Online-Dokumenten-Proofing<\/a>.<\/p>\n\n\n\nWie pr\u00fcft man Dokumente manuell?<\/h2>\n\n\n\n Wir haben bereits festgestellt, dass die meisten Teams Dateien auf traditionelle Weise pr\u00fcfen und freigeben, also per E-Mail. Um diesen Ansatz besser zu verstehen, hier die 5 Schritte, aus denen der manuelle Dokumenten-Pr\u00fcfprozess \u00fcblicherweise besteht:<\/p>\n\n\n\n
Schritt 1: Das Dokument zur Pr\u00fcfung exportieren oder ausdrucken<\/h3>\n\n\n\n Bevor eine Pr\u00fcfung beginnen kann, wird die Arbeitsdatei \u00fcblicherweise in etwas umgewandelt, das Pr\u00fcfer tats\u00e4chlich markieren k\u00f6nnen \u2013 meist bedeutet das, eine gedruckte Kopie zu erstellen oder sie als PDF zu exportieren. Teams tun dies, weil es eine feste, verteilbare Version erzeugt, die garantiert, dass alle denselben statischen Stand vor sich haben.<\/p>\n\n\n\n
Der Nachteil dabei ist, dass dieser Stand schnell veraltet: \u00c4ndert sich das Ausgangsdokument auch nur geringf\u00fcgig, bevor jede Kopie versendet wurde, muss jemand erneut exportieren oder drucken, und dieser Zyklus kann sich im Laufe eines einzigen Dokumenten-Proofing-Prozesses mehrfach wiederholen. <\/p>\n\n\n\n
Bei kurzen, einfachen Dateien dauert dieser Schritt m\u00f6glicherweise nur wenige Minuten. Bei umfangreichen Vertr\u00e4gen, technischen Handb\u00fcchern oder Dokumenten mit vielen eingebetteten Bildern und Tabellen kann das korrekte Formatieren des Exports und die Verteilung an eine vollst\u00e4ndige Liste von Pr\u00fcfern jedoch Stunden in Anspruch nehmen, bevor die eigentliche Pr\u00fcfarbeit \u00fcberhaupt begonnen hat.<\/p>\n\n\n\nSchritt 2: Korrekturen und Kommentare von Hand markieren<\/h3>\n\n\n\n Sobald Pr\u00fcfer ihre Kopie haben, f\u00fcgen sie Feedback in dem Format hinzu, das ihnen verf\u00fcgbar und vertraut ist. Zum Beispiel ein roter Stift und Randnotizen auf einer gedruckten Seite, Haftnotizen auf bestimmten Seiten, eigenst\u00e4ndige Kommentare in einem PDF-Reader, oder eine laufende Liste von Anmerkungen per E-Mail. Diese Flexibilit\u00e4t ist wirklich n\u00fctzlich: Pr\u00fcfer m\u00fcssen keine neue Software erlernen, kein gemeinsames Konto einrichten oder ihre gewohnte Arbeitsweise \u00e4ndern, was diesen Schritt f\u00fcr weniger technikaffine Beteiligte reibungslos erscheinen l\u00e4sst. <\/p>\n\n\n\n
Der Nachteil ist jedoch, dass, weil jeder Pr\u00fcfer isoliert an seiner eigenen Kopie arbeitet statt in einem gemeinsamen Online-Proofing<\/a>-Prozess, es h\u00e4ufig vorkommt, dass zwei Personen unabh\u00e4ngig voneinander denselben Tippfehler bemerken und notieren. Oder dass der Vorschlag eines Pr\u00fcfers dem eines anderen direkt widerspricht, ohne dass es jemand bemerkt, oder dass ein subtiles Problem v\u00f6llig \u00fcbersehen wird, weil alle davon ausgegangen sind, dass jemand anderes es bemerken w\u00fcrde.<\/p>\n\n\n\nSchritt 3: Feedback von jedem Pr\u00fcfer einsammeln<\/h3>\n\n\n\n Nach Abschluss der Markierung muss jemand (in der Regel der Dokumenteninhaber, ein Redakteur oder ein Projektkoordinator) physisch oder digital die separate Kopie jedes Pr\u00fcfers zusammentragen. In der Praxis bedeutet das oft, Erinnerungs-E-Mails an noch nicht antwortende Pr\u00fcfer zu senden, physische Papiere von Schreibtischen einzusammeln oder eine Handvoll unterschiedlich annotierter PDFs aus einem Posteingang herunterzuladen. Ist dies erledigt, muss diese Person anschlie\u00dfend jede Version nebeneinander durchgehen und alle Stellen abgleichen, an denen Pr\u00fcfer sich widersprochen oder einen Kommentar doppelt eingetragen haben. <\/p>\n\n\n\n
Mit ein oder zwei Pr\u00fcfern ist diese Phase des Dokumenten-Pr\u00fcfprozesses gut zu bew\u00e4ltigen und kann sogar recht z\u00fcgig verlaufen. Der Koordinationsaufwand w\u00e4chst jedoch schnell an: Bei f\u00fcnf oder sechs Pr\u00fcfern f\u00fcr ein einziges Dokument kann allein das Nachverfolgen, wer bereits geantwortet hat und wer nicht, zu einem eigenen kleinen Projekt werden. Zudem geht ein Kommentar, der auf Seite 14 in einem PDF vergraben ist, leicht ganz unter, wenn eine Frist n\u00e4her r\u00fcckt.<\/p>\n\n\n\n