5 Must-haves für erfolgreiches Projektmanagement. Prüfliste

This post is also available in:

Was unterscheidet einen guten Projektmanager von einem schlechten? Die Antwort ist der Grad der Beteiligung.

Ein guter Manager zu sein bedeutet nicht, sich um alle zu ärgern und zu schreien, dass Sie die Arbeit bis Montag erledigen wollen, ohne eine genaue Ahnung zu haben, was Ihr Team tatsächlich tut. Es bedeutet, dass Sie das Sagen haben und dass Sie die Antwort auf jede projektbezogene Frage wissen müssen: Was, Wer, Wie, Warum und Wann. Es ist eine sehr anspruchsvolle Position mit einer Reihe von Risiken und Härten.

Sicherlich stellt jede Agentur ihre eigenen Anforderungen, für wen sie einen guten Projektmanager sieht. Die Funktionen, die sie erfüllen müssen, unterscheiden sich jedoch kaum. Wir haben eine eigene Checkliste zusammengestellt und 5 Punkte zusammengestellt, die für ein erfolgreiches Projektmanagement unerlässlich sind.

Lass es uns ausgraben.

1) Ein kompetentes und gut ausgebildetes Team

Beginnen wir mit den Grundlagen. Unabhängig davon, wie gut Sie als Projektmanager sind, können Sie natürlich nicht alle Ziele ohne ein effektives Team erreichen. Es liegt in der Verantwortung eines Projektmanagers, dafür zu sorgen, dass sein Team gut ausgebildet ist und jeder seine Rollen und Pflichten kennt.

Sie müssen sicher sein, dass nach dem Erhalt des Projekts und der Zuweisung der Aufgaben niemand zu Ihnen kommt und sagt: „Ich weiß eigentlich nicht, was ich damit anfangen soll“.

Stellen Sie sich eine Situation vor: Sie haben ein Verpackungsdesign für eine Tabakmarke, sagen wir irgendwo in Dänemark. Ihr Gesetzesprüfer kommt zu Ihnen und fragt: „Soll ich überprüfen, wie groß die Schrift der gesundheitsbezogenen Warnhinweise für Tabakerzeugnisse sein sollte? Wie mache ich das?“.

Nun, wer ist schuld daran? Wenn Sie solche Leute in Ihrem Team haben, bedeutet das eines von zwei Dingen: Entweder hat Ihre Agentur bei der Rekrutierung versagt oder Sie haben es versäumt, Ihren Mitarbeitern ihre Aufgaben innerhalb des Unternehmens zu erklären. Könnte beides sein.

Um eine solche Situation zu vermeiden, ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, kompetent geschult werden. Sobald Ihr Projekt startet, muss jeder wissen, was er zu tun hat und wie er es zu tun hat. Wenn möglich, stellen Sie ihnen eine Reihe von Ressourcen und Materialien zur Verfügung, die sie konsultieren können, wenn sie etwas falsch verstanden haben. Wenn Sie eine Software verwenden, stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie man sie benutzt.

Auch die Atmosphäre und die Kommunikation innerhalb Ihres Teams sind wichtig. Sie sollten Teambuilding-Aktivitäten einbauen und gesunde Beziehungen zwischen allen Mitgliedern Ihrer Mitarbeiter aufbauen. Zusammen mit der richtigen Schulung wird dies die Qualität der Arbeit und Ihres Endprodukts verbessern.

Ihr Team ist vorbereitet – check.

2) Fähigkeit, mit einem Kunden zusammenzuarbeiten

Sie haben vielleicht ein großartiges Team von Fachleuten, aber das garantiert nicht, dass es Ihnen sofort Kunden bringt. Ihre Agentur muss hart arbeiten, um sich einen Ruf zu verdienen, und noch härter, ihn zu halten.

Die richtige Arbeit mit einem Kunden ist keine Fähigkeit, die Ihnen leicht fällt. Es erfordert Erfahrung. Denken Sie daran, dass die meisten Kunden nicht genau wissen, was sie wollen – sie haben nur ein geschäftliches Problem zu lösen. Und Ihre Aufgabe als Projektmanager ist es, sicherzustellen, dass Sie über alle Ressourcen verfügen, um dies zu tun.

Sie müssen wissen, was Sie auf die Bemerkungen des Kunden antworten müssen, wie Sie es tun, wie Sie erklären, dass Ihre Lösung für sein Problem am besten funktioniert. Sie müssen in der Lage sein, ihnen alle Schritte zu erklären, die unternommen wurden, um das Projekt abzuschließen, und die Gründe für alle kreativen Entscheidungen.

Wir haben dieses Thema in einem unserer früheren Artikel angesprochen, und wenn Sie einen tieferen Einblick in das Thema erhalten möchten, sind Sie herzlich willkommen. Client – prüfen.

3) Kreatives Briefing

Oh, das ist eine große Sache.

Ein richtiges Kreativ-Briefing ist die Grundlage jedes erfolgreichen Projekts. Es sollte alle möglichen und unmöglichen Informationen über das Projekt enthalten, beginnend mit einer Zusammenfassung und endend mit einem Budget und allen gezählten Ausgaben. Das Briefing definiert das Geschäftsproblem, das Ihr Team lösen muss, und es hängt vom Projektmanager ab, wie klar es sein wird.

Die richtigen Fragen zu stellen, ist hier das A und O. Während des Briefings mit dem Kunden müssen Sie dem Kunden so viele Informationen wie möglich entziehen. Dinge wie „Wir wollen nur ein cooles Logo für unsere neue Bekleidungsmarke“ reichen nicht aus. Grenzen Sie das Thema ein: Definieren Sie den Kleidungsstil, die Zielgruppe und ihre Vorlieben.

Mit anderen Worten, Ihre Aufgabe ist es, so viele Informationen wie möglich zu erhalten, um zu wissen, wie Sie das Ergebnis Ihrer Arbeit besser verkaufen können. Wir haben einen weiteren Artikel, der einem kreativen Briefing mit Beispielen und Meinungen von Fachleuten gewidmet ist – springen Sie gleich hinein hier.

Fertig mit dem Briefing? Setzen Sie einen Scheck und los geht’s.

4) Zeitplan und Fristen

Technisch gesehen sollten Fristen und Zeitpläne Teil Ihres Briefings sein, aber sie verdienen besondere Aufmerksamkeit. Sie sind ein großer Teil des Workflows, der mit einem Kunden ausgehandelt werden sollte, bevor das Projekt startet.

Das Wichtigste bei Zeitplänen ist, dass sie realistisch bleiben. Ich verstehe, dass Sie umso mehr Geld verdienen können, je schneller Sie das Ergebnis liefern, aber Sie sollten die Qualität des Projekts nicht riskieren. Konsultieren Sie bei Bedarf Ihr Team. Gewinnen Sie nach Möglichkeit mehr Zeit. Bleiben Sie realistisch.

Nutzen Sie die Erfahrung Ihrer früheren Projekte, um zu rechnen. Erstellen Sie geeignete Zeitpläne für jedes Teammitglied. Wenn es die Möglichkeit gibt, das Projekt vor Ablauf der endgültigen Frist abzuschließen, tun Sie es. Sie haben etwas mehr Zeit, um es mit dem Kunden zu besprechen und ein ausgefeiltes Produkt zu liefern.

Fristen gesetzt – check.

5) Projektmanagement-Tool

Unter modernen Bedingungen ist es kaum möglich, ohne ein Projektmanagement-Tool einen ordnungsgemäßen Workflow einzurichten. Alles über E-Mails oder soziale Netzwerke zu regeln, ist äußerst mühsam und kostet viel Geld und Zeit.

Die Integration einer Projektmanagement-Software mag auf den ersten Blick kostspielig erscheinen, aber sie wird sich mit der Zeit lohnen und Ihren Arbeitsablauf schneller und übersichtlicher machen. Es hilft Ihnen nicht nur bei der Organisation von Zeitplänen und der Zuweisung von Aufgaben, sondern Sie können auch einen Vorteil bei der Kundenkommunikation und Zeiterfassung erzielen.

Sicherlich gibt es eine Reihe verschiedener Proofing-Tools mit unterschiedlichen Funktionen, aber wenn Sie auf der Suche nach einer Software der neuen Generation für Ihr Kreativteam sind, ist Approval Studio die beste Wahl. Melden Sie sich an, solange es noch kostenlos ist, und helfen Sie uns, es zu verbessern und an Ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen.

Haben Sie unser Proofing-Tool bereits abonniert? Prüfen!

Noch nicht?