI-Schreibtools rekonstruiert. Alle identifizierbaren Informationen wurden entfernt. Die beschriebenen Empfehlungen basieren auf realen Implementierungserfahrungen aus Onboarding-Sessions bei Approval Studio.