{"id":37425,"date":"2025-12-26T13:22:35","date_gmt":"2025-12-26T13:22:35","guid":{"rendered":"https:\/\/approval.studio\/blog\/den-richtigen-workflow-erstellen-und-welche-tools-man-dafuer-braucht\/"},"modified":"2026-01-14T09:48:52","modified_gmt":"2026-01-14T09:48:52","slug":"den-richtigen-workflow-erstellen-und-welche-tools-man-dafuer-braucht","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/approval.studio\/de\/blog\/den-richtigen-workflow-erstellen-und-welche-tools-man-dafuer-braucht\/","title":{"rendered":"Den richtigen Workflow erstellen \u2013 und welche Tools man daf\u00fcr braucht"},"content":{"rendered":"\n

Ich erinnere mich, dass ich vor Jahren mit meiner Mutter gesprochen habe. Ich habe gerade mit dem Studium begonnen und war so \u00fcberw\u00e4ltigt von allem, was ich sowohl akademisch als auch privat tun musste (zum ersten Mal von den Eltern getrennt zu leben ist kein Witz, und das wisst ihr alle). Sie sagte mir damals, dass sie \u00fcberhaupt nicht \u00fcberrascht sei, weil ich kein System habe. Sp\u00e4ter fand ich dieses Wort in so vielen „Wie man produktiv ist“-Videos, B\u00fcchern und Artikeln. Und ich beschloss, es auszuprobieren, denn wenn so viele Leute dar\u00fcber sprechen, sollte es doch funktionieren. <\/p>\n\n

Also erstellte ich eine Liste von Aufgaben, priorisierte sie, setzte Fristen und definierte, wie ich mich auf Kurs halten und verantwortlich halten kann. Jetzt, einige Jahre sp\u00e4ter (und mit Firmenjargon), blicke ich darauf zur\u00fcck und denke mir: „M\u00e4dchen, das ist ein Workflow.“ <\/p>\n\n

Warum und welcher Workflow<\/h2>\n\n

Letztlich: Was ist im Grunde ein Workflow? Workflow ist eine Reihe von Aufgaben und Aktivit\u00e4ten, die ein Enddatum haben, durch ein gemeinsames Ziel verbunden sind und helfen, dieses Ziel zu erreichen. Es sind alle dieselben Systeme, die dir helfen, im Fitnessstudio konsequent zu sein oder eine neue Sprache zu lernen, die in deine Arbeit \u00fcbertragen wird. Ein Ziel, das du hast, ist in Aufgaben unterteilt, die in einer bestimmten Zeit von bestimmten Personen erledigt werden m\u00fcssen, damit du es erreichen kannst. Im Arbeitsumfeld ist es nicht anders: Man hat einfach andere Ziele und eine Nebenquest der Teamzusammenarbeit<\/a>. <\/p>\n\n

Ich gebe Ihnen im gesamten Artikel zwei Arten von Beispielen: eines aus der Perspektive des Privatlebens (Spracherlernen) und das andere aus einer Designagentur, die an neuen Kunstwerken arbeitet, damit klarer wird, wie bestimmte Aspekte des Workflows sowohl in dem, was wir „ein System“ als auch „einen Workflow“ nennen, dargestellt werden.<\/p>\n\n

Warum brauchst du also einen Workflow? Das im Zusammenhang mit einem pers\u00f6nlichen Ziel zu beantworten, ist einfach. Eine Sprache ohne System zu lernen ist, als w\u00fcrde man versuchen, st\u00e4ndig mit der Hand auf den Tisch zu schlagen, in der Hoffnung, dass die Molek\u00fcle sich auf wundersame Weise verfehlen und die Hand hindurchgeht. Nutzlos, und irgendwann hast du einen Bruch. Ein System zu erstellen gibt dir jedoch das n\u00f6tige Wissen, die Werkzeuge und die Zeit, um tats\u00e4chlich Quantentunneling zu versuchen. Und deine Chancen gehen von unm\u00f6glich zu erreichbar. <\/p>\n\n

Du erreichst nicht nur deine Chancen, sondern bekommst auch mehr Zeit, um tats\u00e4chlich zu arbeiten. Das wiederum f\u00fchrt zu schnellerer Auslieferung, weniger Fehlern und sehr zufriedenen F\u00fchrungskr\u00e4ften. Was gibt es da nicht zu lieben? <\/p>\n\n

Wie l\u00e4uft der Ablauf?<\/h2>\n\n

Nun… Es gibt eine Sache. Einen Workflow zum ersten Mal zu erstellen, ist wirklich nervig. Vor allem zum ersten Mal. Es hat fast ein Jahr gedauert, bis ich einen Arbeitsablauf f\u00fcr mein Studium und mein Leben perfektioniert hatte. Leider hat nicht jeder (besonders im Gesch\u00e4ftsleben) so viel Zeit. Zum Gl\u00fcck hast du mich! Lassen Sie mich Sie durch eineinhalb Phasen der Workflow-Erstellung f\u00fchren. <\/p>\n\n

Stufe 1: Denken und Analysieren<\/h3>\n\n

Diese Phase ist entscheidend, weil ihre Qualit\u00e4t bestimmt, wie oft Sie sp\u00e4ter einen Arbeitsablauf anpassen m\u00fcssen. Hier besteht Ihre Hauptaufgabe darin, zu beobachten und zu analysieren. Wie bei jeder anderen Stufe besteht auch diese aus drei Hauptkomponenten: Ziele analysieren, Arbeit \u00fcberwachen und Personen einbeziehen. <\/p>\n\n

\"Phase<\/figure>\n\n

Lassen Sie uns jede dieser Dinge ausf\u00fchrlicher besprechen.<\/p>\n\n

Analysieren Sie Ziele. <\/strong>Wir haben besprochen, dass das Hauptziel des Workflows darin besteht, ein Ziel zu erreichen. Der allererste Schritt ist also nat\u00fcrlich, zu verstehen, welche Ziele du hast. Eine Sprache lernen, eine Pr\u00fcfung bestehen? Eine Kampagne starten, ein T-Shirt verkaufen oder ein Markenbuch f\u00fcr einen Kunden erstellen? Ein klar definiertes Ziel ist der beste erste Schritt. <\/p>\n\n

\u00dcberwachen Sie die Arbeit. <\/strong>Als N\u00e4chstes wirst du zu einem stillen Beobachter, ein Geist des gegenw\u00e4rtigen Weihnachtens, wenn du willst. Deine Hauptaufgabe ist zu verstehen, was du tun musst, um dieses Ziel zu erreichen. Was, wie, wo und wie lange du Dinge machst, um zum Endergebnis zu gelangen. Was musst du tun oder willst du tun? Welche Werkzeuge ben\u00f6tigen Sie f\u00fcr jeden Schritt? Im Grunde musst du eine Liste von Aufgaben erstellen (nicht unbedingt in der richtigen Reihenfolge), Fristen f\u00fcr jede Aufgabe und auch Werkzeuge. <\/p>\n\n

Beziehen Sie Menschen ein. <\/strong>Jetzt, wo du das Was hast, denk an das Wer. Im Privatleben solltest du an alle denken, die an deinem Lernprozess beteiligt sind (du, Lehrer, Nachhilfelehrer, Lernpartner, Motivator). Es gibt keine Rolle, die zu klein oder zu gro\u00df ist. In einem professionellen Umfeld k\u00f6nntest du dar\u00fcber nachdenken, wie viele Personen das Design durchlaufen muss, um fertig zu sein (Designer, Gutachter, Kunden, Stakeholder usw.). Der letzte Teil dieser Aufgabe besteht darin, jede Person ab Schritt 1 mit einer bestimmten Aufgabe zu verkn\u00fcpfen. <\/p>\n\n

Stage 2: Making & Planning<\/h3>\n\n

Du kannst zu dieser Phase \u00fcbergehen, jetzt, wo du eine Liste von Zielen (oder ein Ziel) und eine vage Liste von Aufgaben hast, bei denen jede mit einer bestimmten Person verkn\u00fcpft ist. Nun, ist die Planungsphase, oder wie ich es nenne, Machen und Planen? Es besteht au\u00dferdem aus drei Schritten: Aufgaben erstellen, Aufgaben anordnen und zun\u00e4chst echte Tests. <\/p>\n\n

\"Phase<\/figure>\n\n

Erstelle Aufgaben. <\/strong>Vielleicht bist du jetzt verwirrt. Aber wir haben doch schon Aufgaben? Ja, aber… Sie haben keine bestimmte Reihenfolge und k\u00f6nnen verwirrend wirken. Deine Hauptaufgabe in diesem Schritt ist es, sie ordentlich zu gestalten, jedem eine Frist, ein Werkzeug und eine Person hinzuzuf\u00fcgen. Zum Beispiel musste man vorher dreimal pro Woche mit einem Nachhilfelehrer lernen. Jetzt wei\u00dft du, dass du montags, donnerstags und samstags um 18:30 Uhr mit einem Tutor von Schul-ABC online lernen musst. <\/p>\n\n

Ordne Aufgaben. <\/strong>Dieser Schritt kann Teil des vorherigen sein, ebenso wie ein separater Schritt. An diesem Punkt ist Ihr Hauptziel, die Priorit\u00e4t und Dringlichkeit jeder Aufgabe zu verstehen und sie entsprechend zu sortieren. Dabei machen Sie ein erstes Gedankenexperiment \u00fcber Ihren Arbeitsablauf. Wie m\u00fcssen diese Aufgaben in einer realen Situation umgesetzt werden? Stell dir vor, du gehst sie Schritt f\u00fcr Schritt durch und \u00fcberlegst, was sich falsch anf\u00fchlt. <\/p>\n\n

Erste richtige Pr\u00fcfung. <\/strong>Juhu! Du bist endlich auf der Ziellinie und kannst deinen Arbeitsablauf von Anfang bis Ende testen. Je nach Ziel kann diese Testphase variieren. Wenn es unser pers\u00f6nliches Ziel ist (Sprachenlernen), kannst du es eine Woche lang testen, da das Ziel langfristig ist. Wenn es jedoch ein kleineres Ziel ist (zum Beispiel wenn Sie ein Unternehmen sind, das ma\u00dfgeschneiderte T-Shirts verkauft), k\u00f6nnen Sie den gesamten Arbeitsablauf von Anfang bis Ende testen und wirklich einen \u00dcberblick dar\u00fcber bekommen. <\/p>\n\n

Phase 3: Fehlerbehebung<\/h3>\n\n

So sehr ich mir auch w\u00fcnschen w\u00fcrde, dass dein Arbeitsablauf vom ersten Versuch an ist, die Chancen daf\u00fcr sind sehr gering. H\u00f6chstwahrscheinlich werden Sie w\u00e4hrend der tats\u00e4chlichen Tests auf L\u00fccken sto\u00dfen oder mit den Ergebnissen unzufrieden sein. Deshalb ist diese Phase entscheidend. Lassen Sie uns die drei Schritte besprechen: Feedback einholen, Probleme identifizieren, anpassen. <\/p>\n\n

\"Phase<\/figure>\n\n

Hol dir Feedback. <\/strong>Normalerweise haben Leute (oder sogar Sie) Meinungen zu den neuen Prozessen. Es ist wichtig, dass du sie alle aufschreibst. Ob es nun ein beil\u00e4ufiger Kommentar war, ein Gef\u00fchl von Verzweiflung, Stress oder \u00dcberforderung. Sammeln Sie alles an einem Ort, ohne die Testzeit zu verk\u00fcrzen. <\/p>\n\n

Identifizieren Sie Probleme. <\/strong>Jetzt, da die Testphase vorbei ist, k\u00f6nnen Sie zu diesem Feedback zur\u00fcckkehren und es analysieren. Verstehen Sie, wann es auftauchte, ob es mit einer bestimmten Aufgabe\/Person\/Frist zusammenhing, wie viele Leute es gemeldet haben und wie es das Ziel insgesamt beeinflusst hat. Es w\u00e4re noch besser, wenn du direkt mit einer Person sprechen k\u00f6nntest, die dieses Feedback hinterlassen hat, um dir zu helfen, die eigentliche Ursache zu finden, warum es schiefgelaufen ist. <\/p>\n\n

Passen Sie sich an. <\/strong>Jetzt, da Sie wissen, wo [es falsch lief] und warum [es falsch lief], k\u00f6nnen Sie Ihren Arbeitsablauf anpassen, wie n\u00f6tig. Verschiebe einige Aufgaben, f\u00fcge neue hinzu, entferne andere und lass neue Zugeteilte dazu. Du kannst es so lange machen, bis sich der Arbeitsablauf richtig anf\u00fchlt. Dann gehe ich ganz zur\u00fcck zum dritten Schritt der zweiten Stufe und wiederhole das bis zur Perfektion. <\/p>\n\n

Phase 3.5: Automatisierung <\/h3>\n\n

Das ist ein zus\u00e4tzlicher Schritt; Allerdings k\u00f6nnte es genauso wichtig sein wie all die vorherigen. Sehen Sie, es kann etwas schwierig sein, den Arbeitsablauf zu \u00fcberwachen, wenn es nur im Kopf oder auf Papier ist. Deshalb wurden magische Systeme geschaffen, die Ihnen nicht nur helfen, den Workflow zu \u00fcberwachen, sondern ihn auch zu automatisieren. <\/p>\n\n

Wie funktioniert diese Automatisierung? Du gibst deine Workflow-Schritte ins System ein, und es werden Aufgaben \u00fcbertragen, die kaum oder gar keine Intervention erfordern. Zum Beispiel kann das System beim Sprachenlernen automatisch die n\u00e4chsten Kurse planen oder nach jeder eine Hausaufgabe erstellen. F\u00fcr Design-Workflows erstellt das System neue Aufgaben, sendet sie automatisch an die Zugeordneten oder startet die f\u00fcr den n\u00e4chsten Schritt ben\u00f6tigten Prozesse. <\/p>\n\n

\"Wie<\/figure>\n\n

Und das alles mit wenig bis gar keinem Einfluss von dir. Deshalb liebe ich Automatisierung. Es gibt mir tats\u00e4chlich Zeit, mich auf meine Arbeit zu konzentrieren, nicht auf administrative Aufgaben. Was k\u00f6nnen Sie also als Tool zur Automatisierung von Workflows verwenden? <\/p>\n\n

Beste Workflow-Management-Tools<\/h2>\n\n

Approval Studio<\/h3>\n\n

Wenn man dar\u00fcber nachdenkt, wo Design-Workflows normalerweise abbrechen, ist das fast immer in der Feedback-Phase. Approval Studio behebt das f\u00fcr mich mit In-Context-Anmerkungen. Ich muss nicht raten, was „das sieht seltsam aus“ bedeutet, denn der Kommentar ist genau auf das Element angeheftet. Fristen und automatische Erinnerungen tragen zum engen Arbeitsablauf bei. Das Beste daran ist jedoch die Automatisierung. Approval Studio erm\u00f6glicht es dir, bestimmte Schritte des Workflows hinzuzuf\u00fcgen und es f\u00fcr das System zu automatisieren, damit es bestimmte Aufgaben f\u00fcr dich erledigt. <\/p>\n\n